Tirez parti de l’automatisation – Si vous l’avez, affichez-le avec eDiscovery !

Nous sommes des professionnels occupés qui n’ont pas toujours le temps d’apprendre toutes les nouvelles fonctionnalités qui se présentent. Je comprends. Je fais vraiment. Je ne peux pas vous dire combien de fois je me suis perdu en écrivant un document Word parce que je ne trouve plus cette option de liste déroulante – vous la connaissez ! – tout cela à cause de la dernière mise à jour de Microsoft. Mais lorsqu’une nouvelle fonctionnalité devient une fonctionnalité clé qui a été déployée il y a plusieurs années et peut réellement nous faire gagner du temps au jour le jour, c’est peut-être à ce moment-là que nous nous attachons et apprenons quelques nouvelles astuces avec notre logiciel.

Parfois, notre hésitation concerne un changement fondamental dans la façon dont nous avons toujours travaillé dans le passé. Par exemple, la plupart Plateformes d’examen eDiscovery vous permettent d’automatiser une grande partie du processus de révision par lots. En fait, même le concept original des lots linéaires devient un peu dépassé. Si vous avez toujours présélectionné des enregistrements pour les envoyer à vos réviseurs, il peut être un peu inconfortable d’automatiser le processus. Mais, si votre processus manuel peut être distillé en recherches et en filtres, vous êtes déjà à mi-chemin de l’automatisation et du gain de temps. Vous trouverez ci-dessous quelques détails sur l’utilisation de l’automatisation des révisions dans OpenText^MT Examen et analyse Axcelerate^MT (« Accélérer ») par exemple.

Recherches actives

Les recherches actives sont des termes de recherche enregistrés, des filtres et d’autres conditions de recherche que notre logiciel peut utiliser pour effectuer automatiquement certaines actions. Par exemple, ces recherches enregistrées peuvent être utilisées pour continuer à rechercher de nouveaux documents qui répondent à nos exigences d’examen des documents lorsque de nouvelles données sont chargées dans la base de données ou lorsque les documents sont codés par les réviseurs.

Utilisation des recherches actives avec un univers

Dans Axcelerate, vous pouvez découper, découper et même chevaucher des ensembles de données de votre pool d’enregistrements dans des univers pour prendre en charge plus d’un type d’examen (par exemple, examen de la production de documents et préparation du dépôt). Pour créer un univers à partir d’un ensemble de données que vous avez identifié avec une requête de recherche, suivez ces trois étapes simples :

Étape 1: Du Analyse page, appliquez votre requête de recherche et vos filtres.

Étape 2: Change ton Balisage volet vers le Réviser le flux de travail volet à l’aide de la flèche déroulante (en haut à droite), puis appuyez sur le Ajouter un univers bouton.

Étape 3: Entrer Nom et un facultatif Description pour votre univers dans le Nouvel univers fenêtre volante.

C’est ça! Vous avez terminé. Une recherche active sera créée dans les coulisses et, à partir de ce moment, tout nouveau document répondant à vos critères de recherche pourra être rapidement ajouté à votre univers.

Passez en revue votre flux de travail eDiscovery

Un flux de travail de révision est une méthode permettant de configurer un pool de documents à réviser conformément à son appel de révision principal. Par exemple, si vous effectuez une révision de document de premier niveau typique pour des documents réactifs, vous pouvez avoir un champ appelé « Réactivité » et certaines valeurs de balise en dessous comme « Réactif », « Pas réactif » et « Révision plus approfondie » (voir ci-dessous capture d’écran). Les documents identifiés comme « réactifs » sont votre cible principale, de sorte que cet appel de révision particulier devient votre flux de travail de révision.

Pour configurer votre flux de travail de révision, assurez-vous de savoir quel univers vous prévoyez d’utiliser à l’avance et d’avoir créé un Modèle de lot sur le Modèles page. Suivez ensuite ces cinq étapes faciles :

Étape 1: appuie sur le Ajouter un flux de travail bouton de l’intérieur du Examiner les flux de travail page de votre univers. Le nom de l’univers apparaîtra au-dessus de ce bouton (« Arbitration Prep » est l’univers dans l’exemple ci-dessous).

Étape 2: Complétez le Ajouter un flux de travail fly-in en identifiant le Champ (par exemple, la réactivité) et la balise Valeurs (par exemple, réactif) qui représente votre appel de révision principal. Vérifier Activer le codage prédictif. Vous pouvez également vérifier Ne pas créer de lots automatiquement à ce stade jusqu’à ce que vous soyez prêt à mettre en œuvre l’automatisation. Presse Sauvegarder.

Étape 3: Du Analyse page, filtrez votre ensemble de données Universe, puis appliquez votre requête de recherche et vos filtres.

Étape 4: Change ton Balisage volet vers le Réviser le flux de travail volet (en haut à droite) et sélectionnez votre Réviser le flux de travail répertorié sous le nom de votre univers.

Étape 5 : Complétez le Calendrier de mise à jour partie de la Réviser le flux de travail rendez-vous par avion pour programmer la fréquence, l’état et le moment de la recherche de nouveaux documents qui répondent à ses critères et les regrouper pour examen. N’oubliez pas de décocher ça Ne pas créer de lots automatiquement lorsque vous êtes prêt à mettre cela en mouvement ! Enfin, appuyez sur Ajouter au flux de travail.

Une fois ces éléments en place, d’autres automatismes peuvent être activés depuis le Examiner les flux de travail page. Par exemple, les itérations de traitement par lot adaptatif et de codage prédictif.

Dernières pensées

Une fois que vous connaissez ces étapes, il existe de nombreuses façons de les appliquer dans la vie réelle pour gagner du temps et éviter une simple erreur humaine dans le processus de révision par lots. Pensez à déplacer automatiquement des documents de la première révision à une deuxième révision en fonction des appels de codage.

Vidéos de formation « Snack » sur YouTube :

Comment créer un univers

Comment ajouter un flux de travail

Comment configurer les états de révision et les modèles de lot

Comment automatiser le codage prédictif