La pandémie COVID-19 a révélé de nombreux défis auxquels les organisations sont confrontées pour permettre et soutenir le travail à distance. Les entreprises, les enseignants et d'autres se tournent vers Zoom, un leader des communications vidéo d'entreprise modernes, avec des systèmes de visioconférence et audio faciles et fiables.
Alors que des millions de personnes se tournent vers Zoom comme source incontournable de vidéoconférence et audio, il est essentiel de garder vos réunions sûres et sécurisées. Ce blog présente quelques bonnes pratiques pour vous assurer que vos réunions sont sécurisées avant, pendant et après.
Voici 10 façons d'améliorer la sécurité de votre réunion .
- Utilisez un ID unique pour appels importants ou «publics»
- Lorsque vous planifiez une réunion Zoom, recherchez les options d'ID de réunion et choisissez Générer automatiquement. Cela peut colmater l'un des trous les plus importants que les pirates peuvent exploiter.
- Créer une réunion sur invitation uniquement
- Cela peut sembler mineur, mais lorsque la réunion est uniquement sur invitation, les participants doivent se connecter avec l'adresse e-mail que vous avez utilisée pour les inviter.
- Exiger un mot de passe de réunion
- La mise en œuvre d'un mot de passe peut décupler la sécurité de votre réunion Zoom. Ne donnez le mot de passe qu'à ceux qui sont fiables, crédibles et devraient assister à l'appel. Pour protéger votre réunion avec un mot de passe, planifiez une réunion et cochez la case «Exiger un mot de passe de réunion».
- Créer une salle d'attente
- Lorsque les participants se connecteront à l'appel, ils seront dirigés vers la salle d'attente virtuelle. Cela donne à l'hôte la possibilité de laisser les gens participer à l'appel manuellement ou d'accepter tous les participants à la fois. Ce processus permet à l'hôte de refuser l'accès aux noms qu'il ne reconnaît pas.
- Verrouiller une réunion une fois qu'elle a commencé
- Lorsque la réunion Zoom démarre, accédez au bas de l'écran et cliquez sur Gérer les participants. Le panneau des participants s'ouvrira et en bas cliquez sur Plus> Verrouiller la réunion.
- Seuls les hôtes devraient partager leur écran
- Assurez-vous que les paramètres d'appel Zoom sont définis pour permettre uniquement aux hôtes de partager leur écran. Vous pouvez configurer cela à l'avance ou même pendant l'appel.
- Renvoyez quelqu'un ou mettez-le en attente
- Si un participant est douteux, accédez au panneau Participant et survolez le nom de la personne que vous souhaitez démarrer ou mettre en attente. Des options apparaîtront, choisissez Supprimer.
- Désactivez la caméra de quelqu'un
- Si vous devez autoriser les participants à partager leur écran, c'est tout à fait correct. Mais, si un participant est impoli ou inapproprié pendant le chat vidéo, l'hôte peut ouvrir le panneau des participants et cliquer sur l'icône vidéo à côté du nom de la personne. Cela désactivera leur appareil photo
- Empêcher les GIF animés et autres fichiers dans le chat
- Les participants peuvent partager ces éléments dans le chat, sauf si la réunion est configurée pour ne pas autoriser ces éléments.
- Désactiver le chat privé
- Pour ce faire, ouvrez Paramètres dans l'application Web Zoom (il n'est pas disponible sur l'application de bureau). Accédez à Personnel> Paramètres, puis cliquez sur Réunion (de base). Faites défiler la liste jusqu'à ce que vous voyiez Conversation privée et assurez-vous que le bouton est désactivé.
David Chapman, stratège en chef de Perficient's Organizational Change Management, a récemment partagé une vidéo qui expliquait ce que vous pouvez faire pour que vos employés puissent collaborer et communiquer les uns avec les autres (et avec leurs clients), peu importe où ils se trouvent. Il explique quelles mesures vous devez prendre pour déployer efficacement les outils de collaboration et de communication et comment vous pouvez garantir l'adoption de ces nouvelles technologies.