10 conseils pour créer rapidement le rapport dont vous avez besoin

Créer un rapport qui convertit les données en informations véritablement utiles n’est pas anodin. Ces 10 conseils rendront vos rapports meilleurs et plus efficaces.

Voici 10 conseils pour obtenir le rapport dont vous (ou votre client) avez besoin le plus rapidement possible. Les cinq premiers s’appliquent de manière générale et constituent de bons conseils pour tout outil de rédaction de rapports que vous utilisez ; les cinq seconds sont pour le Progrès Concepteur de rapports Telerik. Et, si vous lisez jusqu’au bout, il y a une astuce bonus (ou deux) qui intègre les deux catégories.

Astuce 1 : Soyez clair sur ce que le rapport doit faire, construisez le rapport qui fournit cela… puis arrêtez. Si vous êtes la seule personne à utiliser le rapport, vous souciez-vous vraiment de son aspect élégant et joli ? Réponse : Ce n’est pas le cas.

Astuce 2 : Au moins au début, demandez simplement à votre rapport de faire une chose. Bien sûr, cela pourrait être intéressant d’avoir un rapport qui commence par un résumé de haut niveau et qui vous permet ensuite d’accéder aux détails dont vous avez besoin. Mais il peut être plus rapide de créer deux rapports : un avec un résumé de haut niveau et un autre avec un paramètre qui vous permet d’afficher les détails dont vous avez occasionnellement besoin après avoir consulté le rapport de synthèse (bien que, cela dit, si vous êtes à l’aide de Telerik Report Designer, voir l’astuce sur ses assistants ci-dessous).

Astuce 3 : N’utilisez pas plus d’ensembles de données que nécessaire et, lorsque vous trouvez un ensemble de données qui vous plaît, continuez à l’utiliser dans chaque rapport lorsque cela a du sens. Cette stratégie présente deux avantages. Premièrement, si vous vous concentrez sur un ensemble de données, vous le comprendrez mieux au fil du temps et pourrez en tirer davantage d’informations plus rapidement.

Deuxièmement, l’utilisation d’un seul ensemble de données dans plusieurs rapports permet aux lecteurs de rapports (comme vous) de comparer les données de tous ces rapports. Je peux vous le promettre : si deux rapports proviennent d’ensembles de données différents, il est probablement impossible de comparer leurs résultats. En fait, c’est un endroit où il pourrait être utile d’envisager de se coordonner avec d’autres auteurs de rapports et de décider de la source que vous utiliserez pour chaque type de données sur lesquelles vous rédigerez un rapport (par exemple, « Nous utilisons cette base de données transactionnelle pour les données d’inventaire). , cet entrepôt de données pour les données de ventes » et ainsi de suite).

Astuce 4 : Déterminez (ou découvrez) comment votre rapport va être utilisé et créez votre rapport pour prendre en charge cela. Si le rapport doit être utilisé pour trouver vos produits les plus vendus, triez les résultats du produit avec le plus de ventes au produit le plus vendu. Si le rapport doit être utilisé pour voir comment les ventes d’un produit se comparent à celles d’autres produits, triez les résultats par nom de produit afin que les lecteurs (comme vous) puissent trouver rapidement un produit.

Et un corollaire : utilisez les termes et les chiffres que vos lecteurs souhaitent dans les étiquettes de vos rapports. Il peut être « évident » de mettre les noms de marques de produits sur les étiquettes du rapport… mais si tout le monde fait référence aux produits par leurs « identifiants de produit » internes, alors c’est ce que vous devriez utiliser dans vos étiquettes (de plus, les identifiants de produit sont probablement plus courts).

Cela s’étend aux nombres que vous affichez : arrondissez de manière appropriée. Si personne ne s’intéresse aux montants inférieurs aux milliers (ou centaines de milliers), alors n’hésitez pas à arrondir les données au millier le plus proche.

Astuce 5 : Si vous utilisez un graphique, réfléchissez à l’histoire que vous souhaitez raconter et choisissez le graphique qui raconte cette histoire. Si vous disposez de données « catégorisées » dans lesquelles chaque chiffre tombe dans un compartiment ou un autre, alors les graphiques à barres et à colonnes sont vos amis (les catégories de produits sont un compartiment, tout comme les mois). Si vous disposez de données continues où les données peuvent avoir un nombre infini de valeurs, alors un graphique linéaire est votre meilleur ami (les dates et les prix sont tous deux des données continues).

Votre rapport compare-t-il les ventes de juin aux ventes d’octobre ? Utilisez ensuite un histogramme, idéal pour comparer les ventes des catégories de juin et d’octobre. Ou votre graphique montre-t-il l’évolution de vos ventes entre le 1er juin et le 31 octobre ? Utilisez ensuite un graphique linéaire qui excelle dans l’affichage de tous les chiffres de ventes que vous avez réalisés entre ces deux dates.

Si l’histoire que vous souhaitez raconter porte sur la façon dont deux valeurs continues diffèrent dans le temps (par exemple, les ventes et les coûts), alors un graphique linéaire avec les deux ensembles de valeurs est un bon début. Cependant, vous feriez mieux d’en faire un graphique en aires : la zone colorée entre les deux lignes montrera comment l’écart entre ces lignes augmente et diminue au fil du temps.

Tout le monde se moque des diagrammes circulaires parce que vous vous retrouvez avec un tas de petites tranches coincées dans une seule section que personne ne peut lire. En réalité, dans un diagramme circulaire, seuls les trois à cinq contributeurs principaux sont réellement lisibles. Mais si vous n’êtes intéressé que par ces trois à cinq contributeurs majeurs, alors un diagramme circulaire peut être exactement ce qu’il vous faut.

Il y a aussi un corollaire ici : si personne n’est intéressé par certaines données, est-il vraiment nécessaire de les inclure ?

Conseils pour le concepteur de rapports Telerik

Astuce 6 : Le concepteur de rapports Telerik dispose d’un parcelle d’options – trouver celle que vous voulez peut être… un défi. Utilisez le champ de recherche en haut au centre du concepteur, même si vous devinez simplement le nom de l’option souhaitée. Et, si vous avez déjà utilisé l’option et que vous vous souvenez ne serait-ce qu’une partie de son nom, le champ de recherche vous amènera à cette option plus rapidement qu’autre chose. L’équipe Report Designer est très fière de ce champ de recherche, et elle devrait le faire.

Astuce 7 : Le style par défaut de votre rapport convient probablement. L’équipe de conception du rapport a passé beaucoup de temps à déterminer quelles couleurs et polices fonctionnent ensemble et quelles couleurs sont les plus susceptibles d’être distinguées par la plus grande partie de l’audience : suivez leurs conseils.

Si vous souhaitez modifier les couleurs et les paramètres par défaut du concepteur, créez d’abord un plan et esquissez quelques exemples de dessins. Cela est particulièrement vrai pour les couleurs : établissez un plan de couleurs qui comprend au maximum cinq à sept couleurs, puis respectez-le avec fanatisme (mais rappelez-vous également que vous risquez de violer le conseil 1 ci-dessus).

Astuce 8 : Dans le concepteur de rapports, cette hiérarchie dans la fenêtre de l’Explorateur sur le côté gauche du concepteur vous permettra de trouver n’importe quel composant de votre rapport. Cela dit, il est probablement plus rapide et plus facile de cliquer sur le composant souhaité dans la fenêtre principale de l’éditeur et de laisser la hiérarchie se synchroniser avec cet élément.

Astuce 9 : Vous pouvez demander au concepteur de faire tout ce que vous voulez (je veux dire ça) mais, parfois, cela nécessitera plusieurs étapes. Et l’une des beautés du designer est qu’il est très cohérent : toutes les boîtes de dialogue et sélecteurs fonctionnent de la même manière : vous allez pouvoir trouver très rapidement la fonction souhaitée dans l’éditeur d’expression, par exemple.

Mais cette cohérence peut également signifier que vous aurez du mal à vous souvenir du processus précis que vous avez suivi pour obtenir un résultat intéressant. Si vous passez du temps à obtenir un résultat intéressant (en vous rappelant que vous violez probablement le conseil 1 lorsque vous faites cela), prenez quelques notes sur la façon dont vous y êtes parvenu afin de retrouver votre chemin (et si c’était le cas). cool, tu auras envie de recommencer). Cela pourrait simplement signifier noter les termes de recherche pour accéder à cet article utile sur l’utilisation des paramètres pour filtrer les données de votre rapport.

Astuce 10 : En fait, pour la plupart des résultats intéressants que vous souhaitez, les assistants du concepteur de rapports sont vos amis : les assistants du concepteur de rapports vous permettront de passer rapidement d’un rapport simple à un rapport complexe en regroupant plusieurs options du concepteur (plus : l’équipe continue d’ajouter de nouveaux assistants). Avant d’aller faire rienvérifiez l’onglet Composant dans le concepteur et voyez s’il existe un assistant qui créera ce que vous voulez.

Conseils bonus

Et si vous avez lu jusqu’ici, voici non pas un mais deux conseils bonus.

Astuce bonus 1 : Dans l’astuce 2, j’ai dit qu’il serait peut-être plus rapide (et plus facile) de créer un rapport récapitulatif et un deuxième rapport paramétré affichant les données détaillées associées plutôt que d’essayer de créer un seul rapport affichant les deux. Mais cela dit, jetez un œil à l’outil de Telerik Report Designer. assistant de tableau croisé car il créera ce rapport résumé/détaillé pour vous.

Astuce bonus 2 : En général, envisagez d’ajouter une certaine interactivité à votre rapport : il y a une raison pour laquelle nous n’examinons plus les rapports sur papier et ce n’est pas seulement parce que les rapports sont plus faciles à distribuer par voie électronique. L’ajout d’interactivité peut ressembler à un conseil supplémentaire qui enfreint le conseil 1, mais, dans Telerik Report Designer, permettre à l’utilisateur de cliquer sur une barre dans un graphique pour voir le données détaillées associées est facile à ajouter (tout comme la création d’un rapport croisé qui se dilate et se contracte pour masquer et révéler des données détaillées).

Mais cela nous amène au meilleur conseil : passez du temps avec votre outil de reporting. Plus vous utilisez un outil particulier, mieux vous l’utiliserez et, par conséquent, plus vous pourrez faire plus en moins de temps. Bientôt, vous serez le magicien du reporting. Je suppose que c’est un troisième conseil bonus, mais vous le saviez déjà.

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