Un aperçu de l’accessibilité des documents d’entreprise pour les PDF

Les PDF accessibles sont faciles à utiliser – permettant à la plupart des gens de les visualiser, de les lire ou d’interagir avec eux. L’objectif est de créer une expérience inclusive dans laquelle tous les PDF et documents sont conçus dans un souci d’accessibilité ou où des balises appropriées sont ajoutées pour ceux qui ont besoin de telles fonctionnalités. Pour ceux qui ne le font pas, le document conserve son apparence familière.

Prenons un exemple simple. Nous avons ci-dessous un exemple de document PDF ressemblant à un relevé de carte de crédit typique. Dans Adobe Professional, il existe une option permettant d’afficher l’arborescence des balises, reflétant l’état d’accessibilité de ce document. Lorsqu’elle n’est pas accessible, l’arborescence des balises est vide, n’offrant aucune information. Si un lecteur d’écran tente de lire ce document, il ne peut que faire de son mieux, en le lisant séquentiellement de haut en bas et de gauche à droite. Pour une personne malvoyante, c’est essentiellement du charabia. Pour y naviguer, il faut utiliser des raccourcis clavier pour extraire les informations souhaitées.

Maintenant, en regardant le document ci-dessous, nous disposons d’un PDF entièrement balisé et accessible qui passe tous les contrôles d’accessibilité. Plus important encore, un utilisateur malvoyant peut utiliser un lecteur d’écran pour y naviguer, en utilisant les balises visibles dans l’arborescence. Cela fournit les mêmes informations qu’une personne sans déficience visuelle, garantissant une expérience inclusive pour tous les utilisateurs.

Défis liés au respect des exigences en matière d’accessibilité des documents

Pour répondre aux exigences d’accessibilité, nous rencontrons d’abord un volume élevé de documents : il existe du contenu généré par le système, tel que des relevés bancaires, des relevés de carte de crédit, des politiques et des explications des avantages (EOB). Bien que ces documents partagent une apparence similaire, ils contiennent des informations distinctes pour chaque client ou utilisateur, impliquant souvent des informations personnelles identifiables (PII) sensibles. D’autre part, il existe des documents ad hoc, tels que des supports marketing, des documents RH et des documents de politique interne. Ceux-ci sont créés une seule fois mais utilisés par de nombreuses personnes, généralement sans informations privées significatives. Des défis surviennent avec les formulaires, les images et les infographies, qui visent à transmettre des informations spécifiques mais peuvent poser des problèmes d’accessibilité.

Types de documents à prendre en compte

Catégorisons notre approche en fonction des types de documents. Nous faisons la distinction entre les documents ad hoc, les documents volumineux et les numérisations ou visualisations. Les documents ad hoc, créés une seule fois et utilisés dans divers contextes, ont tendance à être riches en contenu, comportant des images et des graphiques. Leur structure est souvent fluide et, bien que principalement internes, certaines peuvent être destinées au public. Les documents volumineux constituent la majeure partie des communications clients typiques, telles que les relevés, les divulgations ou les factures, générés régulièrement et de manière uniforme pour différents clients.

Les analyses et les visualisations posent des défis distincts, en particulier lorsqu’il s’agit d’éléments non textuels. Les données numérisées dépourvues d’éléments de recherche textuelle présentent un obstacle pour les lecteurs d’écran, car elles apparaissent comme une image sans informations navigables. Cela s’applique aux infographies, aux camemberts et aux graphiques, qui transmettent des informations visuellement. Pour les personnes non handicapées, l’interprétation de ces éléments visuels est simple, mais pour les personnes ayant une déficience visuelle, garantir une transmission claire et complète des informations devient une considération cruciale.

Solutions d’accessibilité aux documents

Le paysage de l’expérience totale exige de l’immédiateté et de l’accessibilité en ligne, éliminant ainsi le besoin d’attendre des copies physiques en braille. L’approche traditionnelle soulève des problèmes de confidentialité et s’écarte considérablement de l’esprit des lignes directrices modernes en matière d’accessibilité. La transition vers le domaine numérique implique une remédiation dès la phase de composition ou, en termes plus simples, l’adoption de l’accessibilité dès la conception. Cette approche implique de créer des documents à partir de zéro en gardant à l’esprit l’accessibilité. Il s’avère efficace dans des cas spécifiques et constitue une excellente option s’il est parfaitement intégré à votre méthodologie de conception. Que vous utilisiez un troisième système ou une troisième application à volume élevé pour créer des documents utilisateur individualisés, l’accessibilité peut être garantie pendant le processus de création. Il est toutefois crucial de noter que cette méthode concerne principalement les documents futurs et ne résout pas rétroactivement la plupart des problèmes d’accessibilité existants.

Explorons maintenant une approche de l’accessibilité au niveau de l’entreprise connue sous le nom de post-composition. Il s’agit de rendre accessibles les documents existants. Ce qui est particulièrement avantageux dans cette approche est sa polyvalence : il n’y a aucune limite. Vous pouvez extraire n’importe quel document historique de vos archives, de votre lecteur partagé ou de sources externes et le rendre accessible. Ce processus n’est pas lié à des formats ou des sources spécifiques ; il accueille des documents provenant de partenaires ou de canaux divers. La beauté de la post-composition réside dans sa capacité en temps réel. Imaginez un scénario dans lequel un consommateur final demande en ligne son relevé de carte de crédit ou ses informations d’assurance. Grâce à la post-composition, ces documents peuvent être rendus accessibles en temps réel et rapidement présentés sur leur appareil pour une interaction transparente avec la technologie d’assistance. De plus, si le client préfère des formats autres qu’un PDF traditionnel, tels que le HTML, les versions adaptées aux mobiles ou les formulaires interactifs, la post-composition offre une solution pour créer des sorties accessibles adaptées à ses préférences. Cette approche post-composition se distingue comme la solution la plus utilisée par nos clients en raison de sa flexibilité et de son adaptabilité inhérentes.

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