Votre recherche d'outils de productivité tue votre productivité

Décembre
9, 2019

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Présenté par

Il existe des outils pour à peu près tout de nos jours: des applications pour la méditation, pour vous assurer que vous buvez suffisamment d'eau, même des applications dont le but principal est de vous garder hors de votre téléphone. L'App Store regorge de millions d'outils et de logiciels qui prétendent nous rendre meilleurs, au travail et dans la vie.

Si vous utilisez la «technique de Pomodoro» sur Google, vous verrez au moins douze applications recommandées à essayer. . Nous avons des choix qui, à première vue, semblent être une bonne chose. Tant d'options signifient qu'il doit y avoir l'outil parfait pour nous – nous n'avons qu'à le trouver.

Connexes: 4 conseils de productivité qui ont changé ma vie

Pomodoro signifie tomate en italien. Mais c'est aussi une unité de temps. La technique a été nommée «Pomodoro» en raison de la minuterie de cuisine en forme de tomate que Francesco Cirillou a utilisée à l'université pour suivre ses intervalles de travail et de repos, l'idée étant que ce programme le rendrait plus productif .

Quand je pense aux outils, j'aime regarder la technique de Pomodoro car ses origines sont analogiques. La technique est antérieure aux ordinateurs personnels et aux téléphones portables, utilisant le strict minimum de technologie.

Maintenant, si vous décidez d'employer la technique Pomodoro, vous avez beaucoup d'outils à choisir, de la minuterie à manivelle d'origine à une prise Slack -dans. Ce sont toutes des implémentations différentes de la même idée: 25 minutes de travail ininterrompu, cinq minutes de repos, avec une pause plus longue tous les quatre Pomodoros.

Mais, avec autant d'options, comment savez-vous quel outil vous convient le mieux

Il y a une application pour cela.

En 2018, le marché des logiciels de productivité commerciale était de 98,7 milliards de dollars dans le monde et devrait atteindre environ 106,8 milliards de dollars d'ici 2021. Le choix peut être débilitant . Il est facile de perdre une heure à cliquer entre différents outils, chacun garni d'un langage marketing optimiste et débordant de possibilités.

Le New York Times appelle la recherche sans fin de la «meilleure» chose peur de meilleures options . Selon les chercheurs les maximiseurs, ou les gens qui sont toujours à la recherche du meilleur, sont moins satisfaits de leurs choix et ont des niveaux de regret plus élevés que les satisficers, ou les gens qui sont heureux de s'installer avec un assez bon

Connexes: 9 erreurs de productivité que vous commettez dans les 10 premières minutes de votre journée

En essayant toujours de trouver le meilleur outil, nous perdons du temps et réduire la productivité et sont moins satisfaits des résultats. Pour sortir de la spirale de maximisation, définissez les paramètres autour de ce que vous avez besoin de l'outil pour réaliser. S'il réussit contre ces mesures, respectez-le. En étant précis sur ce que vous devez accomplir avec l'outil, vous vous concentrez sur un outil qui fonctionne, ce qui est plus important que d'avoir le meilleur.

Les outils ne peuvent pas faire tout le travail.

Les outils sont là aider. Ils ne peuvent pas te réparer. Tout comme un grand couteau ne fera pas de vous un grand chef, un outil ne remplace pas les compétences. Une application d'optimisation financière peut vous fournir des données pour vous aider à prendre de meilleures décisions, mais elle ne peut pas vous faire perdre le latte de 6 $.

Inversement, un mauvais outil ne ruinera pas votre entreprise, mais il peut vous ralentir. et affecter négativement votre produit fini. Un mauvais couteau entre les mains d'un grand chef pourrait encore être utilisé pour faire un bon repas, mais le processus de cuisson serait plus lent, moins précis et plus frustrant.

Vous avez besoin des bons outils et des bonnes compétences. Mais, les compétences doivent venir en premier.

La recherche des bons outils peut aider à identifier les lacunes de compétences ou d'organisation dans votre entreprise. Par exemple, vous cherchez peut-être un outil pour vous aider à gérer des projets. La première question devrait être, que faisons-nous maintenant pour suivre les tâches, les livrables et les délais? Si la réponse n'est pas limpide, il vaut peut-être la peine de regarder le cadre en premier. Travailler en dehors d'un cadre peut sembler que vous travaillez toujours efficacement, mais souvent, nous confondons l'activité avec la productivité . Examiner comment nous faisons les choses, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas peut nous aider à être plus efficaces et à intégrer le bon outil de la bonne façon.

Related: 5 habitudes quotidiennes qui augmenteront vos niveaux de productivité

La mise en place de ce cadre plus large est également essentielle pour la formation et l'adhésion des employés. Vos employés doivent apprendre non seulement comment utiliser le logiciel, mais aussi comment il s'intègre dans l'écosystème du flux de travail et de l'organisation dans son ensemble. La plupart des sessions de formation ne servent que d'aperçus techniques. Sans le contexte plus large du cadre, l'outil se trouve à l'intérieur, l'outil ne sera souvent pas utilisé à son meilleur effet, s'il est utilisé du tout.

Le meilleur outil de productivité est celui qui fonctionne pour vous.

Les outils de productivité existent depuis bien avant l'invention de l'iPhone. Ils ont pris la forme de minuteries, de calendriers papier et de listes de tâches écrites. De même, notre fascination pour le quotidien des gens productifs n'est pas nouvelle. Benjamin Franklin a publié son horaire quotidien dans son autobiographie en 1791 (mauvaise nouvelle: il s'est également levé tôt).

La productivité est une entreprise très personnelle. Ce qui fonctionne pour quelqu'un d'autre peut ne pas fonctionner pour vous. À plus grande échelle, ce qui a fonctionné pour une entreprise peut ne pas convenir à la vôtre. Afin de trouver les bons outils et le bon système pour votre entreprise ou votre entreprise la plus productive, vous devez réfléchir à l'endroit où vous vous trouvez aujourd'hui et à la façon dont vous pouvez vous préparer au succès demain.

Cela nécessite de vous connaître et de connaître votre équipe. . Si vous savez que vous avez tendance à vous imposer de gros délais, quels outils pouvez-vous utiliser pour mieux gérer votre temps? Si vous êtes distrait par des alertes sur votre téléphone, il est peut-être préférable d'essayer une minuterie de cuisine sur une application téléphonique.

Nous aimerions tous dire qu'aujourd'hui est le jour où nous devenons des versions idéales de nous-mêmes, des gens qui terminent des projets en avance sur le calendrier et ne faites jamais d'erreurs imprudentes et n'appuyez pas sur le bouton «snooze», mais un outil qui ne vous rencontre pas là où vous êtes est inutile. Le meilleur outil est celui que vous utiliserez réellement.