10 façons d'améliorer les listes de tâches

juin
3, 2020

9 min de lecture

Cette histoire est apparue à l'origine sur PCMag

Quelle est l'efficacité de votre liste de choses à faire ? Cela vous aide-t-il à planifier votre journée? Cela vous aide-t-il à établir des priorités? Ou est-ce une liste interminable de choses que vous vous sentez coupables de n'avoir pas encore faites et maintenant vous n'allez rien faire?

Une bonne liste de choses à faire devrait vous servir . Vous ne devriez pas être à sa miséricorde .

Une bonne liste de choses à faire façonnera votre journée et vous aidera à vous concentrer sur les choses les plus importantes pour vous. Alors comment tu fais? Vos tâches doivent être concises et spécifiques. Vous ne pouvez pas trop vous entasser en une seule journée. Vous devez également créer plusieurs listes.

Avec les bonnes stratégies, une liste de tâches peut vous aider à atteindre des objectifs plus importants. Il s'agit d'identifier ces objectifs et de les diviser en leurs composants. Lorsque les pièces sont suffisamment petites, elles peuvent se retrouver sur votre liste de tâches quotidiennes.

Voici ce que vous devez savoir pour que votre liste de tâches fonctionne pour vous.

1. Choisissez la bonne application (ou utilisez du papier).

La première étape pour faire une meilleure liste de tâches est de décider où la conserver – et il n'y a rien de mal avec le papier! Si une liste papier vous convient, tant mieux. Un simple tableur ou document de traitement de texte convient également.

Cela dit, les applications à faire présentent plusieurs avantages par rapport au papier:

• Les applications ont des rappels intégrés.
• Les listes numériques sont plus faciles à modifier. [19659013] Vous ne pouvez pas perdre une liste numérique enregistrée dans le cloud.
• Vous pouvez modifier la façon dont vous affichez vos tâches, par exemple par priorité, par date d'échéance ou par ordre alphabétique.
• Ils peuvent être collaboratifs; vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes et être averti lorsqu'elles les terminent.
• Vous pouvez choisir une application de liste de tâches avec des fonctionnalités qui vous motivent, que ce soit un beau design ou une expérience gamifiée.

Quelle application est la meilleure ? Il y a tellement d'applications de liste de tâches à choisir. Vous pourriez perdre une journée entière à explorer toutes les options. J'en ai testé plusieurs, et ceux que je recommande le plus sont Todoist Any.do Asana et Things .

Choisissez quelque chose qui vous parle. Quelques autres options intéressantes dans certaines circonstances sont Google Tasks pour l'intégration avec les applications G Suite, Microsoft To Do si vous utilisez Microsoft Office ou Windows 10, Habitica si vous aimez la gamification et OmniFocus pour ceux qui ajoutent beaucoup de détails à leurs tâches. Trello est techniquement une application kanban, mais c'est un bon choix si vous êtes une personne très visuelle.

Il y en a tellement d'autres. Si rien de tout cela ne vous plaît, demandez à vos amis ce qu'ils utilisent.

2. Faites plus d'une liste.

Très peu de gens qui sont de bonnes listes de tâches n'en ont qu'une. Toutes les excellentes applications à faire vous permettent de créer plusieurs listes. Commencez avec quelques-uns qui sont faciles et évidents, tels que le travail, le personnel et le ménage.

Vous pouvez également faire une liste un jour pour les choses que vous aimeriez faire un jour. . Lorsque vous êtes au travail, vous ne voulez pas être distrait par votre liste personnelle. Lorsque vous êtes à la maison, vous ne voulez pas être surchargé de penser à vos responsabilités professionnelles.

De quoi d'autre avez-vous besoin? Une liste de courses? Une liste de tâches pour les enfants? Vous pouvez ajouter de nouvelles listes ou les renommer à tout moment.

3. Ajoutez de nouvelles tâches aussi rapidement que possible.

Lorsqu'une nouvelle tâche vous vient à l'esprit, écrivez-la dans votre liste de tâches le plus rapidement possible. Lorsque vous ajoutez des tâches à votre liste de tâches dès que vous y pensez, cela vous empêche de vous y attarder. Une fois qu'elle est écrite, vous n'avez plus besoin de vous en souvenir.

Si votre application de tâche a une sorte de raccourci clavier pour ajouter une nouvelle tâche, apprenez-la. Si votre application dispose d'un raccourci vers un téléphone portable, configurez-le.

4. Attribuer des dates d'échéance.

Lorsqu'une tâche a une date d'échéance, ajoutez-la. Les dates d'échéance vous aident à établir des priorités.

Toutes les tâches n'ont pas besoin d'une date d'échéance ferme et rapide, mais il peut parfois être utile de les ajouter à votre application. L'attribution de dates d'échéance est effective pour deux raisons.

Premièrement, la plupart des applications à faire vous permettent de voir ce qui est dû "aujourd'hui", "demain" et "cette semaine", quelle que soit la liste dans laquelle elles se trouvent (Personnel, Travail, etc.). Ainsi, vous pouvez voir tout dû "aujourd'hui" et avoir une idée de la façon dont la journée se déroulera, ou prendre un moment pour reprogrammer si vous vous sentez dépassé en regardant tout cela.

Deuxièmement, en donnant des dates d'échéance aux tâches, vous planifiez efficacement votre semaine, ce qui est une excellente stratégie de gestion du temps.

5. Révisez quotidiennement vos listes de tâches.

Commencez chaque journée en jetant un œil sur votre liste de tâches "d'aujourd'hui" et en évaluant si elle est raisonnable. Révisez-le ensuite.

Si vous avez trop de tâches programmées pour aujourd'hui et que vous savez que vous ne les atteindrez pas toutes, vous vous préparez à l'échec.

6. Limitez-vous à trois et cinq tâches par jour.

En moyenne, je coche entre trois et cinq tâches par jour. Si j'ai programmé par inadvertance 12 tâches pour la journée, je sais que je ne les atteindrai pas toutes, ce qui signifie que je dois redéfinir les priorités et modifier certaines dates d'échéance. Si je repère ce problème potentiel avant le début de ma journée, je peux m'adapter plutôt que de me sentir stressé par toutes ces tâches que j'aurais aimé faire et que je n'ai pas faites.

Qu'est-ce que votre tâche quotidienne limite? Cela dépend du type de tâches que vous notez et de la difficulté de les accomplir. Au fil du temps, si vous suivez le nombre de tâches que vous cochez chaque jour – les meilleures applications à faire le font pour vous – vous apprendrez votre maximum. Une fois que vous connaissez votre maximum, vous pouvez limiter vos affectations quotidiennes à un nombre raisonnable.

Plus vous terminerez toutes vos tâches de la journée, mieux vous vous sentirez globalement dans vos listes de tâches. Ce sentiment positif alimente un sentiment de productivité.

7. Mettez les tâches dans votre liste de tâches, pas les buts et objectifs.

Ce que vous écrivez sur votre liste de tâches est important. Mettez des tâches sur vos listes, plutôt que objectifs et buts . Pour ce faire, vous devez connaître la différence entre eux.

Les objectifs sont des réalisations globales ou des résultats souhaités. Ils sont généralement difficiles à quantifier. Un exemple est «maîtriser l'hindi». Mettre cela sur votre liste de tâches ne serait pas très efficace.

Les objectifs sont des marqueurs sur la voie pour atteindre un objectif. Il est beaucoup plus facile de les confondre avec des tâches car les objectifs sont plus spécifiques et quantifiables. Un exemple d'objectif pourrait être "avoir une conversation en hindi sur mes films préférés."

Alors, quelles sont les tâches? Les tâches sont les actions que vous entreprenez pour atteindre un objectif. Décomposez un objectif et vous avez vos tâches. Il s'agit très souvent d'événements uniques (bien qu'ils puissent se répéter). Une tâche pourrait être «apprendre trois nouveaux verbes en hindi» ou «étudier pendant 30 minutes».

Les tâches – et non les buts ou les objectifs – appartiennent à une liste de choses à faire.

8. Gardez vos buts et objectifs séparés.

Dans un monde parfait, les tâches que vous accomplissez chaque jour seront dans la poursuite de vos objectifs les plus importants. Sinon, pourquoi perdez-vous votre temps à les faire? Vous devez savoir quels sont vos buts, mais vous n'avez pas besoin de les écrire sur votre liste de choses à faire.

Notez vos buts et objectifs ailleurs. Si votre liste de tâches contient une section de notes, placez-les là. Si vous tenez un journal, vous pouvez noter vos objectifs et les réviser trimestriellement ou annuellement. Référez-vous de temps en temps à vos objectifs, mais ne les laissez pas vous distraire des choses spécifiques que vous devez faire aujourd'hui.

9. Consultez souvent votre liste de tâches.

Une liste de tâches efficace vous guide tout au long de la journée. Regardez-le au début de la semaine pour planifier votre temps. Regardez-le au début de la journée pour réviser votre plan pour la journée. Regardez-le après le déjeuner afin de savoir sur quoi vous devez vous concentrer pour le reste de la journée.

Lorsque vous vous sentez perdu dans une tâche ou que vous avez besoin d'une pause, consultez votre liste de tâches pour trouver quelque chose de petit et de facile (une tâche moins exigeante qui ne nécessite pas de concentration élevée) que vous pouvez entreprendre en attendant.

Plus vous regardez votre liste, plus vous y ferez confiance. Plus vous lui faites confiance, moins vous devez vous souvenir des tâches que vous devez effectuer. Moins vous devez vous souvenir, plus vous libérez votre esprit pour vous concentrer sur la tâche à accomplir.

10. Rendez votre liste de tâches numérisable.

Si vous consultez souvent votre liste de tâches – comme je pense que vous devriez – vous réaliserez rapidement à quel point il est utile de voir ce dont vous avez besoin en un coup d'œil.

Utilisez langage serré ou sténographie pour écrire vos tâches. De nombreuses applications ont des notes ou des étoiles prioritaires que vous pouvez ajouter qui vous permettent de mettre en évidence des tâches cruciales. Code couleur vos tâches si cela vous aide. Appliquez des icônes qui vous donnent plus d'informations sur la tâche, par exemple si elle nécessite un appel téléphonique ou est liée aux soins de santé. Quelle que soit la vitesse à laquelle vous consultez votre liste de tâches, vous devriez être en mesure de récolter beaucoup d'informations sur ce qui doit être fait.

Le cœur de la productivité

Une excellente liste de choses à faire est au cœur de la productivité personnelle . C'est une telle joie de trouver une application et un processus de gestion des tâches qui vous conviennent. Cocher les éléments de votre liste vous donne un sentiment d'accomplissement et est un élément clé de l'organisation. Un système de tâches fiable rend la vie à la fois plus facile et moins stressante.