3 façons de désencombrer numériquement

Janvier
30, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

S'il vous semble que vous attendez pour faire avancer les choses, vous avez peut-être raison. La technologie destinée à nous rendre plus efficaces peut parfois nous enliser. Une étude de 2013 a révélé que les participants passaient en moyenne 16 minutes par jour à attendre que leur ordinateur démarre, et un rapport McKinsey a constaté que les employés passent près de deux heures par jour de travail à chercher information. Additionnez: cela fait quatre jours entiers de vie chaque année consacrés à la recherche de fichiers.

Les Américains passent maintenant près de la moitié de leur vie devant un écran donc vous ne vous en rendez peut-être pas compte au début, mais chacun jour, il y a des poches de temps d'attente qui pourraient plutôt être consacrées à l'obtention de résultats. En tant que spécialiste du marketing de contenu responsable de plusieurs projets multimédias chaque jour, garder mon «encombrement numérique» au minimum peut faire la différence entre une semaine productive et un désordre désorganisé. Je fais avancer les choses et, en prime, ma raison reste intacte.

Voici trois façons de désencombrer votre appareil numériquement pour le mieux.

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1. Libérez votre disque dur

La durée de vie de l'ordinateur portable est plus omniprésente que jamais: environ 5% de la main-d'œuvre américaine déclare être totalement éloignée selon le recensement, mais d'autres études indiquent plus de 60% des employés travailler à distance au moins une fois par mois. De nombreuses personnes utilisent leur appareil personnel pour des activités professionnelles et non professionnelles, en particulier les consultants et les entrepreneurs.

À mesure que les logiciels et les fichiers s'accumulent sur votre disque, votre appareil ralentit ses performances et lorsque les disques durs sont taxés de façon chronique , leur durée de vie est raccourcie. Une bonne règle de base est que si le ventilateur à l'intérieur de votre ordinateur portable démarre, c'est parce que votre lecteur surchauffe. Il est peut-être temps de déplacer vos fichiers ailleurs. Pensez à télécharger la majorité de vos fichiers sur le cloud ou à utiliser un disque dur externe. Grâce à l'amélioration de la technologie des puces, même un élément de disque dur contenant des milliers de gigaoctets peut s'intégrer parfaitement dans votre sac d'ordinateur portable ou même dans votre poche dans certains cas.

2. Obtenez un gestionnaire de mots de passe

Je vais aller droit au but: les pirates sont devenus très, très bons pour capturer vos informations personnelles. Voici quelques tactiques courantes:

• Enregistreurs de frappe dans lesquels le code qui pénètre dans votre ordinateur enregistre silencieusement toutes vos frappes et les envoie aux pirates, leur permettant de récolter vos mots de passe.

• Faux points d'accès sans fil dans lequel un pirate crée un faux réseau Wi-Fi dans un lieu public et l'utilise pour espionner votre appareil.

• Phishing qui existe depuis des années, mais continue de tromper les gens sous la forme de courriers électroniques frauduleux, textes frauduleux ou messages frauduleux sur les réseaux sociaux, permettant aux logiciels malveillants d'entrer dans votre appareil et de faire des ravages.

Rien ne jette votre productivité par la fenêtre comme le piratage, ou pire, le vol de votre identité. Une sécurité compromise peut affecter à la fois votre entreprise et votre vie personnelle. Supposons que quelqu'un puisse regarder ce que vous faites sur votre ordinateur en ce moment même. Pensez à passer à un gestionnaire de mots de passe, qui cryptera tous vos mots de passe pour vous et vous aidera à gérer un mot de passe différent pour chaque site. J'ai personnellement investi dans 1Password mais il existe des options gratuites et payantes pour faire le travail.

Vous pouvez hésiter à oublier vos mots de passe, mais une fois que vous avez perdu votre première confiance, vous ne revenez jamais en arrière et vous pourrez réinvestir l'espace mental libéré dans votre entreprise.

3. Organisez vos fichiers et établissez un processus

Les services cloud sont l'avenir; ils sont devenus un marché de 266 milliards de dollars et devraient dépasser 350 milliards de dollars au cours des trois prochaines années. Si vous ne stockez pas de fichiers dans le cloud pour garder votre appareil lui-même libre et clair, il est temps de commencer. Pensez à réfléchir aux noms de dossiers et de fichiers qui les rendront plus faciles à localiser ultérieurement. Renommer des fichiers sur le moment peut sembler fastidieux, mais mettre quelques mots clés dans le nom de votre fichier afin de pouvoir le retrouver plus tard vous fera gagner du temps à long terme.

Le site Web de la bibliothèque de l'Université de Stanford a quelques bons conseils. En cas de doute, démarrez chaque nom de fichier avec la date en YYYYMMDD; cela vous permettra d'organiser facilement vos fichiers au format chronologique. Cela permet également de nettoyer occasionnellement votre dossier de téléchargements, car les doublons et les fichiers oubliés y vivent souvent, encombrant votre appareil. Un gain rapide consiste à ouvrir votre dossier de téléchargements, à organiser son contenu des plus gros fichiers aux plus petits, puis à commencer à déchiqueter. Déplacez ces fichiers plus volumineux dans le cloud ou jetez-les dans la corbeille.

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Vous continuerez à travailler avec et à récupérer des fichiers jour après jour. En développant un système et en vous protégeant, vous gagnerez chaque semaine plus de temps qui peut être utilisé pour rechercher ce que vous voulez vraiment.