4 façons proactives d’éviter des problèmes de conformité coûteux

La conformité réglementaire – et les problèmes qui y sont associés – se présente sous de nombreuses formes. Le concept fait référence au devoir d’une entreprise de se conformer aux diverses réglementations, lois et lignes directrices requises dans le cadre de son activité. industrie.

La conformité réglementaire est importante car il ne s’agit pas simplement d’un geste de bonne volonté envers le public d’une marque. C’est une responsabilité clé. En cas de violation, cette règle peut entraîner des amendes, la suspension des activités commerciales et pire encore.

Dans le domaine de la conformité réglementaire, l’une des clés du succès consiste à anticiper les problèmes potentiels. Plutôt que d’attendre que des problèmes surviennent, les dirigeants avisés cherchent des moyens de les éviter.

Il existe de nombreuses stratégies proactives pour identifier et combler les lacunes en matière de conformité avant qu’elles ne dégénèrent en problèmes coûteux. Chacun de ces éléments nécessite du temps, des finances et d’autres ressources de la part d’une entreprise. Cependant, les cauchemars réglementaires qu’ils contribuent à éviter en valent la peine.

Voici plusieurs techniques éprouvées, exemples et mesures concrètes pour atténuer les risques de non-conformité avant qu’ils ne deviennent de véritables problèmes. Ils peuvent garantir qu’une entreprise maintient des opérations transparentes en naviguant de manière proactive dans le paysage complexe de la conformité réglementaire.

1. Mettre en place des contrôles internes robustes

Les normes utilisées par les entreprises pour gérer leurs activités internes peuvent grandement contribuer à éviter des erreurs coûteuses au fil du temps. Les contrôles internes de qualité sont également le point de départ d’une conformité saine. Ces protocoles internes définissent les responsabilités éthiques et maintiennent la responsabilité sur le lieu de travail.

Un bon exemple de cela dans l’industrie pharmaceutique est l’importance d’un TMF ou Trial Master File de qualité. Un TMF de qualité est important pour démontrer la conformité de l’essai clinique aux exigences réglementaires. Lorsqu’une organisation pharmaceutique acquiert un actif, le TMF fait partie de cette acquisition. Just in Time GCP, consultant en conformité GCP et TMF, ajoute qu’un fichier maître d’essai de qualité robuste non seulement documente les progrès de l’étude, mais ajoute de la valeur à une marque. En fait, il raconte l’histoire de l’actif que vous achetez.

Une bonne surveillance des sponsors avec des processus de contrôle qualité bien définis, tels que l’examen régulier et la maintenance d’un TMF à jour, garantit à la fois la conformité réglementaire et la valeur de la marque. Il démontre l’engagement d’une entreprise envers l’intégrité de ses produits et la conformité réglementaire, que ce soit par le biais d’un TMF pour un essai clinique, d’une certification BPF pour un produit cosmétique ou de tout autre ensemble similaire de paramètres commerciaux.

N’oubliez pas que chaque secteur a ses propres exigences et réglementations. Par exemple, un prestataire de soins de santé doit respecter les lois HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), tandis qu’une entreprise technologique doit être au courant des dernières exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données). En tant que propriétaire d’entreprise, c’est à vous et à votre équipe de déterminer quelles sont ces priorités pour votre marque et votre secteur, puis de prendre des mesures pour les respecter au niveau interne.

2. Investissez dans des systèmes de surveillance continue

Protéger une entreprise des cybermenaces est devenue une préoccupation majeure des entreprises du 21e siècle. Avec des milliers d’attaques numériques chaque jour, la sécurité informatique est devenue un objectif majeur de la conformité réglementaire.

L’un des plus grands problèmes liés à la cybersécurité réside dans les changements incessants qui s’opèrent dans le paysage commercial numérique. Les cybercriminels contournent régulièrement les protections existantes et les logiciels sont constamment adaptés pour répondre aux nouvelles menaces.

L’un des meilleurs moyens de maintenir la conformité sur le plan numérique consiste à mettre en place des systèmes de surveillance continue. Il s’agit d’une forme de technologie de réglementation (regtech) qui aborde la cybersécurité à travers des protocoles de sécurité évolutifs qui protègent en permanence contre toute violation.

CrowdStrike, une entreprise de cybersécurité basée sur l’IA, explique que surveillance continue saine ne peut pas simplement protéger un système contre les menaces externes. Cela peut améliorer la visibilité de l’activité numérique dans une entreprise. Cela conduit à des diagnostics plus rapides et à des temps de réponse accélérés.

Ils expliquent que cela améliore le temps moyen de résolution ou les taux de « MTTR », ajoutant : « Plus tôt vous détectez les erreurs, plus tôt vous pouvez commencer l’analyse des causes profondes et le processus de correction ultérieur. En d’autres termes, vous réduisez le temps moyen de résolution (MTTR). »

La surveillance continue prend plusieurs formes. Vous pouvez l’appliquer à tout, depuis l’infrastructure de l’entreprise et la surveillance du réseau jusqu’aux applications individuelles. Considérez les domaines de votre entreprise qui sont sujets aux cybermenaces et assurez-vous de mettre en œuvre des systèmes de surveillance continue pour maintenir la conformité non seulement maintenant mais aussi à l’avenir.

3. Travailler avec des entreprises, des agences et des consultants tiers

Le monde s’orientait déjà vers le travail à distance avant que la pandémie n’accélère son adoption. Depuis lors, de nombreux emplois sont restés hors site et, dans de nombreux cas, sous-traités à des entrepreneurs ou à des indépendants.

L’explosion soudaine de l’intelligence artificielle en tant qu’outil applicable sur le lieu de travail a poussé encore plus loin cette fractionnement et cette externalisation du travail. Les dirigeants de tous les secteurs repensent leur approche de l’emploi et, pour beaucoup, la réponse est d’externaliser lorsque les équipes internes et l’IA ne parviennent pas à combler un manque de compétences.

Un domaine dans lequel les solutions tierces sont utiles est celui de la conformité. Les problèmes de conformité se concentrent souvent sur des domaines spécifiques des activités d’une entreprise. Par exemple, ils sont particulièrement pertinents pour une équipe juridique ou informatique. Un autre domaine est finance et comptabilité.

Suivre les revenus et les dépenses et déclarer correctement les impôts est une activité compliquée. Même avec des outils technologiques avancés et des plates-formes basées sur l’IA, une expertise humaine est nécessaire pour garantir qu’une entreprise non seulement équilibre ses comptes, mais reste également conforme au fil du temps.

CFO Hub souligne plusieurs avantages qui découlent de externalisation de la comptabilité, comme le fait qu’il est rentable, évolutif et rapide. Le site financier souligne également que le recours à des cabinets comptables tiers qualifiés offre un accès unique à l’expertise du secteur.

Le site ajoute : « L’externalisation de la comptabilité à une équipe professionnelle vous aidera à réduire le risque d’erreurs et de fraude. Les cabinets comptables professionnels ont généralement mis en place des contrôles et des procédures strictes pour garantir l’exactitude des rapports financiers et le respect des réglementations.

Si vous souhaitez maintenir la conformité dans des domaines complexes et sujets à problèmes, tels que l’informatique ou la comptabilité, réfléchissez-y à deux fois avant de les affecter à votre équipe interne. Faire appel à une agence tierce, une entreprise ou un entrepreneur indépendant peut insuffler à votre entreprise un degré d’excellence professionnelle qui permet de rester beaucoup plus facilement à jour et conforme là où cela compte.

4. Embauchez intelligemment et révisez souvent

Enfin, il est important de penser au maintien à long terme de votre conformité. Être proactif avec les règles et réglementations n’est jamais une épreuve ponctuelle. Cela nécessite une attention constante.

Cela commence par planifier des opportunités régulières pour effectuer des examens. Évidemment, cela commence par vérifier dans quelle mesure votre entreprise reste conforme au fil du temps. Mais vous voulez aller plus loin. Fixez également des horaires pour examiner vos systèmes de conformité.

Si vous mettez en place des contrôles internes pour vous assurer que vous respectez les normes BPF ou que vous maintenez un TMF méticuleux, ces contrôles internes doivent être entretenus. Ou, si vous installez une cybersécurité de pointe, assurez-vous qu’elle est à jour. Si vous travaillez avec un entrepreneur pour rester conforme, contactez-le régulièrement.

La fréquence est importante ici. L’équipe de dotation en personnel et de recrutement de Cradlefin Consultants souligne que la taille d’une entreprise, le secteur dans lequel elle opère et la complexité de ses opérations peuvent tous avoir un impact sur la fréquence à laquelle examens du système de travail sont en ordre.

Ils recommandent un à deux ans en règle générale, ajoutant : « Il est également recommandé que tout changement majeur au sein de l’organisation (comme la mise en œuvre d’une nouvelle technologie) déclenche un examen le plus tôt possible afin d’évaluer si ces changements ont eu un impact. impact sur les niveaux d’efficience/efficacité.

Dans cet esprit, examinez les facteurs ci-dessus et évaluez quand les examens doivent avoir lieu dans votre organisation. Tenez également compte de toute perturbation, comme l’adoption d’un outil d’IA ou l’externalisation d’une responsabilité clé.

Parallèlement à des évaluations cohérentes, investissez dans votre équipe de direction. Un C-suite ne devrait jamais entraver les problèmes de conformité. Au contraire, ils devraient contribuer à créer un culture de conformité descendante. Cela apporte une vision nouvelle et faisant autorité aux efforts de conformité tout en maintenant une dynamique créative à mesure que votre entreprise avance.

S’engager dans la conformité et la créativité est un exercice d’équilibre que peu de dirigeants peuvent véritablement bien gérer. Des directeurs financiers aux PDG, en passant par les directeurs techniques et les directeurs de la chaîne d’approvisionnement, assurez-vous que chaque embauche effectuée par votre entreprise investit dans les normes de conformité à long terme que vous essayez d’établir pour votre marque.

Aborder de manière proactive la conformité en tant qu’entreprise

Depuis finance et juridique Qu’il s’agisse de la technologie, de la fabrication ou des chaînes d’approvisionnement, le besoin de conformité est omniprésent de nos jours. Le monde devient de plus en plus complexe. Alors que la technologie s’étend partout dans tous les domaines d’activité et que l’économie mondiale continue de rapprocher tout le monde, la pression pour rester en conformité s’accentue.

Alors que les règles et réglementations continuent de s’accumuler (et de changer régulièrement), il est important que les entreprises prennent des mesures pour répondre de manière proactive aux problèmes de conformité avant qu’ils ne se transforment en problèmes coûteux. Utilisez les suggestions ci-dessus pour créer un plan de conformité continue. N’oubliez pas que les efforts déployés dès le départ vous éviteront à l’avenir de nombreux maux de tête chronophages et épuisants en ressources.

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