3 conseils lors de l'embauche d'un assistant virtuel

Novembre
2, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

La plupart des propriétaires d'entreprises recherchent aujourd'hui un assistant virtuel avec une description de poste détaillée comme suit:

• Tirage des rapports d'inscription;

• S'engager sur les médias sociaux posts pour augmenter mon point de vue;

• Réseau en expansion;

• Aide pour envoyer des messages aux nouvelles personnes avec mes conseils;

• Envoyer un e-mail aux clients actuels sur les offres;

• Créer des articles de style arrondi à partir du contenu existant; [19659005] Rédaction et planification de publications sociales sur diverses plates-formes;

• Publications sur les réseaux sociaux (rédaction d'articles courts, recherche et création de publications);

• Tâches d'administration numérique;

• Mises à jour du thème WordPress;

• Constructeur d'entonnoir; et

• Séquences d'automatisation des e-mails.

Plus: A B.A. ou B.S. dans publicité entreprise, marketing ou dans un domaine connexe, et cinq ans d'expérience dans le marketing ou la publicité.

Ce n'est pas une description de poste inventée. Les propriétaires d'entreprise recherchent un assistant virtuel «tout autour» qui n'existe tout simplement pas – une licorne. Au cas où vous en trouveriez un, pourriez-vous me les envoyer? J'aimerais étudier ce spécimen insaisissable.

Cette approche est erronée. Laissez-moi vous dire pourquoi. Un: vous trouvez une aiguille dans une botte de foin. Vous voudrez peut-être économiser de l’argent en embauchant une seule personne pour tout faire, mais en fait, ce n’est pas le cas. Deux: Vous ne savez peut-être pas que vous vous attendez à maîtriser cinq ensembles de compétences complètement différents: administratif, service client gestion des médias sociaux rédaction d'articles et entonnoir client.

Au lieu de cela, permettez-moi de partager avec vous trois conseils de recrutement pour embaucher l'assistant virtuel optimal pour votre entreprise.

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1. Embauche basée sur les compétences verticales

Définissons d'abord les compétences latérales et verticales, en particulier lorsque l'on pense au travail dans l'économie numérique. Dans un article de Medium, Gauti Sigthorsson explique que les compétences latérales recoupent les catégories de spécialistes, tandis que les compétences verticales peuvent être techniques, procédurales et disciplinaires.

Lorsqu'on pense au travail dans l'économie numérique, les compétences latérales peuvent être la capacité de hiérarchiser les tâches et de les trier dans un ordre gérable, menant de l'idée à l'exécution. Ce sont des compétences qui peuvent être utilisées dans différentes industries. En revanche, il y a une profondeur aux ensembles de compétences verticales. Sigthorsson explique que «le potentiel de maîtrise d'un corpus de connaissances et de compétences qui différencie le barboteur de l'expert, le cuisinier à domicile du chef professionnel». Les compétences verticales sont des compétences spécialisées dans le même domaine.

Cela dit, comment embauchez-vous en fonction des compétences verticales? Supposons que vous recherchiez quelqu'un pour assurer le support client. Vous devriez envisager de sous-traiter un professionnel des processus d'affaires pour devenir un agent du service à la clientèle. Est-ce que tu sais pourquoi? Un: la plupart des agents du service client travaillent pendant les heures américaines pour assister les clients américains. Deux: il serait facile pour vous d'enseigner au téléphone à quelqu'un qui parle très bien l'anglais conversationnel. Tout ce que vous avez à faire est d'enseigner à cette personne la connaissance du produit. Ensuite, ils pourraient utiliser leurs connaissances du service client pour prendre en charge un nouveau produit.

Je parierais qu'il serait plus difficile de recruter un technicien de site Web et de le former à l'assistance client pour un produit que d'enseigner à un membre de l'équipe d'assistance client qui sait déjà comment gérer un client . (Encore une fois, si vous connaissez quelqu'un qui fait exception, envoyez-le moi.)

Vous devez comprendre que chaque assistant virtuel peut être formé pour n'importe quelle compétence et a le potentiel de grandir avec vous dans votre entreprise. En donnant l'exemple avec leur travail, ils peuvent également donner l'exemple aux autres membres de l'équipe. Ils ont tous la capacité d'être un leader.

2. Considérez au moins deux ans de mandat

Oui, vous avez bien lu. Ce n'est en fait pas une question d'expérience de travail pour moi. C'est une question de longévité et d'engagement. Combien de temps l'assistant virtuel potentiel a-t-il passé dans leurs entreprises précédentes? Chez VA Staffer nous avons embauché des centaines d'assistants virtuels pour nous-mêmes et nos clients, et nous avons constaté que l'embauche de personnes qui ont au moins deux ans ou plus dans la même entreprise témoigne de la loyauté et qu'elles sont pas toujours de changement d'emploi.

Si vous voyez quelqu'un qui est resté dans une entreprise pendant six mois ou moins, cela devrait être un signal d'alarme. Il doit y avoir une raison. Soit l'assistant virtuel n'a pas pu conserver sa proposition de valeur, soit il a un problème d'engagement.

3. Rendez vos entretiens expérientiels

Pendant l'entrevue, testez votre assistant virtuel potentiel sur certaines choses qui apparaîtront au travail. Demandez-leur directement comment ils travailleraient dans différents scénarios. Vous trouverez des schémas de comportement qui peuvent vous aider à décider si une personne serait un bijou de location.

Je sais que j'ai dit plus tôt que chaque assistant virtuel peut être formé pour n'importe quelle compétence. La seule chose qui ne peut pas être enseignée? Éthique de travail. Se présentent-ils à l'heure à l'entrevue? Comment ont-ils réussi à communiquer avec leurs anciens supérieurs? Comment réagissent-ils aux délais d'exécution urgents?

Une solide éthique de travail, comme se présenter aux réunions à l'heure, être un bon communicateur et même assumer l'entière responsabilité d'une tâche retardée ou d'une valeur sous-promise, est essentielle pour la culture et la croissance de votre entreprise. Si une recrue ne respecte pas ces normes, vos entretiens devraient le préciser.

Et même si je ne suis pas trop grand sur les certifications, permettez-moi de résumer ce que vous devriez faire plutôt que d'insister pour voir les informations d'identification: Allez gros sur vos entretiens .

Astuce Bonus Pro: faites plus d'appels vidéo

Il est très facile d'être déconnecté des membres de votre équipe virtuelle, mais il est essentiel que vous mainteniez un lien comme vous le feriez dans un bureau. J'utilise la vidéo à chaque appel avec mon équipe pour garder ce sentiment de connexion et de collaboration.

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Souvenez-vous, lorsque vous embauchez un assistant virtuel ou quelqu'un pour un travail à distance, assurez-vous que vos candidats démontrent un minimum de compétences applicables au poste et se sont avérés ne pas être un candidat à l'emploi. Et approfondissez vos entretiens pour vous assurer qu'ils ont ce qu'il faut pour réussir dans votre équipe.