12 erreurs de gestion du temps qui vous préparent à l'échec

Mai
7 2019

11 min de lecture

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La gestion du temps fait fureur de nos jours et il est facile de comprendre pourquoi. La plupart des gens, et en particulier les entrepreneurs, travaillent à fond. On a constaté que 70% d’entre nous travaillaient au-delà des «heures de bureau» et jusque dans les fins de semaine . Nous travaillons au lit, en dînant et en vacances. Cela nuit à nos relations, à notre santé et à notre productivité.

Il n’est pas étonnant que nous demandions autant de conseils en matière de gestion du temps que possible. Malheureusement, une grande partie de cette information est si inutile qu'elle vous met en échec.

1. Vous pensez qu’il n’ya pas assez de temps

Nous sommes tous coupables de croire qu’il n’ya pas assez de temps. Nous regardons nos listes de tâches ou notre calendrier et sommes dépassés. «Si seulement j'avais plus de temps aujourd'hui, je pourrais faire tout cela.»

Nous avons tous les mêmes 24 heures par jour. Certaines personnes peuvent tirer le meilleur parti de ce laps de temps limité, car elles ont admis l'existence d'un problème et ont pris des mesures pour y remédier.

Se plaindre de ne pas avoir assez de temps ne vous accordera plus de temps comme par magie. . Cela peut vous faire sentir mieux, mais seulement momentanément. Le problème fondamental n’arrive pas, c’est peut-être que vous êtes moche à la gestion du temps. Admettez-vous que vous avez assez de temps – vous ne savez pas comment en tirer le meilleur parti. Vous pouvez maintenant commencer à améliorer votre gestion du temps.

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2. Croire qu’il existe une solution unique pour tous.

Vous avez admis qu’il y avait un problème et que vous cherchiez des conseils sur Internet. Vous devriez vous sentir heureux d'avoir fait ce premier pas. Il vous suffira de lire deux ou trois posts pour comprendre qu’il n’existe pas de solution unique.

Ana Cecilia Calle, Ph.D. Une étudiante à Austin, au Texas, a découvert cette grande vérité en lisant des informations sur les outils de gestion du temps qui proposaient: «Cela vous promet de prendre un certain contrôle sur votre vie», a-t-elle confié à la BBC . "Mais quoi que vous commenciez à faire, cela fonctionne pendant un moment, puis il cesse de fonctionner." La raison? La plupart de ces outils ont été conçus par des développeurs qui souhaitaient résoudre leurs propres problèmes de gestion du temps, ce qui signifiait qu'ils ne seraient peut-être pas valables pour nous tous.

Au lieu de vous fier à un outil très complet, découvrez où vous avez du mal et ce qui est essentiel pour vous. Par exemple, si la planification vous éloigne du développement de produits, vous pouvez utiliser un outil de planification tel que Calendrier, qui utilise l'apprentissage automatique pour automatiser la plupart de vos besoins en matière de planification. Si vous perdez trop de temps en courrier électronique, envisagez d'utiliser un outil tel que SaneBox pour aider à apprivoiser votre boîte de réception.

Ce conseil n'est peut-être pas la réponse la plus excitante, mais lorsque vous identifiez vos problèmes et vos priorités, vous pouvez la meilleure solution qui fonctionne pour vous.

3. Ne pas faire la distinction entre être occupé et productif.

Voici un autre piège de la gestion du temps dans lequel nous tombons: croire que le fait d’être occupé signifie que vous êtes productif. C’est formidable que vous ayez nettoyé votre boîte de réception et passé un peu de temps avec les clients sur les médias sociaux au cours des dernières heures. Mais, était-ce la meilleure utilisation de votre temps à l’heure actuelle?

Je crois honnêtement que ce concept de «occupé par rapport à une productivité» est un problème avec lequel beaucoup de gens se débattent. Voici comment vous pouvez être productif au lieu d'être occupé :

• Identifiez ce qui est à la fois important et nécessaire, au lieu de vous concentrer sur quelque chose qui peut attendre.
• Mettez en œuvre une stratégie organisationnelle ]. Par exemple, chaque soir, j'ai une routine dans laquelle je range mes vêtements, énumère mes trois tâches les plus importantes, révise mon emploi du temps et m'assure d'avoir tout mon équipement pour demain. Un peu de préparation la veille au soir m'assure une journée douce et productive.
• Supprimez les distractions comme les courriels et les SMS.
• Ne vous inquiétez pas pour être parfait.
• Dites seulement “ oui ” aux demandes de temps qui servent un but.
• Soyez disposé à faire certains sacrifices, comme quitter une organisation qui n'est plus bénéfique.
• Entourez-vous avec d'autres personnes productives.
• 19659021] Pesez le pour et le contre avant de sauter sur une tendance.
• Soyez honnête à propos de vos progrès.

4. Vous aurez moins d’anxiété.

Il est vrai que, si vous gérez bien votre temps, vous pouvez atténuer un peu le stress. Toutefois, en fonction du système de gestion du temps que vous choisissez, assurez-vous que votre système n'augmente pas votre stress.

Prenez la méthode favorite Getting Things Done . Ce système nécessite cinq étapes: capturer, clarifier, organiser, réfléchir et participer à tout ce que vous avez à faire. Les appels téléphoniques, les courriels, les réunions, les achats et les projets que vous avez à faire à la maison. Pour certains, cela va causer de l’angoisse et de la confusion.

La gestion du temps n’est utile que lorsque vous êtes conscient de vos limites et que vous ne laissez pas le système vous dicter votre vie. En d'autres termes, lorsque vous ne marchez pas légèrement (surtout au début), la gestion du temps peut ajouter davantage de stress à votre vie.

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5. Calculez mal le temps requis pour des tâches spécifiques.

Supposons que vous souhaitiez écrire un article de blog pour votre site Web. Vous bloquez une heure pour cette tâche. Vous finissez par passer deux heures – tout votre horaire est déréglé. En effet, il est vrai que lorsque vous fixez une limite de temps à certaines tâches à effectuer, cela peut vous motiver à les supprimer au cours de cette période. Cependant, parfois, cela n’est tout simplement pas possible et vous avez sous-estimé le temps que cette tâche vous demandera de terminer.

La meilleure chose à faire est de suivre votre temps pendant deux semaines. Vous pouvez le faire manuellement en notant vos activités quotidiennes dans un cahier, en calculant leur temps et en vérifiant si vous êtes réaliste. Vous pouvez également utiliser un logiciel de suivi du temps tel que Toggl ou RescueTime. En ayant une idée plus précise de la façon dont vous passez vos journées, vous pouvez consacrer suffisamment de temps à des activités spécifiques.

6. Se concentrer sur la gestion du temps au lieu de la gestion des tâches.

«La gestion des tâches consiste à gérer une tâche en plusieurs étapes: planification, développement et achèvement», écrit Laura Sima dans le Teamweek Journal . «Cela fonctionne à la fois individuellement et au niveau du groupe en amenant les gens à atteindre leurs objectifs."

"Une gestion efficace des tâches implique toutes les étapes, de la planification à la définition d'une priorité, y compris le statut, décrivant les ressources nécessaires pour l'achèvement, notifications et observation », ajoute Sima. Des outils tels que « calendriers en ligne logiciels de workflow et même logiciels de gestion de projet » vous aideront à définir différents projets, tâches et statuts clairs. ”

La gestion des tâches est plus efficace que la gestion du temps car ces tâches“ ont des limites claires qui les rendent plus faciles à gérer. Vous savez quand vous avez commencé à travailler sur un projet et quand vous avez terminé. C’est une chose limitée à la fois. »Comparons à cela:« le concept de temps est défini de manière assez vague. »

7. Toujours à portée de main.

Vous venez juste de vous installer et êtes prêt à vous attaquer à votre liste de choses à faire. Avec quels articles allez-vous commencer votre journée? Vous choisirez probablement le travail le plus facile et le moins fastidieux – ou un élément essentiel.

Si vous êtes en mesure de supprimer 10 éléments de votre liste, vous vous «sentirez» comme si vous rencontriez un problème. bonne journée. Rappelez-vous toute cette idée derrière être occupé et productif? Ce n’est pas parce que vous en avez fini que votre temps a été consacré ou concentré sur les domaines où vous réaliseriez les meilleurs progrès.

Pour être le plus efficace possible, ne choisissez pas les "fruits à portée de main". plus facile. Consacrez votre énergie à vos priorités les plus importantes et sachez quel travail vous apportera le plus de production. Trouvez rapidement un moyen d’automatiser, de déléguer ou d’enregistrer des tâches simples pendant votre accalmie énergétique.

8. Me réveiller tôt.

Personnellement, j’ai trouvé que me lever tôt – 5 h 15 exactement – était exactement – le moment le plus productif pour moi. Cela ne fonctionne pas pour tout le monde – principalement les noctambules. Si vous vous levez tôt – vous ne pouvez pas rester debout toute la nuit. Vous devez avoir un horaire de coucher – et s'en tenir à la routine. Beaucoup de gens suggèrent que pour améliorer la gestion de votre temps, vous devez vous lever tôt.

Si vous n'êtes pas du matin, ne vous forcez pas à changer. Au lieu de cela, basez votre emploi du temps sur vos rythmes ultradiens spécifiques.

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9. Vous réduirez votre charge de travail.

Si vous gérez bien vos journées, votre charge de travail ne sera pas aussi lourde. Malheureusement, ce n’est pas la vérité.

Grâce à la loi de Parkinson, si nous avons du temps disponible, nous allons le remplir. Vous avez peut-être exécuté vos tâches les plus importantes de la journée, mais vous allez maintenant ajouter encore plus d'éléments à votre calendrier ou à votre liste de tâches, de manière à ce qu'il ne reste aucun espace. 19659005] N'oubliez pas qu'en matière de productivité, respecte la règle de la productivité 80/20 . Au lieu de faire encore plus de travail, utilisez ces créneaux ouverts pour méditer, rêvasser ou pour ajouter de la flexibilité à votre emploi du temps.

10. Faites tout en peu de temps.

N'oubliez pas que la Fable Ésope “La tortue et le lièvre?” La même idée s'applique à la gestion du temps; lentement mais surement, on réussit. On croit à tort que si vous faites le plus de travail possible le plus rapidement possible, vous serez plus efficace et productif. Cette idée que vous avez fait plus ne fonctionne que temporairement avant de vous épuiser. Même les machines doivent être arrêtées et redémarrées à l'occasion.

Le déjeuner, les semaines de travail de 60 heures et ne jamais prendre de vacances iront si loin. Vous devez vous calmer et prendre des pauses pour vous reposer et vous ressourcer.

11. Jamais, et je veux dire, ne perdez jamais votre temps.

L'autre jour, il faisait beau dehors. C'était un de ces jours avec un soleil éclatant et un ciel bleu clair. La dernière chose que je voulais faire était de rester coincé à l'intérieur. J'ai donc fait une promenade de 30 minutes. Je me suis senti coupable au début. À mon retour, j’étais plus concentré et prêt à reprendre le travail.

Ce que je dis, c’est que c’est bien de perdre du temps de temps en temps. Cela ne signifie pas que Netflix regarde en frénésie. Au lieu de travailler toute la journée, prenez le temps de lire, d'écouter un podcast, de faire de l'exercice ou de rattraper un vieil ami ou un ancien collègue. Cela peut sembler contre-productif. Mais, perdre du temps peut être un atout pour éviter l'épuisement professionnel. Vous vous détendrez, cela stimulera la créativité et vous donnera une chance de réévaluer vos priorités.

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12. Ne prenez pas le contrôle de votre vie.

Enfin, vous devez commencer à dire «non» plus souvent. Si vous dites «oui» à chaque demande de votre temps, vous ne vous dispersez pas trop – vous permettez aux priorités des autres de devancer vos priorités.

Au lieu de laisser les autres contrôler votre vie, prenez les rênes . Fixez des limites quand et quand il est temps de travailler. Aidez les autres uniquement lorsque vous avez la disponibilité. Acceptez les réunions quand elles ont un but et si vous avez déjà des projets, n'essayez pas de vous engager dans autre chose que ce qui est déjà dans votre calendrier. Cet ensemble de suggestions est la clé de la gestion du temps. Savoir quand accepter et refuser de nouveaux projets, clients, rendez-vous et fonctions sociales.