Réunions hybrides : 5 bonnes pratiques pour de meilleurs résultats

« Un son clair et immersif est primordial », déclare Erik Pham, PDG de HealthCanal. « Nous investissons dans des microphones, des haut-parleurs et des écouteurs de qualité pour éliminer les perturbations audio et garantir que tous les participants puissent être entendus et compris. »

Technologie de réunion hybride

Les outils logiciels collaboratifs – exécutés dans votre Zoom, Webex ou Teams ou en partageant un écran – peuvent faire évoluer vos réunions hybrides d’une conversation sur le travail à un travail réel. Ceux-ci déplacent l’attention de la réunion des têtes parlantes vers la tâche à accomplir, qui, si vous espérez une collaboration, est la direction dans laquelle vous souhaitez que l’attention aille. Ils vous permettent de partager des informations sur le moment, de réfléchir et de capturer des idées, et d’éliminer les tâches ménagères après la réunion.

« Adoptez les plateformes de collaboration », déclare Maryia Krauchanka, directrice de la recherche chez Cloverleaf.me, une société d’automatisation du coaching. « Ces plateformes doivent être intuitives, permettant aux membres de l’équipe de contribuer, de découvrir et d’accéder facilement aux informations partagées. »

Lorsque vous disposez des bons outils, vous pouvez rapidement passer de l’accord sur une idée à la collaboration sur son exécution. Affichez un tableau blanc numérique pour réfléchir à des idées. Au lieu de discuter d’une conception, construisez-la ensemble dans un graphique collaboratif tel que Lucidchart. Ou élaborez les détails d’un plan de projet en consultant votre outil de gestion du travail.

Brown dit que Qumulo utilise tableau blanc numérique Miro lors de ses réunions hybrides. «C’est utile pour les rétrospectives, les exercices d’idéation et de brainstorming», dit-elle. Parfois, cependant, tenir un morceau de papier devant la caméra fonctionne aussi, dit-elle. « Lorsque nous parlons de dessins de base, certaines personnes aiment avoir un morceau de papier et un stylo à portée de main pour pouvoir dessiner un dessin. »

« Nous avons exploré des solutions logicielles de réunions hybrides spécialisées qui facilitent une participation équitable pour les employés sur place et à distance », explique Pham de HealthCanal. « Ces plates-formes offrent des fonctionnalités telles que des tableaux blancs virtuels, des salles de sous-commission et des analyses d’engagement des participants. »

Au lieu de sacrifier un être humain entier à la tâche de prendre des notes, vous pouvez avoir une IA, comme Otter.ai, retranscrivez la réunion. « Ces services transcrivent et traduisent automatiquement les mots prononcés en texte, améliorant ainsi l’accessibilité et la compréhension pour tous les participants à la réunion », explique Pham. Ils rechercheront également les mesures à prendre lors de la réunion et partageront les notes avec tous les participants.

Meilleures pratiques en matière de réunions hybrides

En plus de disposer de la bonne technologie, les conseils suivants peuvent contribuer à rendre l’expérience de réunion plus efficace pour tous, qu’ils soient au bureau ou qu’ils se connectent à distance.

1. Mettez tout le monde à l’écran

De bonnes réunions hybrides nécessitent que les gens soient doués pour modérer, faciliter et participer. Pour cela, vous avez besoin de compétences, d’habitudes et d’hygiène de réunion.

Pour Mark Schlesinger, chercheur principal en technologie chez la société de technologie financière Broadridge, les appels entièrement vidéo qui sont devenus la méthode de réunion par défaut pendant la pandémie ont apporté un niveau de collaboration accru que son équipe ne voulait pas perdre dans les réunions hybrides.

« Soudain, tout le monde a eu une voix », dit-il à propos des appels Zoom. « Ce n’était pas toujours la salle de conférence qui prenait le dessus sur la conversation. » Alors que l’entreprise passait à un modèle hybride, « nous avions besoin d’une solution solide pour conserver cette nature collaborative ».

Schlesinger a découvert la solution – un mélange d’appels vidéo et de réunions en personne – en discutant du problème avec sa fille étudiante. Elle lui a expliqué que la règle pour les cours dans son école était la suivante : « même si vous êtes sur place, tout le monde doit ouvrir son appareil et activer la vidéo afin que tout le monde puisse voir tout le monde, y compris l’instructeur et les étudiants à distance, sur leur écran. »

C’est essentiellement ce qu’ils font à Broadridge, bien qu’ils utilisent l’audio de la pièce pour une meilleure fidélité. Cette configuration conserve la voix de chacun, donne un visuel – ainsi qu’un nom et un titre – à toutes les personnes présentes dans la réunion, et « il est moins probable que la discussion en salle de conférence éclipse les participants distants », explique Schlesinger.

2. Obtenez de l’aide pour la modération

Un bon animateur est essentiel dans une réunion hybride. Et tous ceux avec qui j’ai parlé ont convenu qu’améliorer vos propres compétences d’animation et développer ces compétences au sein de votre équipe est essentiel pour l’avenir d’un univers de réunions hybrides. Depuis que le monde entier a soudainement eu besoin de commencer à développer ces muscles lorsque le travail à distance est devenu omniprésent, les cours en ligne sur l’animation de réunions sont devenus monnaie courante. Mais parfois, même le meilleur facilitateur a besoin d’aide.

«J’essaie de demander à quelqu’un de modérer le chat», explique Brown. Parce que regarder le canal de discussion tout en parlant à un groupe nécessite plus d’apports sensoriels et de matière grise que ce dont la plupart des humains sont équipés. Demander à un autre membre de l’équipe de regarder cette chaîne aide les personnes distantes à poser des questions et à obtenir des réponses, afin que les participants présents dans la salle ne soient pas éclipsés.

3. Définir des attentes communes

De nombreuses personnes à qui j’ai parlé ont suggéré d’édicter une politique sur l’étiquette des réunions afin que les attentes en matière de participation et les questions autrefois dictées par le lieu de travail soient précisées pour les réunions qui se déroulent, en partie, dans les salons, les sous-sols et les chambres d’amis.

« Vous pouvez définir ces attentes à tout moment », explique Trish Bishop, chef de projet informatique devenue coach en leadership. « Vous pouvez dire que j’ai l’impression que l’équipe ne s’engage pas pleinement dans cet environnement hybride. Fixons des attentes communes.

Elle suggère de demander à l’équipe d’élaborer elle-même les règles, plutôt que de les édicter d’en haut, car il est plus facile d’obtenir l’adhésion et les attentes refléteront plus probablement la réalité de la vie familiale des gens. Les règles peuvent tout couvrir, depuis la question de savoir si la caméra vidéo doit être allumée, quel est l’arrière-plan acceptable (au moins pour les réunions avec l’extérieur) ou si une garde-robe présentable est requise.

4. Respectez le temps de chacun

Mais aucune directive politique, aussi égalitaire soit-elle, ne pourra surmonter une réunion mal planifiée ou mal gérée.

« Garder les gens engagés est une habitude qui commence par l’agenda », explique Kimble de Kuma. « Si vous ne respectez pas un programme défini et ne respectez pas le temps des gens, ils partiront. »

La perte de personnes lors des réunions est un problème qui s’étend au-delà de la salle de conférence.

« Rien ne tue une culture et ne détruit la motivation comme avoir trop de réunions ou des réunions où rien n’est fait », déclare Dean Guida, fondateur de Slingshot et PDG et fondateur d’Infragistics. « Cela affecte les performances et si les gens abandonnent ou restent. »

5. Créer l’égalité par un objectif

Kalbach affirme que de bonnes réunions hybrides nécessitent plus qu’un ordre du jour. « Il faut un but et un moyen d’y parvenir », dit-il.

Même avec un agenda, dit-il, la dynamique habituelle se déroule. Les voix dominantes parlent tandis que les voix plus calmes disparaissent et peut-être – si leur caméra est éteinte – cuisiner des pâtes ou faire la lessive. Vous chercherez des moyens de ramener l’attention de tous.

« Si vous proposez une activité, dites : « Faisons une matrice deux par deux et nous allons décider ensemble en votant » – de cette façon, vous garantissez la participation », explique Kalbach.

Une autre astuce pour garder une réunion concentrée, dit-il, consiste à créer un système de tour de rôle.

« Le popcorning est un mode populaire : la dernière personne à parler choisit la suivante », dit-il.

Non seulement ces astuces permettent de résoudre les problèmes de circulation verbale, mais « vous pouvez commencer à considérer les réunions comme des lieux où vous accomplissez des tâches », ajoute-t-il.

Une fois que vous commencerez à chercher un objectif plutôt qu’un agenda, vous le trouverez. Si quelqu’un dit : « Nous devons rédiger ce document » et que votre réunion a besoin d’un objectif, vous pouvez apporter le document et faire le travail lors de la réunion.

« De cette façon, vous ressortez de la réunion sans aucune action à entreprendre parce que vous avez déjà fait le travail », explique Kalbach.