Stimuler la croissance d’un océan à l’autre

eaux larges possède plus de 50 ans d’expérience dans le développement, l’acquisition et la gestion de propriétés commerciales, hôtelières, multifamiliales, de bureaux, industrielles et résidentielles partout en Amérique du Nord. Nous disposons désormais de plus de 13 millions de pieds carrés de propriétés développées réparties dans 169 projets, d’une valeur d’environ 2 milliards de dollars.

Depuis la pandémie, nous nous concentrons sur la croissance de notre cœur de métier : le développement immobilier commercial. À long terme, l’objectif est d’étendre nos opérations sur les marchés en croissance aux États-Unis, notamment en Utah, au Texas et en Floride.

Identifier une opportunité

Pour nous aider à atteindre nos objectifs de croissance, l’efficacité opérationnelle est cruciale, mais dans le passé, notre approche du partage d’informations avec les parties prenantes internes et externes présentait certains défis.

Dans le passé, nous utilisions trois systèmes de gestion de contenu différents dans l’ensemble de l’entreprise. Les équipes de chacun de nos secteurs se sont appuyées sur de grandes feuilles de calcul pour essayer de savoir où les informations étaient stockées. La recherche d’informations prenait beaucoup de temps, même pour les employés expérimentés, et il était également très difficile de former les nouvelles recrues à l’utilisation de notre environnement de stockage.

Réaliser le potentiel des services partagés

Il était clair que nous avions besoin d’une nouvelle approche. Tout d’abord, nous avons décidé de standardiser les processus tels que la comptabilité, les ressources humaines et le juridique, permettant aux équipes centrales d’offrir des services partagés dans tous nos secteurs verticaux.

Pour libérer tout le potentiel de l’approche des services partagés, nous souhaitions également rationaliser notre approche de la gestion documentaire. L’objectif était de remplacer tous les référentiels de stockage ad hoc par une plate-forme unique de gestion de contenu d’entreprise, offrant un accès rapide et facile aux documents importants tels que les enquêtes, les baux et les contrats.

Travailler avec notre partenaire de confiance Wisteria informatiquenous avons rapidement déterminé que OpenText™ ECM étendu—intégré à Microsoft® 365®—était la solution idéale pour nos besoins. Presque prête à l’emploi, la solution nous offre des capacités de recherche rapides et précises et un contrôle robuste des versions de documents, le tout via une plate-forme centrale et sécurisée.

Offrir une intégration transparente avec Microsoft 365

En étroite collaboration avec l’équipe informatique de Wisteria, nous avons déployé la solution OpenText, migré sur notre contenu existant et mis hors service les plateformes existantes. En adoptant une approche de formation des formateurs, nous avons été opérationnels et l’entreprise a rapidement adopté la nouvelle solution.

L’une des nouvelles fonctionnalités ECM que nous apprécions le plus est l’excellente intégration entre la solution OpenText et les applications Microsoft 365. Nos employés peuvent travailler sur des documents à l’aide d’applications familières telles que Microsoft Teams, tandis que toutes les données sont stockées en toute sécurité en coulisses dans la solution OpenText. Tout le monde peut trouver ce dont il a besoin au même endroit, ce qui signifie qu’il n’est plus nécessaire de rechercher laborieusement les dernières versions des documents dans les boîtes de réception et les lecteurs partagés.

Façonner des flux de travail de contenu automatisés

Un autre grand avantage d’OpenText Extended ECM est qu’il ne s’agit pas simplement d’un remplacement à l’identique de nos anciens référentiels de contenu. Grâce à la solution, nous pouvons créer des flux de travail automatisés pour les processus basés sur les documents, ce qui nous aide à accélérer bon nombre de nos activités principales.

Par exemple, lorsque notre équipe RH ajoute un nouvel employé à notre solution HCM, OpenText Extended ECM crée automatiquement des dossiers pour le nouvel employé sur la base d’un modèle personnalisé. Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, la solution archive ses dossiers, de manière totalement transparente.

Récolter les bénéfices

Avec la solution OpenText au cœur de notre activité, nous mesurons les améliorations d’efficacité à tous les niveaux. Nous pouvons désormais partager des données avec des partenaires externes jusqu’à 50 % plus rapidement et nous estimons avoir augmenté la productivité d’environ 350 % car il est beaucoup plus facile pour les employés de trouver les informations dont ils ont besoin.

Pour en savoir plus sur le travail que nous effectuons avec Wisteria IT pour adopter des opérations rationalisées et basées sur les données, lire notre étude de cas OpenText.

A propos de l’auteur: Dans son rôle de vice-président des technologies de l’information chez Widewaters, Timothy Carroll est chargé de fournir une vision, un leadership, une planification stratégique et une gestion des systèmes et services informatiques. Il a obtenu son baccalauréat ès sciences à l’Université d’État de New York à Oswego. Tim apporte plus de 25 ans d’expérience en technologie de l’information, notamment en direction informatique, sécurité, réseautage, développement d’applications et gestion de projet. Il a rejoint Widewaters en 2015, après avoir occupé le poste de CIO de VNA Homecare.