Un guide définitif pour l'hébergement d'événements en ligne

Mai
5, 2021

14 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Le monde a connu des changements radicaux à la suite de la pandémie du COVID-19. Avec plus de 116 millions de cas signalés par l'Organisation mondiale de la santé en mars 2021, les verrouillages à l'échelle nationale et les règles de distanciation sociale sont pleinement en vigueur dans plusieurs pays. Cela a par conséquent obligé les entreprises à trouver de nouvelles façons de fonctionner à distance pour éviter d'être fermées.

L'un des secteurs les plus touchés par la pandémie a été l'industrie des événements . La plupart des événements, des pop-ups locaux et des conférences, aux événements internationaux à grande échelle comme les Jeux olympiques et la Coupe du monde ont été annulés ou reportés, sans idée précise du moment ils pourront reprendre.

Alors que l'industrie des événements en personne a pris un coup dur, la pandémie a créé de nouvelles opportunités pour les organisations d'adapter et d'héberger des événements en ligne pour faire avancer les affaires.

En fait, au cours de la l'année dernière, les événements en ligne ont gagné en popularité. Une étude de Grand View Research par exemple, estime que l'industrie mondiale des événements virtuels va presque décupler, passant de 78 milliards de dollars à 774 milliards de dollars d'ici 2030.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles améliorer leurs capacités d'hébergement engageantes et réussies? événements en ligne? Voici un guide pratique qui vous explique tout!

Quels sont les événements en ligne et leurs avantages?

Un événement en ligne est simplement un événement qui se déroule virtuellement à une date et une heure spécifiques. Les participants se rencontrent via une plate-forme numérique plutôt que de se rencontrer physiquement en personne dans un lieu particulier.

Outre l'aspect santé et sécurité de l'organisation d'événements en ligne, certains avantages clés de ces types d'événements virtuels sont:

1. Ils sont plus rentables pour les participants ainsi que pour l'hôte .
2. Ils offrent la possibilité d'atteindre une liste plus large de participants (ainsi que des orateurs) puisqu'ils sont
3. Ils permettent aux hôtes de suivre efficacement la participation, la génération de leads et l'engagement, entre autres paramètres.
4. Ils sont relativement plus faciles en termes de logistique et la planification.
5. Ils peuvent être promus sur une grande variété de canaux numériques .

Connexes: Comment mettre stratégiquement en ligne votre événement

Quels sont les types de événements en ligne?

Dans le numérique d'aujourd'hui e, pratiquement la plupart des types d'événements peuvent être organisés en ligne! Des réunions aux webinaires, en passant par les concerts et même les événements à grande échelle comme les conférences et les salons professionnels – la pandémie a prouvé que la technologie peut être utilisée pour accueillir tout type d’événement.

Quelques types courants d’événements. les événements en ligne sont:

• Conférences et salons professionnels
• Webinaires
• Ateliers pédagogiques
• Meetups communautaires
• Questions et réponses
• Concerts
• Séminaires

Connexes: What Makes Des événements comme ceux d'Apple si efficaces?

Quelles sont les étapes pour planifier un événement en ligne réussi?

La planification d'un événement peut être divisée en trois phases principales: la phase pré-événement, pendant l'événement et le post – phase d'événement

Il est important d'avoir un plan détaillé qui comprend toutes les étapes nécessaires pour assurer un événement sans heurts et réussi. Pour vous donner une idée de ce à quoi cela pourrait ressembler, le tableau ci-dessous résume certaines des étapes les plus importantes nécessaires pour planifier un bon événement.

Pré-événement

• Définir les objectifs
• Planifier le budget
• Décider d'une plate-forme pour accueillir un événement
• Décider du format, du thème et du concept de l'événement
• Commencer à parler aux orateurs potentiels
• ] Définir l'événement public
• Promouvoir l'événement
• Trouver des sponsors

Pendant l'événement

• Assurez-vous que les gens ont l'accès nécessaire
• Collectez les coordonnées du public
• Encouragez l'engagement grâce à l'interactivité tools
• Assurez-vous d'avoir un bon plan de sauvegarde en cas de problèmes technologiques

Post Event

• Recueillez les commentaires des participants
• Envoyez des liens d'événements enregistrés
• Ayez un plan de suivi pour les événements réguliers communication avec les spectateurs

Quelle est la meilleure plateforme pour les événements en ligne?

Planifier un événement en ligne est similaire à un événement hors ligne. Cependant, trouver la bonne plateforme pour accueillir l'événement n'est pas facile. Il y a plusieurs considérations pour trouver la bonne plate-forme d'hébergement, qui peuvent être décidées en répondant à quelques questions telles que:

• Combien de sessions votre événement implique-t-il?
• Les sessions auront-elles lieu en direct, à la demande ou un mélange des deux?
• Quels sont les objectifs de l'événement tant qu'il est en direct et après sa fin?
• Quelle expérience client l'événement souhaite-t-il apporter?
• Quel est le budget de l'événement?

Le coût de chaque plate-forme peut varier considérablement en fonction de facteurs tels que l'échelle de l'événement, le nombre de participants et l'objectif ultime de l'événement. Certaines solutions peuvent coûter aussi peu que 500 $ pour l'ensemble de l'événement à 40 000 $ pour des solutions plus coûteuses.

Connexes: 10 conseils pour organiser un événement extrêmement réussi avec un budget modéré [19659004]

Sur quelles plates-formes les événements en ligne peuvent-ils être organisés?

En matière d’hébergement d’événements en ligne, chaque plate-forme a ses avantages et ses inconvénients, certains étant plus adaptés à certains types d’événements que d’autres. Certaines des meilleures plates-formes d'hébergement d'événements en ligne sont:

GoToWebinar

GoToWebinar est une plate-forme populaire pour héberger des webinaires à plus grande échelle de plus de 500 participants. Sa variété de fonctionnalités d'engagement en fait l'une des meilleures plates-formes d'hébergement d'événements en ligne pour les événements à grande échelle.

Avantages

• Modèles de webinaires personnalisables
• Rentable pour les plus grands webinaires
• Outils d'analyse et téléchargeables rapports
• Variété d'outils d'engagement

Inconvénients

• Pas très convivial
• Les rapports ne peuvent pas être personnalisés
• Faibles capacités de marketing par e-mail
• Difficile de promouvoir un événement sur la plateforme

] HeySummit

HeySummit est une plate-forme moins connue mais de bonne qualité, idéale pour accueillir de petits événements de foires commerciales et des événements de réseautage. C'est une plate-forme plus basique avec moins de fonctionnalités technologiques, mais elle fait le travail pour les événements de base qui doivent être planifiés sur une période plus courte.

Avantages

• Modèles de pages de destination personnalisables
• En direct et avant -sessions enregistrées
• Tableaux de bord en libre-service faciles
• Analyse détaillée des événements

Inconvénients

• Nécessite une intégration avec des plates-formes telles que Zoom ou BigMarker
• Aucune capacité de marketing par e-mail
• Difficile à utiliser à grande échelle événements
• Pas de rapport qualité / prix en termes de fonctionnalités disponibles

Zoom

Zoom a acquis une immense popularité en tant que choix numéro un pour la visioconférence, en particulier pendant la pandémie COVID-19 . Bien qu'il soit préférable pour les petites réunions d'équipe et les rassemblements, il peut également être utilisé pour des événements plus importants si l'événement doit être planifié à la hâte.

Avantages

• Facile à utiliser et les fonctionnalités sont faciles à comprendre [19659014] Fonctionnalités de partage d'écran en direct pour les webinaires
• Extrêmement sécurisé et les données ne sont pas partagées
• Les utilisateurs peuvent bénéficier d'un plan gratuit limité

Inconvénients

• Les plans premium sont plus chers
• Qualité vidéo et audio imprévisible
• Difficile à utiliser pour les événements à grande échelle
• Les fonctionnalités des plans premium et gratuit sont similaires

BigMarker

BigMarker est considérée comme l'une des meilleures plates-formes à utiliser pour le Web sommets, conférences en ligne et webinaires. Il est facile à utiliser et possède de nombreuses fonctionnalités telles que les pages de destination interactives, le streaming vidéo, l'intégration des médias sociaux et le marketing par e-mail.

Avantages

• Accès aux fonctionnalités d'engagement standard telles que le partage d'écran , sondages et enquêtes.
• Les participants peuvent interagir sans la modération de l'hôte
• Fonctionnalités de streaming sur les réseaux sociaux
• Modèles personnalisables pour la promotion d'événements
• Fonctionnalités de marketing par e-mail

Inconvénients

• Un logiciel basé sur un navigateur qui ne peut pas être téléchargé
• Mauvaise qualité audio et vidéo
• Dépend d'une bonne connexion Internet
• Plusieurs fonctionnalités compliquées que les débutants ne peuvent pas comprendre
• C'est plus cher que les autres plates-formes

[19659004] Microsoft Teams

Microsoft Teams est davantage un logiciel de gestion de projet qui possède également des capacités de vidéoconférence. Il permet aux petites équipes de se rencontrer, de collaborer et de se mettre à jour sur la progression de leurs tâches.

Avantages

• L'interface utilisateur est facile à comprendre pour les débutants
• Bonne vidéo et la qualité audio
• Les utilisateurs n'ont pas besoin de télécharger l'application et peuvent y accéder à partir de leur navigateur
• Productivité accrue et aucune limite pour les utilisateurs à la réunion

Inconvénients

• Les structures de fichiers à partager peuvent être déroutantes [19659014] Ce n'est pas bon pour les grands événements, et c'est plus pour la gestion de projet
• Peu ou pas de flexibilité pour former l'équipe
• Pas de fonctionnalités de marketing automatisé par e-mail

Google Meet

Un autre bon logiciel de visioconférence est Google Meet. La meilleure partie est que toute personne disposant d'un compte Google peut utiliser cette fonctionnalité et se connecter avec d'autres via la plate-forme. Il est facile à utiliser et mieux utilisé pour les événements informels tels que les rencontres de la communauté.

Avantages

• L'expérience utilisateur est fluide et comporte un minimum de problèmes
• Processus d'inscription facile et utilisation gratuite
• La configuration ne nécessite pas de temps et les invitations par e-mail peuvent être envoyées par e-mail
• La visioconférence est plus interactive grâce à la fonction de chat

Inconvénients

• L'expérience utilisateur dépend d'une bonne connexion Internet
• Il est basé sur un navigateur afin que les utilisateurs ne puissent pas télécharger l'application
• Mauvaise qualité vidéo parfois
• La fonction de plugin de bureau peu fiable qui ne fonctionne pas

Comment promouvoir un événement en ligne?

Promouvoir des événements en ligne est le meilleur moyen de sensibiliser et d'attirer plus de participants. Il existe plusieurs canaux pour promouvoir des événements en ligne, des médias sociaux aux sites Web en passant par le marketing par e-mail et plus encore. La promotion crée un buzz parmi votre public cible, ce qui les rend plus susceptibles d'assister à l'événement. Voici quelques moyens courants de promouvoir un événement en ligne:

Sites Web d'événements

Que vous choisissiez de créer un site Web complet ou une simple page de destination – avoir un site Web d'événement est crucial, car il sert de plaque tournante d'informations pour vos participants. Voici quelques points à garder à l'esprit lors de la création d'un site Web d'événement:

• Le site doit être facile à comprendre et à naviguer plus facilement
• Il doit y avoir plusieurs points de contact permettant aux utilisateurs de trouver des informations importantes sur l'événement
• Le site doit utiliser la marque et les logos de l'entreprise en évidence, y compris ceux de vos sponsors
• La page d'accueil doit avoir un bouton d'appel à l'action clair afin que les utilisateurs puissent s'inscrire facilement à l'événement

• Le site doit être optimisé pour une utilisation mobile puisque la majorité des les internautes utilisent des appareils mobiles pour accéder aux sites Web

Email Marketing

Il est tout aussi important d'atteindre les clients qui s'intéressent déjà à votre marque que d'attirer de nouveaux participants pour votre événement. Le marketing par e-mail est une méthode efficace pour cela. Des applications logicielles telles que HubSpot et Mailchimp peuvent créer des modèles de courrier électronique rapides et vous aider à les envoyer aux bonnes personnes. Voici quelques conseils pour créer de bons e-mails:

• La ​​date et l'heure de l'événement doivent être claires et faciles à trouver
• Lier un appel à l'action important à l'e-mail
• Une version d'e-mail en texte seul doit être créée pour assurez-vous que les utilisateurs avec des paramètres de boîte aux lettres différents peuvent afficher correctement les informations sur l'événement
• L'inclusion d'une image de compte à rebours interactive peut créer un sentiment d'urgence et d'enthousiasme autour de votre événement
• Au lieu d'envoyer le même e-mail plusieurs fois, ayez une série de communications qui

Podcasts

Il y a quelques années, le podcasting était un concept étranger pour beaucoup. Cependant, aujourd'hui, on estime que d'ici 2022, il y aura plus de 132 millions d'utilisateurs de podcast. Voici comment vous pouvez utiliser les podcasts comme outil pour promouvoir votre événement:

• Recrutez des experts du secteur en tant qu'invités sur votre podcast pour parler de l'événement et des sujets connexes
• Faites la promotion de votre podcast sur les réseaux sociaux afin que les utilisateurs soient informés des nouveaux épisodes
• Incluez du contenu comme des cadeaux et des concours liés à des événements spéciaux qui encourageront la fréquentation et la participation
• Assurez-vous que le podcast est disponible pour être écouté avant, pendant et après l'événement

Marketing des médias sociaux

Le marketing des médias sociaux est l'un des outils les plus puissants qui peuvent aider à augmenter la fréquentation des événements. Avec autant d'options de plateforme, les planificateurs d'événements peuvent utiliser les pages Facebook, les comptes Instagram et les hashtags sur Twitter et bien plus encore pour maximiser les avantages de leurs efforts de marketing. Voici quelques conseils pour utiliser les médias sociaux dans le marketing événementiel:

• Créez une page dédiée à l'événement sur laquelle vous pouvez maintenir l'engagement de votre public
• Vous pouvez promouvoir la page via des publicités ciblées pour l'événement – tenez compte des intérêts et des données démographiques du public plutôt que de l'emplacement comme critère de ciblage, car les événements en ligne peuvent être suivis de n'importe où.
• Utilisez des fonctionnalités de diffusion en direct et des mises à jour régulières sur les pages d'événements pour assurer un flux constant de contenu
• Générez un mélange de contenu statique et vidéo sur vos pages, mais essayez pour maintenir la cohérence de votre image de marque et de votre mise en page
• Incluez toujours un appel à l'action!
• Créez des opportunités pour la création de contenu généré par l'utilisateur, ce qui contribue à fidéliser le public. Partagez et faites également la promotion de ce contenu.
• Choisissez votre plateforme de promotion avec soin. Par exemple, un événement de réseautage professionnel est mieux promu via LinkedIn que Twitter, ce qui est préférable pour des événements tels que des concerts et des rencontres.
• Créez un hashtag unique pour l'événement et demandez aux utilisateurs de l'utiliser dans leurs messages afin que l'événement le contenu est facile à trouver.
• Partagez du contenu comme des coulisses du contenu via des vidéos et des extraits sur vos plateformes de médias sociaux

Communiqués de presse

Un communiqué de presse est une annonce officielle ou enregistrement envoyé aux médias d'information. Les communiqués de presse sont des méthodes de promotion populaires depuis des décennies et peuvent être promus via le marketing en ligne et les canaux de médias sociaux afin que les organisateurs d'événements puissent effectivement obtenir un public plus large pour leurs événements. Les éléments d'un bon communiqué de presse sont:

• Un titre bien écrit qui attire l'attention de l'utilisateur
• Les dates et autres informations pertinentes qui facilitent la promotion de l'événement
• Une déclaration de vos orateurs ou d'une clé organisateur
• Une déclaration standard qui parle de votre entreprise, de ce que vous faites, des principaux dirigeants, etc.
• Coordonnées de toute personne pouvant être contactée pour plus d'informations concernant l'événement

Publicité payante

Le marketing payant est souvent utilisé comme terme générique pour désigner le marketing des médias sociaux. Bien qu'elles soient liées, la publicité payante ne se limite pas uniquement à Facebook, Twitter, Instagram et à d'autres canaux de médias sociaux. Il inclut également Google et d'autres moteurs de recherche sur lesquels les organisateurs d'événements peuvent créer des campagnes et des publicités pour promouvoir leur événement. Pour réussir dans la publicité payante, les organisateurs d'événements doivent s'assurer que:

• Le bon public est ciblé. Pour ce faire, vous pouvez créer des personnalités d'audience et des audiences similaires à partir des données que vous avez des participants à l'événement précédent.
• Un calendrier est créé pour la diffusion des annonces afin que différents types d'annonces puissent être diffusés à des moments différents. Cela permet également d'éviter la cannibalisation de votre budget publicitaire.
• Pour les annonces du Réseau de Recherche, utilisez des extensions et des liens vers des sites pour promouvoir davantage d'informations liées à l'événement.
• Utilisez des éléments interactifs tels que des comptes à rebours ou le nombre de billets vendus dans votre création pour créer un sentiment d'urgence
• Utilisez les inscriptions ou les conversions comme objectif publicitaire, pour maximiser l'inscription / la participation
• N'oubliez pas de définir une date de fin pour vos campagnes publicitaires une fois l'événement terminé.

Quelles sont les meilleures façons d'engager un public lors d'un événement?

L'un des plus grands défis de l'organisation d'un événement en ligne est de garder les utilisateurs engagés. Les événements en ligne créent davantage de possibilités de distraction et il peut être facile de perdre l’attention des participants. Cependant, cela peut être réduit en leur offrant des opportunités de s'engager et d'interagir avec vos haut-parleurs. Voici quelques bonnes façons de garder l'attention de l'utilisateur lors d'un événement en ligne:

a. Sondage en direct

De nombreuses plates-formes permettent aux orateurs d'engager le public par le biais de sondages en direct et de courtes enquêtes tout au long de la session. Les sondages en direct donnent également aux planificateurs d'événements des données sur l'engagement des utilisateurs pendant l'événement.

b. Sessions de questions et réponses en direct

Une session de questions et de réponses en direct peut aider à établir un rapport entre les orateurs et les participants et aussi créer des occasions pour les utilisateurs de répondre à leurs questions.

c. Opportunités de réseautage

Au lieu de connecter des personnes individuellement après l'événement, il est possible d'utiliser une application de réseautage pour connecter des participants ayant des intérêts similaires pendant et après l'événement. En segmentant les participants en fonction d'intérêts communs, il est possible de créer des salles privées en ligne afin qu'ils puissent établir des liens précieux pendant l'événement en ligne. Les brise-glaces peuvent aider à atténuer la maladresse initiale des groupes de discussion!

d. Contenu à la demande

Les utilisateurs qui sont obligés de s'asseoir pendant de longues sessions sans interruption sont plus susceptibles d'être distraits. Cependant, en accédant au contenu à leur propre rythme, ils sont plus susceptibles de continuer à participer. S'il y a un programme d'événement spécifique, il doit également tenir compte d'une courte pause pour que les utilisateurs prennent une pause.

e. Gamification

Tous les événements n'ont pas besoin d'être graves tout le temps. En fait, en créant un élément de plaisir, les participants seront beaucoup mieux engagés. Il est possible de créer des mini-jeux sur l'application d'événement mobile afin que les utilisateurs puissent interagir avec votre marque et gagner des incitations à assister à l'événement en complétant des défis simples et en remportant des prix.

f. Exercices de pleine conscience

Un bon intermède qui peut être inclus dans tout événement en ligne est le bien-être et l'exercice. S'asseoir au même endroit pendant de longues périodes peut avoir de mauvaises répercussions sur le corps, c'est pourquoi de nombreux autres planificateurs d'événements incluent une courte séance d'entraînement pendant les séances de l'événement.

L'avenir des événements en ligne

S'il y a une chose que nous pouvons apprendre de 2020, c'est que les événements en ligne sont là pour durer et ne feront qu'augmenter en popularité.

Organiser un événement en ligne présente de multiples avantages tels que réduction des coûts, augmentation de la fréquentation et analyse des événements. D'un autre côté, ils peuvent ne pas créer le même niveau de personnalisation que les événements en personne, mais de nombreux logiciels peuvent aider au réseautage et à l'engagement.

Avec plus de gens qui se familiarisent avec l'idée d'assister à des événements à distance, il est prédit que les nombreux changements apportés par COVID-19 survivront probablement à la pandémie, il est donc préférable de se familiariser avec l'idée d'événements en ligne le plus tôt possible!