Transformer vos réunions de pitoyable à productive Toujours avoir un ordre du jour

11 juillet 2018

4 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Selon une étude de la société de rencontres en ligne Fuze, plus de 37 milliards de dollars sont dépensés chaque année en réunions improductives. Laissez celui-ci s'enfoncer un moment. C'est 37 milliards – oui, milliards, avec ab – mais cela semble être une dépense que personne ne suit ou qui est jamais mesurée.

Beaucoup de mes clients à travers le monde se plaignent du nombre de réunions qu'ils sont en chaque semaine, combien de temps est gaspillé et combien les réunions sont inefficaces. Souvent, ils ne savent même pas pourquoi ils participent à une réunion. La réalité est que les réunions rendent les gens fous. Le designer Karl Lagerfeld a déjà exprimé ce sentiment en disant «Je ne fais pas de réunions.»

En relation: Comment 10 chefs d'entreprise célèbres, y compris le musc, le bezos et l'emploi, tiennent des réunions

La solution à ce problème est très simple – et tout le monde le sait mais souvent ne l'utilise pas. Utilisez simplement un agenda. Si vous utilisez un agenda, vous pouvez augmenter considérablement l'efficacité et l'efficacité de toute réunion, que ce soit avec une personne ou un groupe.

Voici quelques lignes directrices pour l'utilisation d'un ordre du jour:

En avoir un

Chaque réunion importante devrait avoir un ordre du jour, écrit et imprimé pour que tout le monde puisse suivre. Personne ne ferait un voyage d'affaires sans avoir un itinéraire, des numéros de confirmation, des réservations d'hôtel et des cartes d'embarquement. Un agenda est un document central pour la réunion concernant ce que vous voulez couvrir. Cela permet de se concentrer et de garder tout le monde sur la bonne voie.

L'ordre du jour devrait avoir quelques objectifs.

Établir deux ou trois objectifs en tête de l'ordre du jour est un excellent moyen de mieux se concentrer. Que voulez-vous réaliser lors de la réunion? Résoudre un problème? Des idées de remue-méninges? Prendre une décision sur un projet? Vous ne pouvez pas toucher une cible si vous ne savez pas ce que c'est. Comme l'a dit un jour le dirigeant de Comcast, David Cohen, «les réunions sans but, également connues sous le nom de« coffee shop », peuvent être des gaspillages de temps si vous n'êtes pas efficace avec eux. Sachez toujours pourquoi vous vous rencontrez et assurez-vous que c'est important. Essayez de les garder à 30 minutes, maximum. "

Utilisateur: Guide de l'agenda d'une réunion qui fonctionne réellement (infographie)

Envoyez-le à l'avance.

Si vous envoyez l'ordre du jour aux personnes qui assisteront à la réunion, cela leur donne l'occasion de réfléchir à ce qui va être discuté et de se préparer à l'avance. Ils peuvent apporter des matériaux de recherche, des idées et des informations à la réunion. Demandez également à tous s'ils ont quelque chose à ajouter. Demander une contribution obtient un meilleur engagement des participants à la réunion. Ce seul point rend la réunion immédiatement beaucoup plus efficace. Beaucoup de gens que je rencontre ne prennent jamais le temps de le faire parce qu'ils sont trop occupés, mais ironiquement, cette technique simple peut sauver beaucoup plus de temps à tout le monde.

La personne qui facilite la réunion devrait s'en tenir à l'ordre du jour.

La personne qui facilite la réunion devrait s'en tenir à l'ordre du jour. Si les gens essaient de sortir du sujet, l'animateur devrait les ramener doucement. Lorsque des éléments n'apparaissent pas à l'ordre du jour, une réunion peut durer longtemps ou dérailler complètement. Les points qui ne sont pas à l'ordre du jour doivent être notés et couverts à un moment différent. Combien de fois les gens se sont-ils assis dans des réunions pendant que quelqu'un parlait de quelque chose hors sujet? Ne laissez pas les gens s'exercer hors du programme-itus

(Traduit de l'anglais) Relié: Assurez-vous que vos réunions ne gaspillent pas le temps de tout le monde en faisant ces 10 choses

estimations pour chaque sujet.

Dans un monde idéal, chaque point de l'ordre du jour devrait avoir une estimation du temps. Il peut être légèrement flexible, mais cela aide également le facilitateur à rester sur la bonne voie. En tant que conférencier professionnel et formateur, je facilite des centaines de programmes de formation en direct chaque année, et je commence et finis toujours à l'heure. Mon arme secrète est – vous l'avez deviné – mon agenda chronométré!

Si vous pouvez avoir la discipline pour avoir des agendas pour des réunions, cela peut transformer votre organisation.