11 façons de réduire les coûts informatiques – immédiatement

« En matière de stockage, par exemple, vous souhaiterez peut-être toujours bénéficier du meilleur plan de service pour remplacer tout composant défectueux en quelques heures ou moins », souligne Pratt. « Mais lorsqu’il s’agit d’une infrastructure réseau ou d’un traitement moins critique, où il existe une redondance adéquate, un dirigeant peut opter pour un plan de support plus conservateur et moins coûteux. »

4. Envisagez des contrats par répartition

L’un des meilleurs moyens d’aligner les coûts informatiques sur les résultats générateurs de valeur est la tarification à l’utilisation, même si cette option peut sembler plus coûteuse.

« Les contrats de consommation s’auto-optimisent », explique Buchanan de Gartner. « Les coûts variables peuvent être un peu plus élevés par unité que les coûts fixes, mais ils coûtent moins cher au total si l’entreprise doit les utiliser moins. »

5. Repenser les décisions d’approvisionnement

Il est toujours utile de revoir les accords avec les sous-traitants et autres fournisseurs de services tiers, qui représentent souvent certaines des dépenses informatiques les plus importantes.

« Les entrepreneurs et les fournisseurs devraient être traités comme une assurance automobile », déclare Pratt. « Quand vient le temps du renouvellement, assurez-vous de vérifier et de magasiner. »

Lorsqu’il s’agit de travail occasionnel en particulier, les DSI paient souvent des tarifs supérieurs à ceux du marché ou font appel à une catégorie de sous-traitants plus coûteuse que nécessaire, révèle Tanowitz de West Monroe, dont l’analyse a révélé le potentiel d’économies entre 6 % et 30 %.

Plusieurs méthodes peuvent aider les responsables informatiques à identifier les fuites de valeur dans les accords de services informatiques. Allen d’EY Americas suggère d’effectuer une analyse des dépenses finales des fournisseurs pour identifier toute prolifération inutile ; Analyse Pareto des dépenses des fournisseurs pour identifier les opportunités de consolidation des fournisseurs ; l’analyse comparative, pour réaligner les prix sur les conditions du marché ; et une analyse des compétences du marché, pour comprendre quelles compétences pourraient être achetées à des prix inférieurs. Allen a vu des responsables informatiques réduire leurs dépenses en services informatiques de 15 à 30 % grâce à ces techniques.

Les leaders technologiques pourraient également constater que certaines tâches peuvent être externalisées à moindre coût. Jonas Hansson, CIO d’Axis Communications, est un partisan du sourcing interne. « L’externalisation est toujours beaucoup plus coûteuse et moins flexible, à moins de pouvoir prévoir l’avenir et d’être un très bon fournisseur », souligne-t-il. « La meilleure façon de réduire les coûts à long terme est de cultiver les compétences et l’expérience au sein de l’entreprise. »

6. Mettre en œuvre un sourcing agile

Le processus de décision d’approvisionnement et d’achat peut également finir par coûter plus cher aux services informatiques que prévu. Certains leaders technologiques de pointe adoptent une approche agile du sourcing, en divisant le processus en étapes plus courtes et itératives afin de réduire les dépassements de coûts, les retards et les résultats mal alignés.

De plus, impliquer plus tôt les parties prenantes financières et d’approvisionnement peut aider à rationaliser le processus de prise de décision, selon Mittal d’Everest Group. « C’est également utile pour l’échange d’idées, afin de rendre le processus de sélection technologique plus efficace en termes de négociations, de meilleures pratiques du marché et d’activités d’autres fonctions de l’organisation », ajoute-t-il.

7. Éliminer les « déchets technologiques »

Selon Buchanan de Gartner, il est temps pour les DSI de rembourser leur dette technologique afin de réduire les coûts et d’investir dans de nouvelles façons de générer de la valeur.

« L’assistance étendue est un moyen coûteux de payer pour un niveau de service et de sécurité inférieur », ajoute-t-il. « Les entreprises ne peuvent dépenser moins en toute sécurité que si elles réduisent leur base de coûts en la restructurant. Cela signifie jeter les déchets, mettre hors service les technologies qui ont dépassé leur date de péremption et les remplacer avant qu’elles ne soient plus sûres, sécurisées et adaptées à leur usage.

Les DSI peuvent être réticents à revenir sur des décisions de dépenses prises il y a plusieurs décennies, et les chefs d’entreprise refusent souvent parce qu’il n’y a pas de retour sur investissement facile à obtenir. Selon Buchanan, une façon de résoudre le problème consiste à attribuer « un chiffre effrayant » à la dette technologique et à le soumettre au conseil d’administration.

8. Vérifiez tous les contrats

Les services informatiques paient presque toujours plus que ce dont l’entreprise a réellement besoin pour le matériel, les logiciels et les réseaux. « Des audits périodiques des dépenses technologiques peuvent révéler des coûts cachés dont vous n’êtes peut-être pas conscient, depuis les licences de logiciels inutilisées jusqu’aux services redondants. Ces « petites » dépenses peuvent représenter une somme importante », explique Vineet Arora, CTO de la société de services informatiques WinWire.

Les dépenses en infrastructures de réseau sont l’un des domaines de dépenses excessives les plus courants, car les entreprises continuent de payer pour des réseaux qui ne sont plus utilisés, souligne Tanowitz de West Monroe.

D’autres éléments à prendre en compte sont les erreurs de facturation, les licences excessives et les variations de capacité. « Souvent, les coûts informatiques deviennent presque une dépense courante et, avec le temps, les contrôles diminuent », note Joe McMorris, DSI et RSSI chez Planview. « Les leaders technologiques doivent faire preuve d’ouverture d’esprit et porter un regard neuf sur tous les domaines de l’entreprise. »

9. Rationalisez les candidatures

Lorsqu’il s’agit de logiciels, ce ne sont pas seulement les licences ou les postes qui doivent être rationalisés, mais également les applications elles-mêmes. Deuxième une enquête Freshworks auprès des professionnels de l’informatique [in inglese]Au cours de l’année écoulée, les entreprises ont constaté une augmentation de 71 % du nombre d’applications qu’elles utilisent. « Les équipes informatiques ne peuvent pas s’en passer longtemps, supprimant continuellement ce qui ne peut pas assurer l’efficacité », déclare Prasad Ramakrishnan, CIO chez Freshworks.

« Les DSI doivent systématiquement revoir leur stack technologique avec l’aide de ceux qui travaillent en première ligne », ajoute Erik Bailey, CIO d’Anaqua, une société produisant des logiciels de gestion de la propriété intellectuelle, qui évalue régulièrement l’équipement logiciel de l’entreprise, examinant les intégrations, la sécurité. et l’utilisation. « L’une des principales mesures de réduction des coûts que nous prenons est l’évaluation et la consolidation des fournisseurs. Nous visons à standardiser un ensemble d’outils plus restreint pour atteindre la neutralité des coûts et améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle, la productivité et la charge de travail des employés.

10. Tirez davantage parti de la technologie existante

« Je recherche toujours une valeur maximale des dépenses que nous engageons », déclare Upchurch, ajoutant que SAS a investi dans des systèmes commerciaux critiques et que son objectif est d’éviter d’acheter des solutions qui se chevauchent ou qui sont concurrentes afin de maintenir un portefeuille technologique efficace. « Cela implique d’amener les clients internes à justifier pourquoi les dépenses informatiques existantes sur ces systèmes ne répondent pas aux besoins de leur entreprise », souligne-t-il.

Il est également important d’informer constamment les employés sur les outils à leur disposition et de proposer des formations sur l’ensemble de leurs capacités, explique Anthony Walsh, directeur principal des services informatiques mondiaux chez Onestream Software. « La plupart des utilisateurs ne connaissent qu’une fraction de la technologie à leur disposition et peuvent penser à tort qu’ils ont besoin d’accéder à un nouvel outil ou de prévoir un budget pour un nouvel outil, alors qu’en réalité ils disposent déjà de ces capacités. »

11. Automatisez l’informatique

Les opportunités d’automatisation de certains aspects de la charge de travail informatique sont plus grandes que jamais.

« L’examen des moyens de mettre en œuvre l’automatisation des processus technologiques peut conduire à une réduction des coûts de main-d’œuvre et à une efficacité accrue », note Schrader de Protiviti. Les tâches couramment automatisées incluent la surveillance du système, la gestion des correctifs et les sauvegardes.

Maintenir la perspective de réduction des coûts

Quelles que soient les mesures prises par les responsables informatiques pour revoir les coûts, l’important est de maintenir une perspective à long terme.

Prendre des décisions à court terme peut exposer l’entreprise à un risque de dette technique qui pourrait être plus coûteuse et plus laborieuse à surmonter », explique Pratt de 11:11. « Un bon leader trouvera les mesures nécessaires pour réduire les coûts, mais ne pourra s’empêcher de prendre du recul. « Un bon leader trouvera l’équilibre nécessaire entre être prudent et positionner correctement l’organisation informatique pour développer et améliorer l’entreprise. »

Les leaders des technologies intelligentes comprendront également que l’optimisation de leur budget informatique, tout en soutenant et en favorisant la croissance des entreprises axée sur la technologie, nécessite plus qu’une simple prudence budgétaire. Selon Mittal d’Everest Group, l’informatique ne peut pas se permettre d’être considérée comme un centre de coûts. C’est pour cette raison que les leaders technologiques doivent continuellement analyser la rentabilité de la technologie.

Comme le conclut Buchanan du Gartner, « la difficulté n’est pas de gérer les coûts, mais d’en extraire de la valeur ».