11 astuces qui mènent à une réunion individuelle réussie

Les réunions individuelles (1:1) sont essentielles pour les managers et les chefs d’équipe. Ces enregistrements réguliers offrir des opportunités d’établir des relations, d’échanger des commentaires, de s’aligner sur les objectifs, de résoudre les problèmes dès le début et d’encadrer les membres de l’équipe. Cependant, sans intention ni structure, les 1:1 peuvent rapidement se transformer en mises à jour de statut qui semblent être une perte de temps.

Dans cet article, nous explorerons les conseils et les meilleures pratiques pour rendre votre Réunions 1:1 plus significatif, précieux et efficace tant pour vous que pour vos subordonnés directs.

1. Fixez un rythme régulier et respectez-le.

Pour commencer, définissez une cadence cohérente pour vos 1:1, par exemple hebdomadaire ou bihebdomadaire. Évitez d’annuler ou de reprogrammer sauf si nécessaire. Cette cohérence construit la confiance et montre à votre équipe qu’elle est une priorité. Pensez à prévoir des 1:1 pendant 30 minutes à une heure, selon l’ancienneté de l’employé. Les invitations au calendrier doivent être envoyées longtemps à l’avance afin que tout le monde puisse se préparer.

En rapport: Plusieurs dirigeants se sont retrouvés en difficulté à cause d’erreurs de communication l’année dernière – voici comment éviter de devenir l’un d’entre eux.

2. Établissez un ordre du jour, mais laissez de la place à l’exploration.

Un ordre du jour structure la conversation et signale qu’il s’agit d’une réunion intentionnelle, pas seulement d’un bavardage. Partage le ordre du jour à l’avance afin que vous ayez tous les deux la possibilité d’ajouter des sujets de discussion.

Cependant, ne serrez pas trop l’ordre du jour et ne vous y tenez pas de manière rigide. Laissez un espace adéquat pour un dialogue ouvert et pour que de nouvelles questions fassent surface. Prévoyez un budget de temps approximatif pour chaque élément afin de faire avancer la conversation.

3. Faites-en un dialogue à double sens.

L’époque où le patron faisait la leçon à un employé est révolue. Les réunions d’aujourd’hui devraient impliquer une conversation équilibrée et bilatérale entre les managers et les membres de l’équipe. Préparez-vous avec les sujets dont vous souhaitez discuter, mais laissez vos employés partager librement leurs points de vue.

Visez un ratio dans lequel votre employé parle entre 60 et 70 % et vous entre 30 et 40 %. Ecoute attentivement. Posez des questions de suivi réfléchies. Faites en sorte que l’autre personne se sente entendue.

En rapport: La plus grande menace pour vos limites n’est pas votre patron ou votre famille : il y a quelqu’un d’autre auquel vous devez faire face en premier

4. Discutez des progrès réalisés par rapport aux objectifs

Une responsabilité clé en tant que manager est de soutenir la croissance et le développement de votre équipe. Ainsi, discuter des progrès réalisés par rapport aux objectifs de développement professionnel devrait être un élément permanent à 1 : 1.

Posez des questions ouvertes telles que :

• Quels sont les domaines sur lesquels vous vous concentrez actuellement sur le développement ?
• Quelles étapes avez-vous franchies depuis notre dernière rencontre ?
• Dans quels domaines ressentez-vous des difficultés ou avez-vous besoin de soutien ?

Ensuite, résolvez le problème en collaboration autour des obstacles. Aidez à aligner les opportunités avec les objectifs. Et reconnaissez les progrès !

En rapport: La clé pour organiser des réunions individuelles plus efficaces avec vos employés

5. Donnez des commentaires en temps réel

La réunion 1:1 offre un temps et un espace définis pour donner à votre rétroaction directe sur leurs récentes victoires ou leurs opportunités d’amélioration. Ne laissez pas les choses s’emballer jusqu’à l’examen annuel !

Félicitez quelque chose de spécifique que vous avez vu l’employé réussir, comme la façon dont il a géré une conversation difficile avec un client. Ou trouvez une solution créative.

Aborder les domaines nécessitant des améliorations grâce à un dialogue bidirectionnel. Assurez-vous simplement de…

• Concentrer les commentaires sur des comportements spécifiques sous le contrôle de l’employé
• Expliquer l’impact commercial
• Suggérer des alternatives, proposer des ressources/assistance

Les commentaires doivent inspirer et non décourager. L’objectif est une croissance positive.

En rapport: Les 1-1 trimestriels sont une perte de temps

6. Effectuez des enregistrements légers

Des enregistrements rapides des performances dans des domaines clés rendent les commentaires moins intenses ou moins surprenants sur toute la ligne.

Par exemple, demandez sur une échelle de 1 à 10 :

• Comment vous sentez-vous par rapport à l’atteinte de vos objectifs ce trimestre ?
• Dans quelle mesure vous sentez-vous confiant dans votre rôle en ce moment ?
• Dans quelle mesure pensez-vous que nous communiquons efficacement en équipe ?

Il n’est pas nécessaire de revoir toutes les priorités. Échantillonnez simplement quelques domaines thématiques pour prendre le pouls.

7. Faites en sorte que ce soit axé sur les employés

Le les objectifs des employés et les préoccupations devraient orienter la majeure partie de la conversation. En tant que manager, votre rôle est d’écouter, de poser des questions approfondies et d’éliminer les obstacles.

Laissez vos employés partager ce qu’ils vouloir parler, pas seulement de ce qui est prévu à l’ordre du jour. Donnez la priorité aux conseils, pas aux conseils. Essayez de permettre leur développement grâce à des opportunités de croissance.

8. Concluez chaque réunion avec les prochaines étapes

Concluez toujours la réunion en résumant Points clés à retenir et les prochaines étapes. Récapitulez tous les commentaires et conseils donnés. Examinez les mesures à prendre et la responsabilité des deux côtés.

Cela garantit l’alignement et évite de perdre l’élan d’une réunion à l’autre. Cela renforce également l’engagement commun en faveur de la croissance.

Quelques bonnes pratiques pour boucler la boucle :

• Je me tiendrai responsable de ____.
• Au cours du mois prochain, concentrez-vous sur ____.
• Retrouvons-nous le ____ pour passer en revue les progrès.

9. Suivi entre les réunions

La magie opère entre les réunions lorsque les étapes d’action sont mises en œuvre. Donc, suivis entre 1:1 aident à maintenir l’alignement et à surmonter les obstacles plus immédiatement.

Envoyez un e-mail rapide le lendemain en soulignant les éléments suivants :

• Points clés à retenir
• Prochaines étapes auxquelles vous vous êtes engagé
• Toute ressource ou présentation demandée

Demandez comment vous pouvez soutenir la progression des objectifs et éliminer les obstacles. Cela montre que vous les soutenez vraiment.

10. Faites de la place pour l’établissement de relations

Au cœur, les 1:1 concernent la relation entre le manager et l’employé. Les compétences techniques peuvent être formées, mais les connexions authentiques nécessitent du temps. Alors, ne sous-estimez pas la valeur de l’établissement de relations personnelles. Laissez de la place pour une conversation plus fraîche sur les intérêts, la famille, les week-ends, etc. Montrez que vous vous souciez en tant qu’être humain.

Renforcer votre lien interpersonnel augmentera la fidélité, la confiance, la communication et l’investissement de cette personne dans votre réussite commune.

11. Suivez les mesures à améliorer

Recueillez régulièrement des commentaires pour évaluer la santé relative et l’efficacité de vos réunions individuelles au fil du temps. Des enquêtes ponctuelles anonymes avec des évaluations sur des facteurs tels que les suivants peuvent rapidement capturer des données utiles :

• Cohérence des réunions
• Confiance/sécurité psychologique
• Empathie
• Communication claire
• Discussions sur les progrès
• Accompagnement au développement

Suivez les notes chaque trimestre pour repérer les tendances. Les refus peuvent indiquer des problèmes relationnels ou de communication nécessitant une attention particulière.

Vous pouvez également mesurer les mesures de performances avant et après le lancement de 1:1 plus structurés. Recherchez des améliorations en matière d’engagement, de rétention, de productivité ou de promotions des employés.

Des rencontres cohérentes et de qualité avec les collaborateurs permettent leur croissance, leur innovation et leur performance sur le long terme. De même, investir dans un produit de haute qualité système de point de vente au détail comme Hana Retail, vous bénéficiez d’opérations optimisées, d’un meilleur service client et de gains de revenus soutenus. Si vous êtes un détaillant à la recherche des mêmes avantages, inscrivez-vous gratuitement à Hana Retail POS dès maintenant.