Sécurisez et rationalisez la collaboration en intégrant des outils populaires

Dans leLieu de travail moderne , une intégration transparente entre les outils que vos employés utilisent le plus est vitale. Permettre aux gens de rester dans leurs flux de travail – tandis que les intégrations ont lieu en arrière-plan – maximise la productivité et crée une expérience positive pour les employés.

Microsoft Teams, par exemple, est devenu indispensable dans de nombreuses organisations pour faire avancer le travail où qu'il se produise. Mais il ne peut pas toujours s'adapter à la collaboration avec des partenaires externes, s'intégrer aux référentiels de contenu d'entreprise ou se connecter aux processus métier cruciaux.

Avec les bonnes intégrations, les employés peuvent rester productifs dans leurs applications préférées pour une collaboration interne ou externe. Ils n'ont pas à se soucier de savoir si les données de l'entreprise sont sécurisées et correctement stockées car, lorsqu'elles sont stockées dans un contexte, les règles commerciales prédéfinies protègent et régissent automatiquement le contenu, garantissant que les employés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin dans le contexte, quand et où ils le souhaitent. besoin de ça.

Comprendre les pièges de la collaboration sans intégration

Au cours des deux dernières années, la plupart des organisations ont adopté de nouvelles technologies de collaboration pour le lieu de travail moderne.Microsoft Teams a récemment atteint plus de 270 millions d'utilisateurs actifs par moiscontre 75 millions début 2020.

Mais il y a un inconvénient à sa grande popularité : comme toute application de productivité, elle peut se transformer en un silo d'informations. Sans le vouloir, les employés créent souvent des micro-dépôts sur Teams.

Il y a aussi des limites quand il s'agit de collaborer avec des personnes extérieures à l'organisation. Les entreprises des industries complexes ont plusieurs partenaires externes qui ont besoin d'accéder à certaines informations d'entreprise pour une collaboration efficace. Sans sécurisation des licences pour tout le monde, cependant, cela est impossible sans intégration.

Garder une trace de l'endroit où se trouvent les informations et qui a accès à ce qui peut être difficile, créant potentiellement des problèmes de conformité. Demander à des employés occupés d'effectuer des tâches manuelles de gestion de contenu telles que l'ajout de métadonnées, de classifications et d'étiquettes de rétention pour le contenu Teams est tout simplement improductif. Non seulement cette approche diminue l'expérience des employés, mais elle augmente également le risque d'erreurs et de perte de données.

Connecter le contenu aux processus métier

Les employés ont besoin d'une interface unique où ils peuvent travailler, en contexte. S'ils sont dans Teams, ils veulent voir des informations pertinentes provenant d'applications principales telles que SAP et Salesforce. Aucune commutation, requête de rapport ou autre action requise.

Cette intégration approfondie permet aux utilisateurs de prendre rapidement et facilement des décisions basées sur les données. Lorsque les employés peuvent obtenir instantanément les informations dont ils ont besoin dans leur interface préférée, peu importe où se trouvent ces informations, la productivité augmente naturellement.

L'intégration de contenu dans Teams avec des processus métier clés réduit également les risques en automatisant les tâches de gestion de contenu. Lorsqu'il est ajouté à l'espace de travail professionnel, le contenu Teams hérite automatiquement de la classification, des métadonnées et de la sécurité appropriées.

OpenText™ ECM étendu intègre les systèmes d'entreprise les plus largement utilisés avec Microsoft Office 365, permettant aux employés de maintenir l'efficacité dans leurs applications familières tout en gardant les informations contrôlées, sécurisées et conformes de la création à l'archivage et à la disposition. Il gère automatiquement les transcriptions et autres contenus stockés dans Teams, complétant ainsi votre stratégie de gouvernance.

Simplifier la collaboration avec la synchronisation

La collaboration se complique lorsque les organisations travaillent avec plusieurs partenaires externes sur différentes facettes d'un grand projet ou gèrent des chaînes d'approvisionnement à plusieurs niveaux. Pour garder les choses simples et maintenir une seule source de vérité,OpenText™ ECM étendu pour Microsoft® Office 365propose une synchronisation de contenu avec Teams.

Les membres de l'équipe peuvent choisir de modifier le contenu dans leur application métier ou dans Teams. Dans tous les cas, toutes les modifications sont synchronisées avec l'espace de travail professionnel concerné, qui applique les autorisations et les protections appropriées.

Chaque étape de la collaboration est automatisée et basée sur des modèles, ce qui permet aux utilisateurs et aux administrateurs de se concentrer sur leur travail sans avoir à configurer des équipes, des espaces de travail, des intégrations ou des partages. Lorsque le processus de collaboration se termine, l'équipe peut être retirée et rendue en lecture seule.

Faire passer l'intégration de Teams au niveau supérieur avec la voix

Alors que de plus en plus d'employés utilisent Teams comme plate-forme de collaboration, les organisations ont commencé à adopter Microsoft Teams Phone. Bien que cette transition ait tendance à être plus lente que l'adoption de la fonctionnalité Teams de base, étant donné que les grandes entreprises ont souvent des systèmes téléphoniques établis couvrant plusieurs sites, les organisations continuent de passer à des solutions vocales plus modernes.

Au lieu de remplacer complètement leurs systèmes téléphoniques existants, certaines entreprises souhaitent essayer Teams Phone par phases. Mais ils sont freinés par des préoccupations légitimes, notamment le routage problématique des appels dans l'ensemble de l'organisation, des systèmes de messagerie disparates et la conformité des messages. Les clients veulent des numéros de téléphone centralisés pouvant être acheminés dans toute l'entreprise, quel que soit le système téléphonique utilisé par chaque site, par exemple, ou la possibilité d'enregistrer et d'envoyer des messages vocaux à l'échelle de l'entreprise à tous les bureaux.

AvecVoix OpenText™ CX-E , les organisations peuvent mettre en œuvre Teams Phone tout en conservant leur système téléphonique interne existant et leurs investissements dans les centres d'appels. L'intégration complète signifie que les employés peuvent passer et recevoir des appels via Teams tout en bénéficiant de la messagerie unifiée, de la messagerie vocale, de la transcription, du standard automatique alimenté par l'IA et plus encore de CX-E.

CX-E agit comme le point de réponse central pour l'ensemble du réseau de systèmes téléphoniques, acheminant les appels de manière transparente et permettant aux messages vocaux cruciaux – pensez à un discours d'encouragement du PDG – d'atteindre facilement chaque employé. Pour les entreprises des secteurs réglementés, CX-E fournit une messagerie vocale sécurisée de bout en bout.

Limiter les perturbations des tâches quotidiennes

Extended ECM et CX-E suppriment les étapes supplémentaires et les interruptions de flux de travail qui peuvent survenir lors de l'utilisation de plusieurs outils avec plusieurs partenaires. Comme toute bonne intégration, ces solutions fonctionnent de manière invisible pour sécuriser et gérer les informations tout en les plaçant dans le bon contexte pour les utilisateurs.

Les travailleurs du savoir d'aujourd'hui gèrent déjà des distractions et des demandes incessantes. L'intégration puissante entre leurs outils préférés élimine la gestion de contenu manuelle fastidieuse tout en stimulant la productivité et la collaboration. C'est l'autonomisation des employés à son meilleur!