Transformer l’approche traditionnelle du reporting

Les utilisateurs professionnels en ont assez de rechercher un rapport qu’ils savent avoir vu et, une fois qu’ils l’ont trouvé, ils doivent toujours basculer entre les applications pour l’utiliser. Rapports créés par l’utilisateur à l’intérieur l’application qu’ils utilisent : c’est le reporting dont les entreprises du monde entier ont besoin.

La transformation la plus récente en matière de reporting a été motivée par la prise de conscience que les meilleures personnes pour créer des rapports véritablement utiles étaient celles qui allaient utiliser ces rapports. Cela a conduit à la génération actuelle d’outils de reporting en libre-service et de portails Web pour conserver ces rapports (et par « rapport », nous entendons désormais toutes les formes de business intelligence : tableaux, graphiques, tableaux de bord, outils de reporting interactifs, etc.).

Il s’avère que ces outils de reporting sont très efficaces pour transformer des données brutes en informations utiles. Vous pouvez le voir dans le matériel marketing de ces outils de reporting (désormais) traditionnels. Dans ce matériel marketing, les photos de personnes utilisant ces outils appartiennent à l’une des deux catégories suivantes :

• Une personne seule, assise sur une chaise, à un bureau, regardant pensivement un rapport sur son écran d’ordinateur (elle regarde toujours un graphique, parfois deux graphiques)
• Plusieurs personnes assistant à une réunion et regardant pensivement le mur où sont affichés plusieurs graphiques (apparemment, plus personne n’utilise de tableaux de données)

Vous pourriez plaider en faveur d’une troisième version : trois ou quatre personnes rassemblées autour de l’un des ordinateurs des personnes et regardant l’écran de cette personne.

De toute évidence, toutes les personnes présentes sur ces photos trouvent ces rapports utiles, et c’est probablement vrai. Mais voici ce que ces publicités ne vous montrent pas : que s’est-il passé avant ces moments de réflexion ? Et que se passe-t-il après ?

Le monde réel du reporting

Dans le monde réel, « ce qui s’est passé avant » serait une vidéo d’une personne parcourant les rapports sur le portail de reporting Web de l’organisation, à la recherche d’un rapport (en réalité, n’importe lequel rapport) avec les informations pertinentes. Parfois, ce processus est court-circuité, mais uniquement parce que la personne a évoqué un rapport qu’elle a utilisé précédemment et a été assez intelligente pour l’ajouter à ses favoris.

Voici cependant un secret : ce que cette personne dans la vidéo ne sait pas, c’est que, même si elle a trouvé un rapport qui lui plaisait, il y avait un rapport meilleur, encore plus utile, qu’elle n’a pas trouvé. Si notre personne a de la chance, quelqu’un pourrait accidentellement mentionner cet autre rapport (« Avez-vous vu le rapport de Jill ? Il montre très bien comment les revenus des ventes sont liés aux remises »). Bien sûr, cela ne fait que commencer la recherche de ce rapport (bon point de départ : Appeler Jill).

Et que se passe-t-il après le moment de réflexion dans la publicité ? Supposons que nos collaborateurs aient trouvé, sinon le « bon » rapport, du moins un rapport « assez bon ». Vraisemblablement, les personnes figurant dans ces publicités vont prendre une décision et voudront agir en conséquence. Ainsi, dans la vidéo « que se passe-t-il ensuite », nous voyons nos employés écrire des notes sur ce qui doit être fait, déterminer quelle application ils doivent utiliser, trouver leur chemin vers cette application et mettre en œuvre leur décision (en devant peut-être se référer à cette application). revenir à ce rapport pour s’assurer qu’ils apportent les changements appropriés).

Et c’est le monde dans lequel nous vivons réellement : la Business Intelligence en tant qu’activité « hors ligne », séparée des activités qu’elle est censée piloter.

La transformation à venir

La vérité est que la dernière transformation, qui permettait aux utilisateurs de créer les rapports dont ils avaient besoin et fournissait un emplacement central pour ces rapports, avait un inconvénient. À l’époque où les développeurs créaient des rapports (c’est-à-dire avant que les utilisateurs ne commencent à créer leurs propres rapports), les rapports étaient intégrés aux applications qu’ils prenaient en charge, ne serait-ce que dans un menu intitulé « Rapports ». Les rapports créés par les utilisateurs ont brisé ce modèle en les isolant dans des « portails de reporting », séparant les rapports des applications dans lesquelles les informations étaient à la fois nécessaires et utilisées.

Cette ségrégation a non seulement rendu difficile la recherche des rapports dont vous avez besoin (et encore moins la recherche des meilleur rapport), cela a également encouragé les gens à recréer des rapports qui existent déjà mais qu’ils n’ont pas pu trouver. Et comme si cela ne suffisait pas, cette ségrégation rendait également difficile le passage du rapport à l’application où vous pouviez apporter les changements qui pilotent réellement votre organisation.

Ce qui mène à la prochaine transformation : placer la business intelligence là où vous en avez besoin, intégrée dans les applications où vous pouvez à la fois trouver et utiliser les informations du rapport.

Mais intégration de rapports dans une application n’est que la première étape de cette transformation. Nos outils de création de rapports pour les utilisateurs finaux doivent également être intégrés aux applications plutôt que de continuer à être séparés dans un menu de reporting distinct.

L’activation de la création de rapports dans l’application vous permet de savoir si un rapport approprié n’existe pas et de disposer des outils nécessaires pour créer le nouveau « bon » rapport, directement sur place. Et avec tous les rapports pertinents disponibles dans l’application, vous êtes assuré d’avoir accès à toutes les informations décisionnelles dont vous avez besoin lorsque vous interagissez avec l’application.

Avoir la bonne information pour prendre la bonne décision est évidemment une bonne chose sans considérer les gains de productivité qui en découlent. Grâce aux rapports intégrés, le temps nécessaire pour trouver le bon rapport, examiner ses informations, puis agir en conséquence est réduit.

C’est le nouveau monde du reporting : les informations dont vous et vos collègues avez décidé qu’elles étaient nécessaires, disponibles quand vous en avez besoin et là où vous en avez besoin. Reporting en tant qu’activité en temps réel, entièrement intégré à l’application.

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