10 règles d'étiquette de réunion virtuelle en 2022

Les réunions virtuelles sont une excellente méthode pour dialoguer avec des prospects, des clients et des collègues éloignés. Nous nous habituons tous à l'étiquette des réunions virtuelles – mais voici un rappel. Il existe des distinctions claires entre les réunions en personne et les réunions virtuelles, mais certains remettent en question les différences d'étiquette entre les deux.

Vous assistez probablement à des réunions virtuelles sur diverses plateformes. Par conséquent, choisir la meilleure sélection de plates-formes est l'une des lignes directrices essentielles. De plus, vous aurez besoin d'un logiciel facile à utiliser que tout le monde peut comprendre rapidement.

Le logiciel de visioconférence populaire comprendZoomSkype, Google Duo,Équipes Microsoftetc. Chaque plate-forme est distincte à sa manière.

1. Apprendre le partage d'écran

La plupart des réunions nécessiteront un partage d'écran quelconque et vous souhaiterez probablement des annotations en direct. Certaines de ces caractéristiques sont essentielles lors d'une réunion virtuelle, alors choisissez avec soin la plateforme qui convient le mieux à votre équipe.

Vous voudrez prendre le temps d'apprendre le programme que vous utiliserez et toutes ses fonctionnalités – et être prêt à en parcourir rapidement les avantages avec vos employés. Familiarisez-vous à l'avance avec l'utilisation des fonctionnalités nécessaires pendant la réunion. Vous voudrez être en mesure de trouver des alternatives pertinentes et des aides distinctes pour votre équipe tout au long de la réunion.

Apprenez à utiliser les fonctionnalités de manière fluide, pas simplement à les utiliser. Ceci est crucial si vous êtes l'hôte.

2. Planifiez à l'avance

Préparation est nécessaire pour éviter une ruée de dernière minute. Si vous êtes l'hôte, envoyez une demande de réunion avec un plan à tous les participants avant l'appel.

Votre demande de réunion et votre plan doivent inclure qui sera présent et toutes les attentes de la session. L'envoi de votre plan avec votre invitation par e-mail donne aux participants le temps de s'adapter à tout ce à quoi ils doivent se préparer. Vous pouvez utiliser de nombreux modèles d'e-mails pour votre invitation. Avertissez les participants s'ils sont tenus de faire des contributions pendant la réunion.

3. Définir les paramètres visuels avant l'appel

Vérifiez également les paramètres audio et visuels de votre plateforme avant de lancer votre appel vidéo. Ensuite, rappelez à chacun de redémarrer son ordinateur avant le début de la réunion – ces deux choses réduisent le temps d'appel consacré aux difficultés techniques. Enfin, assignez les tâches bien à l'avance, afin que les gens aient suffisamment de temps de préparation.

4. Préparez le matériel à l'avance

Les participants doivent préparer à l'avance tout ce dont ils ont besoin pour présenter – si vous leur avez donné les informations à l'avance. Si vous avez montré votre préparation en ayant des informations dans votre e-mail d'invitation, votre propre préparation enseigne à chacun comment préparer les documents ou les informations nécessaires à la réunion virtuelle.

Pour les employés – Si l'organisateur n'a pas émis d'attentes ou d'ordres du jour, demandez s'il y a quelque chose que vous pouvez faire à l'avance. Si l'hôte vous a envoyé des documents, étudiez-les avant la conférence.

5. Gardez un calendrier strict

Être à l'heure pour une réunion est essentiel, que la discussion soit virtuelle ou non. Le professionnalisme implique d'être à l'heure. Les participants n'apprécieront pas d'attendre le patron ou l'hôte car ils ne peuvent pas commencer sans ces personnes clés. Par conséquent, le patron ou l'hôte doit être le premier dans la file d'attente.

Les participants considèrent les arrivées tardives comme peu fiables, de sorte que la direction voudra définir les bonnes attentes pour les réunions régulières et les réunions virtuelles. S'il s'agit d'une conférence de travail, vous envoyez le meilleur message de fiabilité et de professionnalisme en étant à l'heure et en ayant toutes les informations organisées et prêtes à partir.

Vos retardataires manqueront plusieurs points à l'ordre du jour, et vous pouvez choisir d'afficher clairement les points couverts dans le coin de votre écran si vous êtes l'hôte. Lorsque vous êtes l'hôte, vous ne voulez pas que les membres de l'équipe ou les employés manquent d'informations vitales.

N'oubliez pas de donner à tous les participants la durée de la réunion, puis de terminer la réunion à l'heure, quoi qu'il arrive. Une conférence ne doit pas dépasser le temps — et aucune autre réunion de bureau ou réunion virtuelle ne devrait le faire non plus.

Aucune réunion ne devrait dépasser un horaire de deux heures – et la plupart des séances devraient prendre beaucoup, beaucoup moins de temps. Parfois, une réunion rapide faite deux fois est plus efficace qu'un bore-fest de deux heures. Lorsque vous respectez vos délais, vous remarquerez que les participants font plus attention au temps et veillent à ne pas parler plus que nécessaire. Si nécessaire, demandez à vos interlocuteurs de le faire et gardez leurs remarques brèves.

6. Habillez-vous correctement

Assister à une conférence virtuelle nécessite une tenue professionnelle dans de nombreuses entreprises, moins dans la technologie. Mais même à la maison, vous ne devriez pas vous habiller avec désinvolture. Au lieu de cela, habillez-vous comme si vous alliez à une conférence ordinaire.

Demandez à votre hôte vidéo s'il existe un code vestimentaire pour la conférence et habillez-vous correctement – vous voudrez peut-être bien vous habiller même s'il n'y a pas de code vestimentaire.

Les bijoux sont souvent négligés comme quelque chose qui peut être un problème lors d'une réunion. La plupart des entreprises n'abordent pas la question des bijoux lors d'une réunion virtuelle – mais vous vous souvenez probablement de la dernière personne qui s'est assise et a fait tournoyer une grosse boucle d'oreille surdimensionnée tout au long d'une réunion. Ne soyez pas le tortionnaire de boucle d'oreille qui maudit tous les autres participants virtuels.

Ce n'est pas qu'une question d'apparence. Lorsqu'elles parlent, les femmes doivent se rappeler que les bijoux se balancent et s'agitent comme une poupée à tête branlante, et parfois c'est bruyant. Il en va de même avec les bracelets lors de la frappe. Les bijoux peuvent également causer des problèmes de qualité audio d'une réunion virtuelle.

7. Utilisez une toile de fond solide

Vous devriez déjà être conscient de la valeur d'une toile de fond solide. Après votre visage, les gens remarqueront votre arrière-plan – occupez-vous du problème de l'arrière-plan. Si vous travaillez à domicile, vous devriez avoir un bureau à domicile. Sinon, sélectionnez l'espace parfait avec une toile de fond simple.

Assurez-vous d'être dans une salle à laquelle les autres n'auront pas accès pendant votre réunion virtuelle. Retirez tous les éléments inappropriés de votre toile de fond. Certaines choses peuvent vous sembler sans importance, mais elles peuvent certainement distraire les autres participants.

8. Attention aux clics et aux cliquetis

J'ai travaillé avec une femme pendant des années et toute l'équipe a admiré son mur jaune vif lors de ses réunions virtuelles. Puis, lorsque nous nous sommes rencontrés lors d'une conférence mondiale un an, elle m'a dit que son fond était un rideau de douche et qu'elle s'asseyait dans la salle de bain pour les réunions parce que la lumière était si bonne et que personne ne la dérangeait. J'ai retenu de cette rencontre que tout le monde peut trouver le bon endroit pour des conférences virtuelles et peut avoir l'air professionnel – même dans la salle de bain.

Évitez les fortes lumières et réglez la luminosité et le contraste de la vidéo. Un écran vert a longtemps été considéré comme l'une des meilleures solutions. Cela va sans dire – déterminez votre solution de toile de fond bien à l'avance et essayez de conserver la même toile de fond pour les réunions avec les mêmes personnes.

9. Minimisez les distractions

Des distractions peuvent perturber un appel vidéo. À moins que vous n'attendiez spécifiquement un appel que vous devez prendre, vous devez laisser votre téléphone loin de votre réunion. Ou éteignez votre ordinateur si vous utilisez un téléphone pour vos appels virtuels. Tout le monde peut voir que vous regardez votre téléphone ou que vous envoyez des SMS (ou que vous jouez à des jeux) même si vous pensez qu'ils ne le peuvent pas.

Restez attentif et évitez les distractions. Pour éviter les alertes, fermez toutes les autres applications et fenêtres du navigateur.

Une interruption facile d'un appel vidéo est le multitâche. Vous ne devriez faire que des choses qui sont liées à la réunion.

10. Regardez la conversation

Une conférence conventionnelle peut vous dire qui est l'orateur principal, mais c'est difficile dans une conférence virtuelle avec de nombreux visages ou s'il y a du bruit.

Gardez votre microphone en sourdine, afin que votre micro ne dérange personne et ne parlez pas pendant que quelqu'un d'autre parle.

S'il s'agit d'une conférence interactive, vous ne coupez pas votre micro. Mais vous voudrez vous taire et ne parler que lorsque vous avez quelque chose de significatif à dire. Alors, s'il vous plaît, ne soyez pas celui de la réunion qui doit commenter tout. Vous nous ennuyez – fermez votre japper. Le silence est d'or.

Lors d'une vidéoconférence, rappelez-vous que de nombreuses personnes ont des transmissions lentes, alors parlez distinctement et peut-être un peu plus lentement. Parler un peu plus lentement aide les autres à vous rattraper.

Pour l'hôte d'une réunion mondiale, vous souhaiterez peut-être avoir une traduction de texte sur l'écran pour les locuteurs non natifs.

Conclusion

Les réunions virtuelles ne vont nulle part – et peuvent, en fait, accélérer leur utilisation, alors préparez votre espace, votre toile de fond, votre caméra et tout autre équipement dont vous avez besoin et soyez prêt à tout moment pour votre prochaine réunion virtuelle.

Crédit d'image : Andrea Piacquadio ; Pexel ; Merci!

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