Répondez à vos besoins en matière de découverte électronique audio-vidéo avec les solutions OpenText eDiscovery

Constatez-vous une augmentation du nombre de fichiers audio et vidéo (« A/V ») dans vos ensembles de collections de documents ? Tu n’es pas seul! Dans le passé, ces fichiers ne représentaient qu’une petite partie, pour la plupart sans importance, de la collecte de données, comme les supports de vente et de marketing, les vidéos de vacances et les téléchargements Internet des utilisateurs. Les fichiers audiovisuels étaient rarement considérés comme ayant une valeur probante à des fins juridiques et ces fichiers étaient souvent ignorés parce que le temps, les efforts et le coût de l’examen manuel dépassaient de loin la valeur potentielle des preuves.

Mais à mesure que les enregistrements audiovisuels deviennent plus courants dans les opérations commerciales quotidiennes, il n’est plus tenable d’ignorer cette source de preuves. Par exemple, plus de 91 % des entreprises utilisent aujourd’hui la vidéo comme outil de marketing, une augmentation de près de 30% à partir de 2017. Et, grâce à la facilité d’accès, des caméras sont placées partout : portes d’entrée des maisons et des entreprises, tableaux de bord des voitures, détecteurs de fumée, etc. Si vous avez un téléphone, vous avez un appareil photo. Et l’apparition du COVID-19 a également changé la donne sur ce front. Selon un récent rapport du Pew, un Américain sur cinq a déclaré se rencontrer en vidéo au moins une fois par semaine depuis la pandémie.

Travailler avec des fichiers A/V dans eDiscovery présente de nombreux défis. Premièrement, ils ne sont pas intrinsèquement consultables. Cela les exclurait traditionnellement des résultats de recherche et des avantages du codage prédictif et d’autres analyses de bases de données. Deuxièmement, télécharger les fichiers depuis votre plateforme eDiscovery pour les lire dans un autre produit peut prendre du temps. Sans oublier que permettre aux utilisateurs de télécharger ces fichiers sur leur propre ordinateur peut présenter leurs propres risques en matière de sécurité et de confidentialité. Écouter ou regarder manuellement tous les fichiers A/V d’une collection de documents à la recherche de matériels potentiellement réactifs prend énormément de temps ; un seul enregistrement A/V peut nécessiter entre 5 minutes et plus d’une heure pour être examiné manuellement.

Il s’agit d’un problème créé par la technologie qui nécessite une solution basée sur la technologie et OpenText propose désormais une solution transparente basée sur l’IA.

Une solution pour les révisions audiovisuelles fastidieuses

Pour relever ces défis, Solutions de découverte électronique OpenText CE 23.4 inclura des fonctionnalités de lecture et de transcription A/V pour les plateformes Axcelerate et Insight. OpenText a construit cette fonctionnalité à partir de zéro. Le résultat est une intégration transparente de la lecture et de la transcription dans la plateforme OpenText eDiscovery de votre choix. Cette fonctionnalité commencera à être déployée sur le Cloud en octobre 2023. Voici ce que vous pouvez vous attendre de la seule fonctionnalité de lecture et de transcription A/V entièrement intégrée du secteur.

Transcription A/V de découverte électronique

OpenText A/V Support génère automatiquement des transcriptions précises pour ce contenu, rendant ces enregistrements consultables et donc capables d’être inclus dans toute stratégie de sélection. Cela signifie également qu’ils sont inclus dans les résultats du codage prédictif avec tous les documents textuels pour un aperçu rapide et complet de toutes les données potentiellement pertinentes. De plus, le texte audiovisuel peut être analysé avec des fonctionnalités robustes d’enrichissement de texte telles que la reconnaissance d’entités et de noms et l’analyse des sentiments pour révéler des modèles et des informations, identifier les personnes et organisations clés d’intérêt et aider à protéger les données privilégiées et confidentielles qui peuvent être cachées dans Fichiers A/V.

Une fois généré, le texte des transcriptions sera ajouté à ces enregistrements via un processus très similaire à la génération OCR. Il sera également disponible avec les horodatages correspondants sous forme de vue côte à côte lors de l’utilisation du lecteur A/V. Tous les termes de recherche pertinents seront facilement identifiés grâce à une mise en évidence par code couleur dans les vues de transcription.

Lecteur A/V eDiscovery intégré

Une fois les fichiers audiovisuels potentiellement réactifs identifiés, l’examen des fichiers clés, en partie ou dans leur intégralité, peut être justifié. Bien que rendre les transcriptions consultables soit nécessaire pour une bonne gestion des fichiers A/V, regarder et écouter la lecture complète des fichiers clés (ou des parties de ceux-ci) peut révéler des informations cruciales. Notre nouveau lecteur A/V répond facilement à ce besoin. Toute la lecture est diffusée via le lecteur dans la visionneuse de documents et, contrairement à d’autres logiciels de révision de documents, elle ne nécessite pas de téléchargement local.

Ce lecteur entièrement fonctionnel permet une lecture simple dans la visionneuse ainsi que la lecture avec toutes les transcriptions pré-générées. Les transcriptions contiennent toutes des horodatages et facilitent le passage d’une section du fichier multimédia à une autre. Vous pouvez également configurer le défilement automatique de la transcription afin que les sections de la transcription lues sur le média soient continuellement mises en surbrillance pendant la lecture. La fonction de défilement automatique est un excellent moyen d’identifier rapidement les sections de documents pertinents.

Même si vos fichiers A/V n’ont pas de transcriptions ou manquent complètement d’audio, vous pouvez utiliser la vue Chronologie comme aide visuelle pour identifier les parties pertinentes du média par horodatage. Il y a un pointeur rouge pour indiquer un endroit dans la lecture et cela peut être utilisé pour passer rapidement aux sections pertinentes en faisant simplement glisser le pointeur vers la partie souhaitée.

Le lecteur dispose également de nombreuses autres options, notamment le réglage de la vitesse de lecture, le saut avant/arrière, la mise en sourdine automatique pendant la lecture, la lecture automatique lors de la visualisation et bien plus encore.

Quelle est la prochaine étape pour OpenText eDiscovery ?

OpenText prévoit de continuer à étendre les capacités de révision A/V avec de nouvelles fonctionnalités, notamment :

• Possibilité de rédiger des fichiers A/V et/ou leurs transcriptions par sélection de chronologie ou d’horodatage
• Possibilité d’attribuer des raisons de rédaction à chaque balisage

• Production native de fichiers A/V expurgés
• Production de transcriptions rédigées au format texte

Pour en savoir plus sur la façon dont les solutions OpenText eDiscovery réduisent les coûts et améliorent l’efficacité, visitez https://www.opentext.com/solutions/ediscovery