Votre guide complet de la tenue de livres pour votre entreprise

Tenue de livre compte est la base de tous les petits Entreprise aperçu. Si vous dirigez une petite entreprise, vous devez en faire une habitude. Trop souvent, la comptabilité est mise de côté par les propriétaires de petites entreprises pour s’attaquer au problème le plus pressant du moment. Si ce n’est pas ça, c’est de la procrastination ou de la phobie des nombres (la peur de se tromper).

Croyez-moi, ne le mettez pas de côté. Beaucoup trop de propriétaires de petites entreprises laissent souvent un arriéré de transactions et de dépenses s’accumuler avant de les organiser, ce qui peut nuire à votre entreprise d’au moins deux façons importantes.

Tout d’abord, cela crée de la confusion. Une comptabilité à jour vous indique les éléments essentiels que vous devez savoir. Sans cela, vous n’aurez qu’une idée approximative de combien d’argent vous avez, des factures impayées que vous devez payer et si vous avez été payé pour les biens ou services que vous fournissez.

Deuxièmement, ignorer la comptabilité rend le paiement de vos impôts plus compliqué. Il y a peu de choses pires que d’avoir une échéance et d’avoir à trier un sac en papier rempli de reçus pour les articles que vous pouvez déduire – en même temps, vous essayez de respecter une échéance pour un client. L’utilisation d’un comptable fiscaliste ou d’un préparateur n’est pas bon marché non plus.

Voici la bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’un finance degré de comprendre et de tirer parti de la comptabilité. La méthode de comptabilité en partie double, la manière comptabilité se fait aujourd’hui, remonte au 15ème siècle. Si vous avez déjà fait une liste de contrôle des éléments nécessaires pour accomplir une tâche, puis marqué les éléments au fur et à mesure qu’ils étaient rassemblés ou accomplis, vous avez l’essentiel de la comptabilité.

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Comptabilité 101

Lorsque vous êtes prêt à entreprendre votre propre comptabilité, voici le programme de votre cours non diplômant :

• Comptes. Les comptes regroupent des activités commerciales similaires pour faciliter l’analyse (c’est-à-dire un compte de vente). La liste complète de vos comptes s’appelle votre plan comptable. Les éléments de cette liste comprennent les ventes, le coût des marchandises vendues, les salaires – toutes les activités commerciales que vous effectuez.
• Période comptable: Il s’agit de la période spécifique pendant laquelle vous examinez votre entreprise. Par exemple, vous voudrez peut-être savoir comment vous avez fait en février. Ou le troisième trimestre. Ou l’année. Ou depuis que vous avez commencé à faire de la publicité.
• Comptes à payer: Il s’agit de l’argent que vous devez actuellement à des vendeurs ou à des fournisseurs, mais que vous n’avez pas encore payé. Si vous avez acheté un ordinateur que vous n’avez pas encore payé, c’est un compte à payer.
• Comptes débiteurs: Vous avez fait le travail et envoyé la facture, mais le chèque du client est à la poste. C’est un compte débiteur.
• Comptes de régularisation: Dépenses ou revenu vous avez engagé mais n’avez pas encore payé (cela signifie que les comptes créditeurs et les comptes débiteurs sont des charges à payer). Si vous utilisez la comptabilité d’exercice, vous enregistrez les charges à payer (positives et négatives) au moment de la vente. Dans la comptabilité de caisse, vous auriez enregistré le moment où vous avez payé ou reçu l’argent. L’avantage de la comptabilité d’exercice est qu’elle vous permet de savoir que même si vous avez de l’argent en main, vous ne devriez pas le dépenser librement. Vous devrez peut-être pour cet envoi de matières premières que vous venez de recevoir. Inversement, vous avez peut-être travaillé tout le mois pour un client mais n’avez pas encore été payé pour ce travail.
• Les atouts: Objets que vous possédez, physiques ou immatériels. Il peut s’agir d’éléments tels que des biens, des véhicules, de l’argent, un ordinateur ou le droit d’utiliser une place de stationnement particulière.
• Bilan: Ce document résume tous vos actifs (ce que vous possédez) et les compare à tous vos capitaux propres et à tous vos passifs (ce que vous devez). Grâce à lui, vous pouvez évaluer la santé financière globale de votre organisation.
• Des flux de trésorerie: Une comparaison entre l’argent que vous recevez habituellement et l’argent que vous devez payer.
• Coût des marchandises vendues (COGS): Si vous fabriquez un produit, la somme des coûts est directement liée à la fabrication de ce produit. Donc, si vous êtes une boulangerie, il s’agirait de matériaux tels que la farine, le sucre et les œufs, ainsi que le coût d’utilisation de la cuisine dans laquelle vous cuisinez. Après avoir soustrait votre coût des marchandises vendues de vos ventes nettes (c’est-à-dire vos revenus de vente totaux moins les remises sur les ventes, les indemnités ou les retours), vous obtenez votre bénéfice brut.
• Comptabilité en partie double: En enregistrant chaque entrée en tant que crédit et débit, vous voyez la source de votre argent et où vous le dépensez. Cela facilite la détection des erreurs. Créditer de l’argent lorsque vous achetez un bien ; débiter un compte d’actif (par exemple, « dépenses informatiques ») lorsque vous dépensez de l’argent pour cet actif. Lorsque vous vérifiez tout, cela s’appelle créer une balance de vérification, qui est juste une façon de vous dire si vos débits et crédits sont exacts. Si vos débits et vos crédits ne correspondent pas, quelqu’un doit parcourir chaque élément jusqu’à ce que vous trouviez la source de l’erreur. Bien que laborieux, la détection de ces écarts est le véritable avantage de la comptabilité en partie double.
• Équité: La valeur de votre entreprise après que vous avez remboursé vos dettes et qui en est propriétaire (ces capitaux propres peuvent vous appartenir entièrement ou être partagés avec un partenaire ou des investisseurs).
• Dépenses: Ce que vous dépensez pour faire fonctionner votre entreprise. Vos dépenses peuvent être des articles dont vous avez besoin pour fabriquer un produit que vous vendez. Ceux-ci peuvent inclure le coût de la location de votre immeuble, vos fournitures de bureau, votre masse salariale, etc.
• Grand livre général: Cela répertorie traditionnellement tous les comptes individuels nécessaires pour délimiter les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus, les dépenses, les gains et les pertes de votre entreprise. Plutôt que de répertorier de manière exhaustive chaque transaction (par exemple, le câble que vous avez acheté chaque semaine à partir de janvier), il résume à partir des listes chronologiques dans des journaux, tels qu’un journal d’inventaire brut ou un journal des reçus de vente.
• Compte de résultat (compte de profits et pertes): Ce document compare les revenus à vos dépenses pour révéler si votre entreprise a gagné ou perdu de l’argent au cours d’une période comptable donnée.
• Passifs: L’argent que vous devez mais que vous n’avez pas payé, comme les factures impayées, les soldes de cartes de crédit et tout prêt professionnel que vous avez contracté. Si le total des passifs de votre entreprise dépasse ses actifs, votre entreprise est en difficulté.
• Paie: La liste complète de vos employés et combien chacun est payé, ainsi que combien vous payez en impôts et cotisations de retraite.

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Comptabilité 102

La prochaine compétence non-MBA que vous devez apprendre est la tenue de registres diligente et précise. Alerte spoiler : une boîte pleine de reçus non organisés et de documents financiers connexes que vous ne regardez que quelques minutes avant l’heure des impôts n’est ni efficace ni comptable.

Surveillez les autres systèmes qui semblent devoir fonctionner, mais qui sont défectueux. Par exemple, conserver vos journaux dans des cahiers ou des dossiers, aussi facilement accessibles qu’ils soient, peut être fastidieux et entraîner des erreurs. De même, les feuilles de calcul semblent compactes, elles sont flexibles et la plupart des gens en ont une compréhension de base. Pourtant, ils se prêtent facilement à l’erreur et peuvent rapidement devenir complexes.

Voici ce qui fonctionne vraiment dans la maîtrise de votre comptabilité : un plateforme en ligne dans lequel vos données peuvent être rapidement scannées et qui est systématiquement liée à vos comptes bancaires et cartes de crédit.

Une telle plateforme est facile à configurer et peut effectuer automatiquement la plupart des tâches qui vous aident le mieux. Il existe plusieurs plateformes comme celle-ci (telles que Soigné et QuickBooks) qui permettent de catégoriser vos dépenses et vos revenus dans des comptes standard pour vous aider à comprendre rapidement les finances de votre entreprise et les possibilités d’amélioration.

Alors allez-y et jetez votre casquette en l’air. En seulement ces quelques minutes de lecture de cet article, vous avez maîtrisé l’essence de la comptabilité sans diplôme en comptabilité. Maintenant, allez de l’avant et soyez rentable.