Votre voyage vers un paysage de systèmes plus fort

Le paysage technologique des finances a considérablement évolué depuis le dernier cycle de mise à niveau ERP .

Les sociétés comptables n’ont souvent pas le temps de tirer parti des technologies les plus récentes ou de réinventer leurs processus. Même lorsqu'une mise à niveau d'ERP est une priorité absolue, ils peuvent être réticents à apporter des modifications importantes au nouveau système. On s'inquiète généralement de l'augmentation du risque, du peu de temps libre disponible pour effectuer des tests approfondis et de l'inquiétude de manquer une étape essentielle de leur processus de fermeture.

Par conséquent, les structures héritées, les anciens processus d'approbation et les processus manuels sont transférés dans la base de données. environnement flambant neuf. C’est comme si vous mettiez le moteur de votre ancienne voiture dans la carrosserie de votre nouvelle voiture.

Établissez les fondations de votre entreprise

Le processus de mise à niveau de l’ERP est un voyage, et une préparation est nécessaire pour en assurer le succès. L'automatisation des finances est la base essentielle qui permet à votre personnel de devenir les experts en la matière et les super-utilisateurs indispensables à une initiative de grande envergure telle qu'une mise à niveau d'ERP. Vous devez disposer d’un socle d’excellence en comptabilité avant de vous engager trop profondément dans une mise à niveau à l’échelle de l’entreprise.

Lorsque vos employés sont astreints à des activités manuelles rapprochées, ils n’ont ni le temps ni l’énergie nécessaires pour investir. ne participez pas aux discussions les plus importantes.

Bien sûr, vous pouvez faire appel à des consultants ou à des ressources extérieures, mais cela n’est pas seulement coûteux; ils manquent des connaissances institutionnelles dont vous avez besoin. Le lancement d'une initiative de mise à niveau avec une solution d'automatisation comptable en place garantit que les bonnes personnes seront investies dans ce processus.

Concevez l'état futur souhaité

Un élément essentiel de toute mise à niveau d'un ERP devrait consister à moderniser vos processus et à les reconfigurer. «État souhaité» plutôt que de reproduire «l'état actuel». Lorsque les organisations implémentent une solution d'automatisation, la mise en place de meilleures pratiques impactantes fait naturellement partie du processus de mise en œuvre.

Définir l'objectif final est également important.

Avez-vous une idée claire de ce à quoi devrait ressembler votre environnement comptable et financier lorsque la mise à niveau du progiciel de gestion intégré sera terminée? Cela peut sembler une tâche ardue, mais si vous ne le définissez pas, comment saurez-vous que vous avez réussi?

Accélérez les cycles de test et limitez les risques de migration des données

Avant de mettre en ligne votre nouveau système, vous ' Passez en revue plusieurs cycles de test intégrés pour vous assurer que les processus fonctionnent comme prévu et que les écritures financières sont exactes. Une fois la transition terminée, vous devrez migrer une grande quantité de données historiques. Avant d’intégrer ces données dans votre nouvel ERP, vous devez les associer en détail.

Les tests et les validations requièrent une lourde charge, en particulier lorsqu’ils sont effectués sur des feuilles de calcul. Cela entraîne un grand nombre de macros et de tableaux croisés croisés, ainsi que de nombreuses erreurs possibles dans cette activité essentielle de gestion des risques.

Toutefois, si vous disposez déjà d'une solution d'automatisation des finances, vous pouvez utiliser l'environnement sandbox pour créer une maquette. votre structure de données financières post-go-live. Vous pouvez tester et comparer les nouveautés aux anciennes, en vous familiarisant avec un environnement cohérent avant la mise en service de votre nouveau système.

La plate-forme technologique Right élimine les risques liés à la validation, car vous savez déjà que la les données de votre nouveau système ERP sont complètes et correctes. Comme le système gère une grande partie de la validation pour vous, vous réalisez également des gains de temps considérables.

Soulagez vos auditeurs

L'automatisation des processus réduit également les heures d'audit et révolutionne la nature des discussions avec les auditeurs. Les auditeurs internes et externes requièrent une partie de la même validation, et lorsque cela est fait sur des feuilles de calcul, cela peut entraîner plus d'heures d'audit et de travail.

Mais lorsque vos auditeurs sont déjà à l'aise avec votre plate-forme et peuvent voir comment sont les données. En passant de l'ancien système au nouveau, ils peuvent se concentrer sur les équilibres historiques d'audit et tester les contrôles relatifs au processus de basculement.

Et avec la bonne solution, les discussions d'audit peuvent se concentrer sur le statut des PBC et autres demandes plutôt que sur questions sur les états financiers actuels.

Lisez ce livre blanc pour approfondir votre réflexion sur la façon la plus intelligente de procéder à la mise à niveau et apprenez à libérer de moitié le temps de vos comptables.

Cet article a été initialement publié sur BlackLine.com et a été republié avec autorisation.

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