11 tactiques dont vous avez besoin pour constituer une équipe à distance heureuse et saine

Il y a quatre ans, la pandémie a entraîné un changement massif dans nos façons de travailler, obligeant les entreprises à s’adapter opérations à distance presque du jour au lendemain. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont encore aux prises avec la décision d’imposer le retour au bureau ou d’adopter le travail à distance comme nouvelle norme. Des entreprises comme Disney, Tesla, JPMorgan Chase et, ironiquement, même Zoom ont émis des mandats sévères pour que les employés retournent au bureau, invoquant des préoccupations concernant la collaboration, la créativité et la productivité. Et Amazon a récemment fait la une des journaux pour le consternation leurs salariés ressentent la nécessité de retourner au bureau cinq jours par semaine à partir de 2025.

Une enquête Quantum Workplace a montré que les travailleurs entièrement à distance ont un taux d’engagement de 78 %, tandis que les employés au bureau ont les niveaux d’engagement les moins élevés (72 %). Cette constatation suggère que les travailleurs à distance peuvent ressentir des niveaux plus élevés de satisfaction au travail.

Le travail à distance peut également améliorer la qualité de vie des travailleurs d’autres manières, par exemple en éliminant le trajet quotidien. Selon le US Census Bureau, en 2019, le trajet moyen d’un travailleur américain était de 27,6 minutes. Dans quelle mesure votre vie s’améliorerait-elle si vous disposiez de près d’une heure complète dans votre journée pour faire autre chose que conduire ?

Pour ces raisons et d’autres, nous nous sommes tournés vers le travail à distance dans mon entreprise, Wildfire Systems. Voici nos principes pour créer un environnement de travail productif, collaboratif et satisfaisant, également entièrement à distance.

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Le travail à distance améliore le moral des employés

Malgré les idées reçues colportées par certains géants de l’entreprise en faveur du travail au bureau, les entreprises entièrement à distance peuvent en effet attirer et fidéliser, meilleurs talents tout en favorisant une culture de confiance, de transparence et d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, axée sur le distance.

Voici 11 tactiques que je recommande et qui peuvent aider à faire fonctionner le travail à distance :

1. Non, vraiment elimiter le bureau : Pour uniformiser les règles du jeu, assurez-vous que tout le monde est réellement à distance. Je suggère dans la mesure du possible de ne pas maintenir de bureau physique, même pour les membres de l’équipe dans la même ville. L’objectif est que personne ne se sente exclu et évite la formation de cliques ou l’apparition de « favoris » dans votre équipe.
2. Fournir une infrastructure personnelle : Investissez pour équiper votre équipe des outils dont elle a besoin pour être productive à la maison, qu’il s’agisse d’ordinateurs haut de gamme, de moniteurs, d’un bon casque ou de logiciels spécialisés. Un petit investissement dans le confort et le bonheur des employés, sous la forme d’outils de haute qualité qui les aident à faire leur travail, peut rapporter massivement en termes d’augmentation de la productivité et de la satisfaction.
3. Utiliser un logiciel de collaboration : Les plateformes comme Slack ou Microsoft Teams permettent une communication et créer une base de connaissances consultable. Établissez des canaux pour le travail, les projets et même les conversations occasionnelles autour d’une fontaine à eau afin de favoriser un sentiment de communauté. Dans votre entreprise, envisagez de créer des chaînes dédiées aux intérêts des membres de votre équipe en dehors du travail : par exemple, la musique, la nourriture et les recettes, les bonnes affaires en ligne et, bien sûr, les animaux de compagnie.
4. Soyez une entreprise « vidéo sur » : Encourager l’utilisation de vidéo lors de réunions virtuelles pour encourager un environnement de communication plus intime et engageant. Cela aide vraiment de voir des visages amicaux de temps en temps, surtout si vous êtes seul à la maison et travaillez toute la journée.
5. Tenir des réunions internes fréquentes : Organisez des stand-ups pour chaque domaine fonctionnel afin de tenir tout le monde informé, de clarifier les priorités et de promouvoir la responsabilité. Une suggestion qui fonctionne bien consiste à organiser des réunions de 10 ou 20 minutes avec de petites équipes presque tous les jours pour maintenir une connexion continue entre les membres de l’équipe et fournir de brèves mises à jour de l’état ou débloquer des projets clés, même au sein de l’équipe de direction.
6. Créez des salles de réunion virtuelles : Créez des espaces de réunion virtuels persistants pour des discussions impromptues, qui peuvent imiter la spontanéité des interactions au bureau. Créez une salle de réunion permanente afin que les personnes qui ont besoin d’une discussion rapide et trop longue à expliquer via Slack ou Teams puissent se rendre dans l’une de ces salles debout et prendre cinq minutes pour en parler. Une autre tactique que je recommande est de créer une de ces salles debout pour un « happy hour » récurrent pour des conversations aléatoires et non liées au travail. Configurez-le à une heure qui n’est pas trop tard pour les personnes qui travaillent dans des fuseaux horaires précoces, et pas trop tôt pour qu’il interrompe la journée de travail pour ceux qui travaillent dans des fuseaux horaires ultérieurs. Assurez-vous de dire à tout le monde qu’ils peuvent (mais ce n’est pas obligatoire !) venir et discuter avec désinvolture avec toute autre personne qui se joint à ce moment-là.
7. Partagez des calendriers de manière transparente : Permettez et encouragez les membres de l’équipe (même les dirigeants) à consulter les calendriers des autres, en fournissant un contexte et en permettant une meilleure prise de décision concernant les interruptions ou la planification.
8. Organisez des journées de démonstration régulières: Présenter régulièrement le travail des différentes équipes à l’ensemble de l’entreprise, afin de favoriser le respect, la reconnaissance et un sentiment partagé de progrès. Permettez à votre équipe de développement ou de production, ainsi qu’à toutes les équipes commerciales, de partager les progrès notables avec l’ensemble de l’équipe, tels que les nouvelles fonctionnalités développées, les nouveaux produits lancés, les mises à jour sur les nouveaux partenariats, les indicateurs clés ou jalons ou toute autre présentation de réalisations récentes. Journées de démonstration montrez à tous les membres de votre équipe qu’ils réussissent tous ensemble.
9. Facilitez les rassemblements en personne : Même si le travail à distance est très efficace, des retraites en personne et les équipes hors site peuvent renforcer les liens et favoriser encore plus la collaboration. À titre d’exemple de Wildfire, une fois par an, l’ensemble de notre entreprise se réunit pour une retraite tous frais payés pour se détendre et créer des liens avec ses collègues. Et notre équipe d’ingénieurs se réunit chaque année pour un hackathon hors site afin de créer de nouvelles idées et preuves de concept qui pourraient se transformer en fonctionnalités à part entière. Enfin, des équipes plus petites se réunissent également tout au long de l’année. Le coût de ces escapades en personne est de toute façon à peu près équivalent à celui d’un loyer commercial, donc l’investissement dans les relations d’équipe en vaut la peine.
10. Favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Il est facile de brouiller les frontières entre le travail et le temps personnel dans un environnement distant. Encouragez les équipes à prendre des congés pour gérer leurs responsabilités personnelles avec politiques de prise de force illimitées. Cela démontre la confiance dans la capacité de votre équipe à gérer sa charge de travail et à être responsable.
11. Célébrez avec des gestes : Tirez parti de votre politique de dépenses pour envoyer aux membres de votre équipe de petits cadeaux ou des marques de reconnaissance pour leur rappeler les liens humains derrière le lieu de travail virtuel. Un nouveau bébé ? La remise des diplômes des enfants ? La mort dans la famille ? Envoyez-le vous-même ou allouez un petit budget annuel que les membres de votre équipe pourront utiliser à leur discrétion pour montrer qu’ils pensent à leurs collègues.

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En adoptant ces principes, vous pouvez créer un environnement dans lequel les membres de l’équipe s’épanouissent, conduisant à une productivité, une collaboration et une satisfaction au travail accrues. Plutôt que de supposer que le travail à distance est une « expérience ratée », les dirigeants qui réussissent devraient reconnaître l’évolution du paysage et adapter leurs stratégies et processus pour responsabiliser leur personnel, instaurer la confiance et stimuler l’innovation.

Pour les entreprises qui ne sont pas en mesure d’adopter un environnement de travail entièrement à distance, une approche hybride est préférable à une exigence 100 % au bureau. En fait, l’enquête Gallup sur les lieux de travail de 2023 trouvé que 34 % des employés capables de travailler à distance ont indiqué qu’ils préféraient une situation entièrement à distance et 59 % préfèrent une approche hybride.

Dans de nombreuses entreprises, un modèle de travail entièrement à distance s’est avéré être un succès retentissant, et j’invite mes collègues entrepreneurs à contribuer à construire ensemble l’avenir du travail.