Une façon de se rencontrer plus souvent

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Si vous avez suivi le voyage de Buffer ou ce blog depuis un petit moment, vous savez à quel point nous aimons travailler en tant que équipe distribuée alors que nous chérissons aussi les temps que nous rencontrons en personne .

Depuis les débuts de Buffer, les retraites font partie intégrante de notre culture et nous permettent de continuer à travailler à distance en tant qu'entreprise de plus de 70 personnes. Dans leur état actuel, les retraites à Buffer se produisent une fois par an. Nous avons mis de côté un budget pour transporter tout le monde sur l'équipe Buffer à un endroit et nous passons la semaine à se connecter en équipe .

Autrefois, les retraites avaient lieu plus souvent (tous les six mois à un moment donné!) mais cela n'était pas financièrement viable pour nous. Bien que nous soyons passés à une retraite annuelle pour l'ensemble de l'entreprise, l'année dernière nous avons commencé à expérimenter un moyen pour que les zones individuelles de Buffer se retrouvent entre les retraites pour continuer à tisser des liens et aborder des projets spécifiques. C'est ainsi que les mini-retraites ont commencé.

Les mini-retraites ont été couronnées de succès pour l'équipe Buffer et nous commençons tout juste à planifier des mini-retraites pour cette année. Dans cet article, nous verrons plus en détail ce qu'est une mini-retraite, comment nos équipes passent le temps dont elles disposent et combien nous leur réservons exactement.

Ce que les mini-retraites sont au tampon

Les mini-retraites sont une période d'une semaine où une zone spécifique (Marketing, Mobile, Données, Personnes, etc.) peut se réunir au même endroit pour passer une semaine axée sur la vision de haut niveau, la stratégie et l'établissement d'objectifs pour leur région.

Chaque zone choisit ses propres objectifs pour sa mini-retraite. Par exemple, peut-être qu'un secteur passera le temps sur une mini-retraite de type «hackathon» axée spécifiquement sur un produit ou une caractéristique. Ou un autre domaine pourrait se réunir pour une conférence ou un événement extérieur dont bénéficierait leur région, puis ajouter quelques séances de travail avant ou après l'événement.

Toute utilisation de ce temps qui aboutit à une collaboration significative pouvant avoir un impact durable est

Les mini-retraites ne sont pas obligatoires pour toutes les régions ou tous les individus, bien que la plupart des régions en profitent.

Alors que les rencontres occasionnelles et le temps de coworking sont très bénéfiques Pour le collage d'équipe, nous essayons de maintenir l'ordre du jour des mini-retraites ciblé et stratégique. Cela place les mini-retraites en dehors de la grande retraite d'entreprise

L'équipe de données à Encinitas, Californie

La logistique des mini-retraites

Chaque secteur est différent et pourrait utiliser son budget alloué dans un différent façon. Chaque domaine est pleinement habilité à gérer son budget de la manière qui lui semble la plus efficace. (Plus sur le budget exact dans la section suivante.)

Voici quelques lignes directrices et meilleures pratiques que nous avons apprises de nos mini-retraites.

Calendrier

Mini-retraites dure généralement une semaine. Nous recommandons également qu'ils arrivent à la fin du troisième ou du quatrième trimestre, si c'est possible. Nous avons appris que mettre un peu de distance entre la retraite en équipe complète et les mini-retraites a tendance à produire les meilleurs résultats. Idéalement, en maximisant le moment de la retraite en équipe complète et de la mini-retraite, les régions peuvent atteindre une cadence de réunion d'environ tous les 6 mois. Ce ne sera pas toujours possible, mais c'est un objectif que nous gardons à l'esprit!

Préparation

Planifiez tôt et partagez les objectifs à l'avance. Nous savons que notre équipe tirera le meilleur parti de son budget et de son temps si elle planifie bien à l'avance (trois mois est généralement une bonne ligne directrice). Nous posons des questions comme: Que voulez-vous accomplir ensemble? Comment saurez-vous si la mini-retraite a été un succès?

Préparez un ordre du jour à l'avance. C'est très bien si les choses changent lorsque vous êtes sur le terrain. Mais il est plus inclusif pour tous les types de personnalité de donner aux gens une chance de planifier et de réfléchir à l'avance sur les sujets que votre région prévoit de couvrir.

Point personne

Pour faciliter la planification, chaque mini-retraite devrait avoir un propriétaire clair qui gère le budget de la mini-retraite, agit en tant que liaison avec l'équipe administrative et, finalement, prend la décision finale d'accepter ou rejeter certaines dépenses. Cela ne doit pas être une avance; n'importe qui peut être un planificateur de mini-retraite!

L ocation

Nous donnons la priorité à la convivialité sur le lieu. Nous ne voulons pas limiter l'imagination ou les compétences budgétaires de notre équipe, c'est donc simplement une suggestion de se rappeler que le but de la mini-retraite est de passer du temps ensemble en tant qu'équipe, sans voir une destination exotique.

certaines des équipes où nous ne pouvions pas tout le monde dans un endroit? Nous avions une équipe expérimentée l'année dernière pour faire toute leur mini-retraite via Zoom pendant une semaine et ce fut un grand succès!

Partenaires

Nous recommandons d'assister en solo, sans autres personnes. Contrairement à la retraite en équipe complète, les mini-retraites sont conçues pour être petites et ciblées, donc voyager en solo donnera aux coéquipiers la plus grande liberté pour planifier leur budget (par exemple, partager une maison Airbnb) et se concentrer plus étroitement sur les objectifs de l'équipe.

Les mini-retraites sont facultatives

Les coéquipiers peuvent se retirer s'ils trouvent que ces voyages sont un fardeau pour quelque raison que ce soit. Si un coéquipier éprouve des difficultés à être présent à la mini-retraite, nous envisageons d'aller dans sa ville ou de faire un effort pour les relier à des conversations clés via Zoom.

L'équipe Publish de Pemberton, Colombie-Britannique. 19659033] Combien nous budgétons pour les mini-retraites

Nous avons mis de côté un budget de 1 400 $ US par personne pour les mini-retraites. Cela comprend les frais de déplacement, d'épicerie et d'hébergement.

Cette année, le budget que nous avons prévu augmente légèrement par rapport à l'an dernier, car nous avons reçu des commentaires selon lesquels ce n'était pas suffisant. Nous voulons être inclusifs et travailler dans les budgets alloués. Nous n'invitons ni ne suggérons aux coéquipiers qu'ils paient pour quelque chose de leur poche qui ne sera pas rapidement remboursable.

Nous mettons en commun le montant budgété par zones pour déterminer le budget global pour la mini-retraite de cette région. Par exemple, une équipe de 5 personnes aura un budget global de 7 000 $. Cela signifie que les 1 400 $ ne sont pas toujours réservés à une seule personne. L'équipe marketing de l'année dernière a fait une mini-retraite au Colorado, où résident déjà deux de nos coéquipiers. Cela facilitait le budget pour les billets d'avion pour les coéquipiers les plus éloignés (comme à Singapour ou en Australie) afin que toute l'équipe puisse être ensemble

The Marketing Team in Denver, Colorado

À vous de jouer [19659008] Votre équipe fait-elle quelque chose comme des mini-retraites? Que feriez-vous lors d'une mini-retraite?
Nous aimerions avoir de vos nouvelles dans les commentaires!