Utilisez ces 7 conseils pour aller mieux.

Octobre
4 2019

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Si vous ne possédez pas de chope disant: "J'ai survécu à une autre réunion qui aurait dû être un courrier électronique", c’est ce que fait une autre personne de votre société – et pour cause –

Les entreprises modernes tiennent aussi nombreuses réunions . Plus vos équipes passent de temps dans les salles de conférence, moins elles passent de temps à vendre, commercialiser, créer ou produire. Les bonnes réunions sont un mal nécessaire, mais supprimez la nécessité et elles deviennent tout à fait un mal.

Arrêtez de perdre du temps et tenez des réunions plus intéressantes et plus significatives en suivant ces conseils:

1. Automatisez le calendrier et l'agenda.

Au lieu de jouer aux balises de courrier électronique, utilisez les outils d'automatisation des flux de travail pour trouver l'heure qui convient le mieux à tout le monde. Avec les bons outils, vous n'avez pas à vous demander si des joueurs importants seront présents ou combien de fois vous aurez besoin de reprogrammer. Branchez le nom de chacun dans le logiciel, et l’ordinateur vous dira exactement quand vous voulez vous réunir.

Les outils d’automatisation des flux de travail peuvent même vous aider à créer de meilleurs programmes de réunion. Lorsque les participants savent quoi apporter et quoi dire, vous pouvez réduire de moitié le temps de réunion et permettre à tout le monde de retourner au travail.

Related: 5 façons pour les grandes entreprises d’animer leurs réunions

2. Limitez la liste des invités.

Toute personne qui ne joue pas un rôle actif dans le processus de prise de décision n'a pas besoin d'assister à votre réunion. Cela inclut les supérieurs qui souhaitent rester informés et les membres de l’équipe de première ligne qui exécuteront les décisions. Faites en sorte que la liste des invités soit aussi courte que possible, puis informez les personnes qui ont besoin de connaître les détails dans un courrier électronique post-réunion.

En limitant le nombre de participants, vous pouvez réduire la durée d'une réunion d'une heure à 30 minutes. Ensuite, si vous avez besoin de discuter avec votre équipe de la manière de mettre en œuvre les idées, vous pouvez communiquer les informations essentielles sans perdre de temps pour tout le monde, décrivant comment vous en êtes arrivé à la stratégie finale.

3. Interdire les outils de présentation.

Les gens oublient les diapositives PowerPoint au moment où ils les voient. Abandonnez les outils de présentation et limitez vos communications aux informations les plus pertinentes. Si les gens ont besoin de connaître les statistiques, distribuez des copies des données et ne couvrez que les parties les plus importantes.

Chez Amazon, Jeff Bezos commence les réunions avec 30 minutes de lecture silencieuse. Cela peut paraître désagréable, mais les gens assimilent mieux les informations quand ils ne doivent pas prétendre mémoriser des points. Pour que vos réunions soient plus courtes, gardez vos techniques de diffusion de l’information simples

Liés: La science a quelques suggestions pour rendre les réunions productives

4. Restez strictement à l'heure.

Si vous dites que votre réunion commencera à 9h00, ne commencez pas à 9h02. Respectez votre temps – et celui de tous les autres – en respectant l'horaire. Cela peut prendre un certain temps, selon la culture de votre bureau, mais une gestion du temps plus stricte est payante.

Envisagez de commencer les réunions à des heures inhabituelles, par exemple 10 minutes après l'heure, pour donner aux gens l'occasion d'arriver et de se situer. N'ajoutez pas ce temps à la fin, vous pouvez facilement parcourir une heure de contenu de réunion en 50 minutes.

5. Nom noms.

Pour que les réunions soient toujours pertinentes et éviter de consacrer trop de temps à la clarification, affectez une personne directement responsable pour chaque action. Autrement, tout le monde dans la salle comprendra la nécessité de l'action proposée, puis partira en supposant que quelqu'un d'autre s'en chargera.

À la fin de la réunion, demandez aux DRI de clarifier leurs responsabilités vis-à-vis du groupe. Cela garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et permet aux DRI de s’assurer de bien comprendre les attentes avant de commencer à travailler. Rendez-vous en personne

Lors des téléconférences, les gens aiment envoyer des courriels, consulter les médias sociaux et cuisiner le petit-déjeuner – en d'autres termes, faire à peu près tout sauf écouter. Évitez de perdre du temps en organisant des réunions en personne à chaque occasion.

Si un ou plusieurs participants travaillent à distance, utilisez des outils de vidéoconférence pour simuler un événement réel. Rien ne vaut une réunion en personne, mais lorsque les participants peuvent voir les vrais visages des autres et se répondre, ils savent au moins que leurs collègues sont présents et engagés.

7. Changer l'environnement.

Les réunions prennent déjà du temps de travail normal. Pourquoi ne pas faire un effort supplémentaire en donnant aux participants une chance de s’éloigner du bureau pendant une minute? Planifiez des réunions hors site au début ou à la fin de la journée pour donner aux participants une pause par rapport à leurs habitudes.

Secouez un peu plus les réunions traditionnelles en appliquant une politique de représentation permanente. Les gens aiment s'asseoir et plus vous les incitez à rester debout longtemps, plus vite ils voudront que la réunion se termine. Rien ne garantit des solutions rapides comme un inconfort physique. Vous préférerez peut-être quand même travailler dans votre bureau, mais au moins, les réunions auxquelles vous participerez seront brèves, utiles et utiles à votre productivité.