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décembre 11, 2018

Une meilleure alternative aux feuilles de calcul

Une meilleure alternative aux feuilles de calcul - Smashing Magazine


À propos de l'auteur

Nick Babich est un développeur, un passionné de technologie et un amateur de l'expérience utilisateur. Il a passé les 10 dernières années dans l'industrie du logiciel avec une spécialisation dans…
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La génération de rapports et la création de feuilles de calcul peuvent prendre beaucoup de temps. Aujourd’hui, nous aimerions vous présenter Float une application qui permet aux gestionnaires de produits de garder un meilleur aperçu des tâches de l’ensemble de l’équipe et de toutes les personnes concernées.

(Il s’agit d’un poste parrainé.) Sur le marché très concurrentiel d’aujourd’hui, il est essentiel d’agir rapidement. Après tout, nous savons tous ce que le dicton populaire dit: "Le temps, c'est de l'argent." Plus votre équipe de produit se déplace rapidement lors de la création d'un produit, meilleures sont ses chances de réussite sur le marché. Si vous êtes chef de projet, vous avez besoin d’un outil qui vous aide à tirer le meilleur parti du temps de chaque membre de votre équipe.

Bien que les équipes de création travaillent généralement sur des produits nouveaux et innovants, beaucoup utilisent encore des outils traditionnels pour gérer leur travail. Les feuilles de calcul sont l’un des outils les plus courants de la boîte à outils du chef de projet. Bien que cela puisse convenir à une équipe de deux ou trois membres, la gestion du temps de l'équipe devient un travail exigeant à mesure que l'équipe grandit.

Chaque fois que les chefs de projet tentent de gérer leur équipe à l'aide de feuilles de calcul seuls, ils rencontrent généralement les problèmes suivants:

1. Manque de transparence

Comprendre ce qui se passe réellement dans un projet demande beaucoup de travail. Il est difficile de comprendre visuellement qui est occupé et qui ne l’est pas. En conséquence, certains membres de l'équipe risquent d'être surchargés, tandis que d'autres auront trop peu à faire. Vous n'obtiendrez pas non plus d'indication claire sur le temps consacré à un travail particulier et à des clients particuliers, ce qui est essentiel non seulement pour la facturation, mais également pour informer les décisions futures de votre agence, par exemple le choix du prochain employeur.

2 . Difficile de faire rapport aux parties prenantes

Avec les feuilles de calcul comme base de la gestion de projet, traduire les données sur les personnes et le temps en informations concrètes est un véritable défi. La visualisation des données est également pratiquement impossible avec la gamme limitée de fonctions de création de graphiques fournies par les outils de calcul. En conséquence, la génération de rapports avec des feuilles de calcul devient une tâche fastidieuse. Plus le nombre de personnes et d'activités consacrées à un projet est important, plus la génération de rapports consomme beaucoup de temps.

3. Feuilles de calcul Gérer des tâches, pas des gens

La gestion de projets avec des feuilles de calcul individuelles est une catastrophe imminente. Bien qu'un seul tableur puisse donner une ventilation claire d'un projet, il ne permet en aucun cas d'indiquer une surcharge ou une sous-charge pour certains membres de l'équipe, quel que soit le projet.

4. Absence d’un aperçu de haut niveau d’un projet

Il est bien connu dans l’industrie que de nombreux concepteurs souffrent de la vision en tunnel: sans la vision globale d’un projet, leur objectif est de résoudre des tâches en cours. Mais le problème de la vision tunnel ne se limite pas aux concepteurs; il existe également dans la gestion de projet.

Lorsqu'un chef de projet utilise un outil tel qu'un tableur, il est généralement difficile (voire impossible) de créer une vue d'ensemble de haut niveau d'un projet. Même lorsque le chef de projet investit beaucoup de temps dans la création de cette vue d’ensemble, la situation devient désuète dès que la direction de la société change.

5. Le risque d'une information obsolète

Le développement de produit évolue rapidement, ce qui rend difficile pour les responsables de projet de surveiller en permanence et d'introduire toutes les modifications requises dans le tableur. Non seulement cela prend du temps, mais ce n'est pas non plus très amusant – et, en conséquence, souvent, on ne le fait pas.

Comment la technologie rend notre vie meilleure: Présentation de Float

La technologie a toujours été à la base réduire le travail mécanique afin de miser sur l'innovation. Dans une agence de création ou de produit, le but ultime est d’automatiser autant que possible le processus de conception et de gestion humaine du produit, afin que l’équipe puisse se concentrer sur le travail en profondeur de la créativité et de l’exécution.

Dans cet esprit, explore Float une application de gestion des ressources pour les agences de création. Float permet de comprendre plus facilement qui travaille sur quoi, devenant ainsi une source de vérité pour l’ensemble de votre équipe.

Aider les gestionnaires de produits à surmonter les défis de la gestion du temps et des ressources humaines

Float facilite la collaboration au sein de l’équipe et rend le travail plus efficace. Voici comment:

1. Visual Team Planner: Aperçu de l'équipe et des tâches

Float vous permet de planifier des tâches de manière visuelle à l'aide de l'onglet "Planifier". Dans cette vue, vous pouvez affecter et mettre à jour des affectations de projet. Une interface glisser-déposer simplifie la planification de votre équipe.

Voici un exemple de Calendrier (Anglais) :


 Le calendrier n'est pas seulement une vue d'ensemble de qui travaille sur quoi et quand. , mais aussi une toile dynamique. Cliquez sur un espace vide pour créer une tâche. Chaque tâche peut être facilement modifiée, étendue ou scindée.
L’horaire proposé n’est pas seulement une vue à vol d'oiseau de qui travaille sur quoi et quand, mais aussi une toile dynamique. Cliquez sur un espace vide pour créer une tâche. Chaque tâche peut être facilement modifiée, étendue ou scindée. ( Grand aperçu )

Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez en faire davantage:

  • Prioriser les tâches
    Vous pouvez le faire en les déplaçant simplement les unes sur les autres
  • Tâches en double
    Appuyez simplement sur «Shift» et faites glisser la tâche sélectionnée vers un nouvel emplacement. 19659033] Vous pouvez hiérarchiser les tâches, les dupliquer, étendre ou même scinder une tâche avec Float. « />
    ( Grand aperçu )
    • Prolonger une tâche
      Si un membre de votre équipe a besoin de temps pour terminer une tâche, vous pouvez le prolonger en un clic à l'aide de l'interface visuelle.
    • Diviser une tâche
      Lorsqu'il devient évident que quelqu'un si votre équipe a besoin d’aide pour une tâche, il est facile de la diviser en plusieurs parties et d’attribuer chaque partie à un autre membre.

    2. Rapports et statistiques intégrés

    La fonction de génération de rapports et de statistiques intégrée de Float (rapports d'utilisation) permet aux chefs de projet d'économiser des heures de travail manuel à la fin de la semaine, du mois ou du trimestre.


     Float vous permet de garder une trace.
    Float vous aide à garder une trace de toutes les heures d’un projet. ( Grand aperçu )

    Il est relativement facile de personnaliser le format du rapport. Vous pouvez:

    • Choisir le rôle des membres de l’équipe (employés, sous-traitants, tous) dans “Personnes”;
    • Choisir le type de tâche (provisoire, confirmée, complétée) dans “Tâche”.

    Il est essentiel de Mentionnez que Float vous permet de définir différents rôles pour les membres de l’équipe. Par exemple, si quelqu'un travaille à temps partiel, vous pouvez le définir dans les paramètres «Profil» et spécifier que son travail est à temps partiel uniquement. Cette fonction est également utile lorsque vous devez calculer un budget.

     Envoi par e-mail aux membres de l'équipe de leurs heures individuelles pour la semaine
    ( Aperçu large )

    Vous pouvez envoyer aux membres de l'équipe un e-mail indiquant leurs heures individuelles pour la semaine.

    3. Rechercher et filtrer: Toutes les informations dont vous avez besoin, à votre portée

    Toutes les informations de votre équipe sont regroupées au même endroit. Vous n’avez pas besoin d’utiliser différentes feuilles de calcul pour différents projets; pour ajouter un nouveau projet, cliquez simplement sur “Projets” et ajoutez un nouvel objet.

    Vous pouvez également utiliser les outils de filtrage pour mettre en évidence des projets spécifiques. Un moyen simple de voir rapidement les tâches pertinentes consiste à filtrer par balises, en ne laissant que certains types de projets (par exemple, les projets avec des sous-traitants).


     Personnalisation du format du rapport
    ( Aperçu large )

    4. Obtenir un aperçu général de tous vos projets

    Avec Float, vous aurez toujours une trace de ce qui s’est passé et à quel moment.
    – Définissez des jalons dans les paramètres d’un projet et gardez un œil sur les jalons à venir dans votre Activity Feed .


     Définissez des jalons pour votre projet.
    Avec Float, vous pouvez définir des jalons pour votre projet. ( Grand aperçu )
    • Détaillez un utilisateur ou une équipe et examinez son emploi du temps. Lorsque vous voyez que quelqu'un est surchargé de temps (le rouge vous l'indiquera), vous pouvez déplacer d'autres membres de l'équipe à cette activité et les regrouper.

     Float vous permet de garder une trace de toutes les heures d'un projet.
    Float vous aide à garder trace de toutes les heures d'un projet. ( Grand aperçu )

    Vous pouvez visualiser par jour, semaine ou mois, ce qui facilite le zoom arrière et une vue d'ensemble du projet.


     Vous pouvez effectuer un zoom avant pour une vue détaillée du jour ou un zoom arrière pour afficher une prévision mensuelle.
    Effectuez un zoom avant pour une vue détaillée du jour ou un zoom arrière pour afficher une prévision mensuelle. ( Grand aperçu )

    5. Réduire les risques d’informations périmées

    Il n’est pas nécessaire de basculer entre plusieurs outils pour trouver tout ce que vous devez savoir. Cela signifie que vos informations seront à jour (il est beaucoup plus facile de gérer votre projet en utilisant un seul outil que plusieurs).

    Float peut être facilement connecté à tous les services que vous utilisez.


     Les outils de filtrage permettent de: surligner des projets spécifiques
    «Calendrier», «Personnes» et «Outils de projet» travaillent ensemble pour créer un contexte. ( Grand aperçu )

    Conclusion

    Si la gestion de projet de votre équipe laisse beaucoup à désirer, Float est une évidence. Float facilite la visualisation de tout ce que vous avez besoin de savoir sur les projets de votre équipe en un seul endroit, en fournissant aux chefs de projet les informations et les fonctionnalités dont ils ont besoin pour gérer le monde en évolution rapide de la conception et du développement numériques. Commencez avec Float aujourd'hui!

     Éditorial éclatant (ms, ra, al, il)



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