Résolvez les défis de gestion de l’information grâce à l’automatisation des processus

Seulement 25 % des cadres supérieurs pensent que la gestion de l’information a un impact sur la réussite de l’entreprise !

C’est peut-être la conclusion la plus troublante du AIIM État de la gestion intelligente de l’information Enquête 2022 – en particulier lorsque ces mêmes dirigeants placent la capacité à exécuter des processus métier « avec agilité et à la demande » comme le deuxième ingrédient le plus important du succès de la transformation numérique. Des années de travail avec les clients nous ont montré chez KineMatik que des solutions efficaces de gestion de l’information sont nécessaires pour une automatisation réussie des processus. Pourtant, pour de nombreuses organisations, il existe encore un écart important et troublant entre les stratégies commerciales et les stratégies d’information. Je voudrais suggérer un moyen simple et pratique de le fermer.

L’automatisation des processus est désormais plus essentielle que jamais alors que les organisations réagissent à un environnement économique post-pandémique. Cependant, un autre Enquête AIIM a découvert que la cible la plus importante des efforts d’automatisation des processus sont les processus qui traversent les départements, les systèmes et les frontières organisationnelles. Ce sont précisément les processus les plus vulnérables à la surcharge d’informations qui engloutit désormais pratiquement toutes les entreprises. Ces informations sont de plus en plus cloisonnées à mesure que les organisations se concentrent sur les processus et les applications d’entreprise basés sur les départements.

L’alignement des activités et des informations devient plus difficile

Selon AIIM: « Compte tenu de l’évolution des capacités de gestion de contenu dans les organisations, cela ne devrait pas surprendre. ECM (Enterprise Content Management) a été conçu comme une couche
des capacités d’entreprise à partager entre plusieurs processus… dans de trop nombreux cas, les capacités de contenu ont été déployées département par département, souvent en utilisant différents outils de processus et en utilisant parfois une infrastructure de contenu commune et parfois non.

Trop souvent dans le passé, l’investissement dans la gestion de l’information a été secondaire par rapport à l’investissement dans les processus métier ou les systèmes d’entreprise, sans comprendre que si vous ne disposez pas des bonnes informations à la disposition des bonnes personnes et au bon moment, vous ne pouvez pas optimiser pleinement vos processus. ou vos systèmes. Il ressort des enquêtes de l’AIIM qu’il existe une compréhension croissante de ce fait. Place des cadres « numériser, automatiser et intégrer les processus » en haut et « la gestion des informations tout au long de leur cycle de vie » lorsqu’on leur demande quels sont les principaux défis liés à la gestion des grandes quantités de données dans leur entreprise.

Les organisations savent que la réussite commerciale nécessite d’aligner plus étroitement leurs stratégies commerciales et leurs pratiques de gestion de l’information. Ils pensent également qu’il y a encore beaucoup de chemin à parcourir au sein de leur organisation. En fait, nombreux sont ceux qui pensent que la situation empire. Que devons-nous penser du Conclusion de l’AIIM que 74 % des dirigeants évalueraient l’alignement de leur organisation entre la stratégie commerciale et la stratégie d’information comme étant identique ou pire que l’année précédente ?

Je pense revue de Harvard business (HBR) propose une explication convaincante : « Les objectifs technologiques et commerciaux étant si inextricablement liés, il est aujourd’hui de plus en plus urgent de réussir la transformation numérique… En fin de compte, il existe un manque d’alignement fondamental et coûteux et un écart persistant entre l’informatique et l’entreprise. Et cette déconnexion organisationnelle est devenue le plus grand obstacle à la transformation numérique.

Franchir le gouffre informatique/métier grâce à l’automatisation des processus

Notre expérience chez KineMatik est que HBR a tout à fait raison : parfois, le fossé entre l’informatique et l’entreprise peut ressembler davantage à un gouffre. Il est très pertinent que lorsque AIIM interrogé sur les principales frustrations liées à l’automatisation des processus, deux réponses complètement opposées mais liées sont apparues. Le manque de compréhension informatique de l’entreprise était presque entièrement compensé par un manque de compréhension commerciale de l’informatique.

KineMatik travaille en partenariat avec des organisations clientes depuis de nombreuses années pour fournir une automatisation réussie des processus basée sur OpenText™ ECM étendu. Nous avons pris le temps de comprendre les frustrations de nos clients pour créer des processus automatisés qui répondent à la fois aux attentes métiers et informatiques. Nous assurons ainsi un lien durable entre l’informatique et le business. Les services informatiques ont accès à des outils pré-approuvés et déployés qui réduisent le besoin de connaissances expertes du processus métier sous-jacent. L’entreprise reçoit rapidement et à moindre coût des solutions optimisées pour ses besoins et ses stratégies.

Choisissez toujours la configuration plutôt que la personnalisation

Pour moi, la personnalisation est l’ennemi de l’agilité, de la flexibilité et du changement. Le déploiement de solutions personnalisées pour l’automatisation des processus est à la fois coûteux et long à mettre en œuvre et complexe et coûteux à maintenir. Souvent, l’entreprise ne parvient pas à articuler correctement les exigences du système ou le développement prend trop de temps. Par ailleurs, les exigences métier évoluent rapidement, ce qui signifie que les spécifications du système peuvent changer fréquemment au cours du projet. Le résultat est que le logiciel final livré n’est pas adapté à l’usage prévu.

Les solutions personnalisées offrent l’agilité ou la flexibilité nécessaires pour réagir rapidement aux changements de l’entreprise, que ce soit pendant le développement ou lors de la livraison. Ce n’est pas acceptable dans un monde post-pandémique. Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises doivent être prêtes à tout et s’adapter rapidement. Petite surprise donc AIIM ont constaté que les organisations expérimentées dans l’amélioration des processus considéraient la personnalisation comme un risque majeur et essayaient de l’éviter.

L’alternative réside dans des solutions de processus métier prêtes à l’emploi et préconfigurées pour répondre aux exigences de l’organisation. Ces solutions low-code simplifient les exigences commerciales et facilitent et accélèrent les modifications des applications. En fait, des modifications peuvent être apportées rapidement sans codage complexe à aucune étape. Les propriétaires d’entreprise définissent le processus et travaillent avec le service informatique pour garantir que les applications s’alignent précisément sur les besoins de l’entreprise. Cette approche raccourcit considérablement le processus de développement et améliore la qualité du système final.

En regardant à nouveau AIIM la recherche, les coûts et le manque de compétences figurent en tête de liste des raisons pour lesquelles les organisations n’ont pas encore avancé dans une initiative d’automatisation des processus. Adopter une approche de configuration low-code permet d’éliminer ces obstacles en « démocratisant » le processus de développement – ​​en réunissant l’entreprise et l’informatique – et en réduisant le budget requis pour créer et gérer vos solutions d’automatisation des processus.

Le Solutions de processus métier OpenText aider les organisations du monde entier à réussir leur transformation des services numériques et de contenu.

Ces solutions innovantes de processus métier offrent des processus métier prêts à l’emploi, adaptables et configurables, utilisant les meilleures pratiques. Nos capacités d’automatisation des processus démontreront clairement à chaque organisation la valeur exacte que la gestion de l’information apporte pour assurer la réussite de l’entreprise.