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4 façons d'optimiser les voyages d'affaires de votre entreprise pour gagner en efficacité et réduire les coûts
Les frais de déplacement inutiles épuisent vos résultats.
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Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.
Les voyages sont un élément essentiel du succès des entreprises de nombreux secteurs. Dans presque tous les secteurs, vous devrez faire des voyages pour rencontrer des investisseurs, des fournisseurs, des partenaires potentiels ou toute autre partie nécessaire à votre modèle économique.
Les voyages d'affaires peuvent prendre une grande partie de votre temps et de votre budget – Selon le rapport de JP Morgan jusqu'à 31 pour cent du budget des grandes entreprises, vous devriez donc constamment rechercher des moyens d'économiser du temps et de l'argent. Voici quelques façons de le faire:
1. Travailler avec une agence.
La plupart des gens pensent qu’il faut être une multinationale gigantesque avant de pouvoir nouer un partenariat avec une agence de voyage, comme c’était le cas auparavant. De nos jours, de nombreuses agences de taille moyenne sont heureuses de nouer un partenariat avec de petites entreprises.
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Vous ne serez peut-être pas aussi touché que les grandes multinationales, mais si vous effectuez des recherches approfondies, vous trouverez certainement un Une affaire qui vous permettra d’économiser au moins sur les coûts des hôtels et des compagnies aériennes. Lorsque vous rassemblez toutes les économies à long terme, cela devrait certainement constituer une part importante, vous permettant de débloquer vos fonds dans d’autres domaines cruciaux des activités de votre entreprise.
2. Ayez une politique claire.
Avoir une politique de voyages d'affaires est une autre chose que beaucoup de gens pensent être l'apanage des grandes entreprises. Au contraire, mettre en place une politique globale pour guider les membres de l’équipe rendra les choses beaucoup plus efficaces, même pour les petites entreprises.
Les directives pour obtenir les approbations, les réservations et les dépenses supplémentaires réduiront le temps consacré à la réglementation pour régler les choses après. Une chose cruciale à garder à l’esprit lors de l’élaboration de la politique est que plus elle est inclusive et fondée sur le consensus, plus elle a de chances de fonctionner efficacement. Mobilisez votre personnel, écoutez leurs opinions sur les problèmes et utilisez ces idées pour élaborer un document de politique qu'ils trouveront facilement facile à obtenir.
3. Planifiez à l'avance.
Votre entreprise peut tirer parti de la planification stratégique à long terme . Tout d’abord, disposer d’un calendrier pour l’ensemble de la société avec tous les voyages planifiés vous permettra d’économiser de l’argent, car vous pourrez avoir une vue d’ensemble du lieu et du moment où votre équipe doit être représentée. Vous pouvez utiliser ces informations pour regrouper vos trajets chaque fois que cela est possible en envoyant une seule personne à plusieurs réunions ou en programmant des réunions proches les unes des autres pour réduire le nombre de vols.
L'industrie du voyage est en train de se transformer en données massives. traitement et analyse via des solutions de centre de données comme Viderium en termes d'intégration IOT (Internet of Things) et d'amélioration du service client. Si votre entreprise se déplace beaucoup, si vous vous en tenez à l'analyse du prix, de la circulation et d'autres tendances, vous pourrez passer de meilleurs appels qui vous permettront de réaliser des économies.
4. Explorez des alternatives.
Certains voyages vous obligent certes à utiliser certains aéroports, mais saviez-vous que des vols à destination des aéroports régionaux coûtent généralement beaucoup moins cher? En dehors de cela, vous gagnerez du temps car les lignes seront plus courtes et les coûts de transport aller-retour seront même réduits.
En dehors des aéroports, le fait de vouloir sortir des sentiers battus lorsqu'il s'agit de logement peut également générer des économies importantes. Bien qu’il soit avantageux de séjourner dans les hôtels les plus fréquentés et dans les hôtels les plus fréquentés, il n’ya vraiment aucun intérêt à ne pas faire d’affaires dans ces endroits. Un autre facteur à prendre en compte est qu'il est souvent plus facile pour les petites entreprises de conclure des accords avec des hôtels de taille comparable à ceux des plus grandes, ce qui vous permet également d'économiser de l'argent.
Dans l'ensemble, il est important de bien maîtriser les frais de voyage de votre startup. Si vous ne le résolvez pas, cela pourrait peser lourdement sur vos résultats financiers, mais aussi sur l’efficacité globale de l’organisation. Avec les quatre conseils ci-dessus, vous serez sur la bonne voie pour mettre en place un système qui vous fera économiser temps et argent tout en vous assurant de ne manquer aucune réunion importante.
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