Technologie émergente pour alléger les demandes de propositions »Martech Zone

J'ai passé toute ma carrière dans la vente et le marketing de logiciels. Je me suis efforcé d'introduire des prospects chauds, d'accélérer le cycle de vente et de remporter des contrats – ce qui signifie que j'ai investi des centaines d'heures de ma vie à réfléchir, travailler et répondre aux appels d'offres – un mal nécessaire pour conquérir de nouvelles affaires .

Les RFP ont toujours été perçus comme une chasse au papier sans fin – un processus lamentablement lent qui nécessitait inévitablement de chercher des réponses dans la gestion des produits, des conflits avec des problèmes juridiques, des problèmes de dépannage informatique et la confirmation des chiffres par la finance. Ceux qui sont familiers le savent – la liste est longue. Les professionnels du marketing, de la vente et du développement des entreprises passent d'innombrables heures à passer au crible les réponses précédentes à des questions répétitives, à rechercher les réponses à de nouvelles questions, à vérifier les informations et à solliciter sans cesse les approbations. Le processus est complexe, prend du temps et impose une charge considérable aux ressources de toute organisation.

Malgré l'évolution rapide de la technologie, le processus de demande de propositions a très peu changé pour de nombreuses entreprises par rapport à mon expérience au début de ma carrière, il y a plus de dix ans. Les équipes marketing utilisent encore des processus manuels pour élaborer des propositions, des réponses provenant de plusieurs sources pouvant résider dans des feuilles de calcul Excel, des documents Google partagés et même des archives de courrier électronique.

Cela dit, nous ne souhaitons pas seulement le processus de demande de proposition. étaient plus efficaces, l’industrie commençait à le demander, c’est là que les logiciels émergents ont un impact considérable sur le paysage des appels d’offre.

Avantages du logiciel d’appel d’offre

La création d’un RFP n’est pas moins pénible; établir un processus rapide et reproductible pour les RFP peut avoir un impact direct sur les revenus. C'est là qu'intervient la technologie RFP émergente.

Le logiciel RFP centralise et répertorie les questions et réponses courantes dans une bibliothèque de contenu. La plupart de ces solutions sont basées sur le cloud et prennent en charge la collaboration en temps réel entre les gestionnaires de propositions, les experts en la matière et les approbateurs exécutifs.

En particulier, le document RFP360 permet aux utilisateurs de:

• Enregistrer rapidement, rechercher et réutiliser du contenu dans une base de connaissances personnalisée
• Travaillez avec des collègues sur la même version d'un document unique
• Attribuez des questions, suivez leur progression et automatisez les rappels
• Automatisez les réponses avec l'IA qui identifie les questions et sélectionne la réponse correcte [19659010] Accéder à la base de connaissances et travailler sur les propositions dans Word, Excel et Chrome avec plug-ins.

Les utilisateurs d'une solution de gestion de propositions RFP360 ont ainsi indiqué qu'ils étaient en mesure de: réduit considérablement les temps de réponse totaux, augmente le nombre d'appels d'offres qu'ils sont en mesure de mener et, en même temps, améliore leur taux de victoire global.

Nous avons répondu à 85% de demandes d'appel d'offres supplémentaires cette année par rapport à l'année dernière. augmenté notre taux d'avancement de 9%.

Erica Clausen-Lee, responsable de la stratégie chez InfoMart

Grâce à des réponses plus rapides, vous aurez plus de possibilités globales de fournir des réponses cohérentes, précises et efficaces plus probables. pour gagner les affaires.

Améliorez la cohérence des appels d'offres

À l'aide de la base de connaissances de la plateforme, les utilisateurs peuvent facilement stocker, organiser, rechercher et réutiliser le contenu des propositions passées, ce qui leur donne une longueur d'avance sur les réponses aux appels d'offres. Un centre centralisé de contenu de proposition empêche votre équipe de réécrire les réponses existantes, ce qui vous permet de collecter des données et de conserver les meilleures réponses pour une utilisation future.

Nous sommes sûrs de savoir que nos connaissances sont sûres et cohérentes. Nous n'avons pas à craindre de perdre l'expertise des PME si quelqu'un quitte ou prend des vacances. Nous ne passons pas des heures à chercher les réponses précédentes et à essayer de comprendre qui fait quoi parce que toutes les questions et réponses se trouvent exactement dans le RFP 360.

Beverly Blakely Jones de National Geographic Learning | Étude de cas Cengage

Améliorer l'exactitude des demandes de propositions

Il peut être difficile d'obtenir des réponses incorrectes ou obsolètes, même pour les membres de l'équipe les plus expérimentés. Lorsqu'il est associé à la date limite de virage rapide habituelle d'une demande de proposition, le risque de fournir des informations erronées est aggravé. Malheureusement, des informations inexactes peuvent également être extrêmement coûteuses en ce qu'elles peuvent vous coûter les affaires mêmes que vous souhaitez poursuivre. Une réponse incorrecte à une demande de proposition peut entraîner l'exclusion de toute considération, des négociations prolongées, des retards dans la passation des contrats ou des difficultés accrues.

Le logiciel de demande de propositions basé sur le cloud résout ce problème en permettant aux équipes de mettre à jour leurs réponses de n'importe où et à tout moment, en sachant qu'elles sont modifiées est reflété à l’échelle du système.

Par exemple, ce type de fonctionnalité est un excellent outil à avoir lorsqu’un produit ou service subit de fréquentes mises à jour qui doivent être incluses dans une réponse standard. Dans de nombreux cas, face à ce type de changement, les équipes doivent parcourir tout un organigramme pour s'assurer que les mises à jour sont adoptées institutionnellement, puis effectuer un suivi avec chaque membre pour s'assurer que cela a été fait à un niveau individuel tout en vérifiant chaque proposition avant de la vérifier. sortir.

Un logiciel de RFP basé sur le cloud gère ces changements pour l’ensemble de l’entreprise et sert de centre d’échange unique pour le contenu en évolution.

Amélioration de l’efficacité des RFP

Le principal avantage du logiciel de RFP est la rapidité avec laquelle son efficacité est améliorée – à sa manière, le temps nécessaire pour élaborer une demande de propositions utilisant ce type de technologie est comparable à la différence entre piloter d'un océan à l'autre et voler. De nombreuses solutions logicielles RFP, y compris RFP360, sont également basées sur le cloud, ce qui permet un déploiement rapide, ce qui signifie que les résultats sont presque instantanés.

Time to value (TtV) est l'idée qu'il existe une horloge indiquant le temps qu'il prend. un client du contrat signé au «moment ah-ha» où il comprend parfaitement la valeur et libère le potentiel du logiciel. Pour les logiciels de RFP, ce moment survient généralement quelques semaines après la signature du contrat, lorsque l'utilisateur collabore avec l'équipe chargée de l'expérience client sur son premier RFP. Les réponses standard et la première proposition sont téléchargées dans le système, puis le moment ah-ha – le logiciel reconnaît les questions et insère les bonnes réponses, complétant en moyenne environ 60 à 70% de la DP – en un instant.

Nous avons constaté que l’interface du RFP360 était la plus intuitive et la plus facile à utiliser. La courbe d’apprentissage a été très minime pour nous et nous a permis d’augmenter presque immédiatement nos performances.

Emily Tippins, administratrice des ventes chez Swish Maintenance | Étude de cas

L'évolution du processus de demande de propositions donne aux utilisateurs le temps de se concentrer de nouveau sur des initiatives stratégiques de niveau supérieur.

Cela nous a certainement rendus plus efficaces. RFP360 nous a rendu notre temps et nous a permis de vraiment choisir nos projets. Nous ne sommes plus frénétiques. Nous pouvons prendre une profonde respiration, nous concentrer sur la stratégie et veiller à choisir les bons projets et à fournir des réponses de qualité.

Brandon Fyffe, associé en développement des affaires chez CareHere

RFP Technology Must-Haves

• ] Affaires après les appels d'offres – Le logiciel de réponse ne concerne pas uniquement les appels d'offres. Vous pouvez également gérer les demandes d'informations (RFI), les questionnaires de sécurité et de diligence raisonnable (DDQ), les demandes de qualifications (RFQ), etc. Cette technologie peut être utilisée pour tout type de formulaire de question et de réponse normalisé avec des réponses répétables.
• Facilité d'utilisation et de support inégalée – Tous les utilisateurs de RFP ne sont pas forcément des super-utilisateurs. Les RFP nécessitent l'intervention de nombreux départements et experts en la matière possédant divers niveaux de compétences techniques. Choisissez une solution facile à utiliser et intuitive avec un excellent support client.
• Expérience et stabilité – Comme tout fournisseur de technologie SaaS, vous pouvez vous attendre à des mises à jour et des améliorations régulières de votre technologie RFP, mais Assurez-vous que l'entreprise possède l'expérience nécessaire pour fournir des fonctionnalités réellement utiles.
• Base de connaissances – Chaque solution de demande de proposition doit inclure un concentrateur de contenu interrogeable permettant aux utilisateurs de collaborer facilement avec les utilisateurs et de les mettre à jour. les réponses qui leur sont assignées. Cherchez une solution qui exploite l'intelligence artificielle pour faire correspondre les questions courantes à leurs réponses.
• Plug-ins et intégrations intelligents – La technologie des appels d'offres devrait fonctionner avec les programmes que vous utilisez. Recherchez des plug-ins vous permettant d'utiliser votre base de connaissances tout en travaillant sur votre réponse dans des programmes tels que Word ou Excel. Le logiciel doit également s'intégrer aux applications clés de la productivité et de la gestion de la relation client afin de prendre en charge de manière transparente les processus existants de vos appels d'offres.

Appels perdus pour un temps réduit et gagner plus d'avantages

Ils sont conçus pour aider l’acheteur à décider qui est le meilleur. Plus vous pourrez prouver rapidement que votre entreprise correspond à la facture, mieux ce sera. Le logiciel RFP accélère votre processus pour vous permettre de prendre rapidement en compte votre activité, de vous rapprocher de votre marché et de vous donner encore plus de chances de gagner.

À mesure que les équipes marketing s'harmonisent et collaborent davantage avec les opérations de revenus, la technologie RFP devient encore plus cruciale. La demande de réponses rapides aux appels d’offre ne va pas disparaître. Donc, n’attendez pas jusqu’à ce que vous ne puissiez plus supporter l’adoption d’une technologie qui vous fait gagner du temps sur vos RFP. Vos concurrents ne le feront certainement pas.

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