Remplacement des feuilles de calcul par une solution FP & A intelligente

Sixième partie de la série « Comprendre l'IFP & A »

Malgré son ancienneté, Excel reste le principal outil utilisé par les services d'analyse et de communication de données de FP & A. Beaucoup diraient que cela est dû à sa facilité d’utilisation, à son coût relativement bas, à ses capacités de formatage et de représentation graphique étendues, et simplement au fait qu’il n’ya pas de meilleure alternative.

Mais est-ce toujours le cas? Pour le savoir, nous devons examiner la manière dont Excel est utilisé et le comparer aux solutions modernes pour voir si suffisamment d'avantages inciteraient les gens à changer.

Voici quelques-unes des utilisations courantes d'Excel dans FP & A: [19659005] Combinaison de données provenant de sources disparates

Excel peut être utilisé pour rassembler un large éventail de données, qu’elles soient numériques ou textuelles. Cela peut être fait par «copier-coller», en chargeant à partir de fichiers texte ou par importation directe. Une fois dans Excel, les données peuvent être triées et manipulées dans un format plus utilisable.

Les solutions modernes peuvent également le faire, tout en laissant une trace de vérification complète de la transformation des données – ce qu'Excel peut faire. fais pas. La piste d'audit confirmera quels processus ont eu lieu et s'il y a eu des erreurs telles que des incohérences survenues lors de la transformation. Et une solution moderne peut répéter cette opération à tout moment sans intervention de l'utilisateur, avec de grandes quantités de données, réalisant chaque action avec succès.

Calcul des éléments de données supplémentaires

À l'aide de formules de cellules ou de code VBA, Excel peut créer des sous-totaux, des variances, des pourcentages et toute une série d'autres calculs, améliorant ainsi les données pour l'analyse. 19659003] Une solution moderne peut faire beaucoup mieux. Avec Excel, les calculs sont effectués en fonction de leur position dans une grille. Dans une solution moderne, les calculs sont nommés et sont donc toujours appliqués aux bonnes données. Cela facilite la configuration et la gestion des calculs, tandis qu'avec Excel, on ne peut qu'espérer accéder aux bonnes données.

L'insertion de nouveaux éléments de données est simple dans une solution moderne; vous les ajoutez simplement. Avec Excel, vous devez vous assurer que les insertions ne gâchent pas les autres calculs, ce qui conduit souvent à des erreurs non détectées.

Modélisation des données

Bien qu'il soit relativement facile de configurer un modèle simple Excel, tout le reste est semé d'embûches et de problèmes d'intégrité. C’est parce que les lignes, les colonnes et les feuilles d’Excel suffisent à représenter les différentes dimensions d’une donnée (par exemple, lignes = variables, colonnes = périodes, feuilles = divisions). Les autres dimensions de l'entreprise, telles que la version, le produit, le territoire, etc., doivent être adaptées en combinant des colonnes pour représenter à la fois la version et les périodes, par exemple. Cela rend les règles complexes: vous devez savoir exactement ce qui est stocké dans chaque cellule et où les règles ne peuvent pas être copiées, car les données représentées peuvent être d'un type différent. Vous pouvez créer une règle pour additionner des colonnes de données afin de donner une valeur cumulative aux comptes de résultat, par exemple, mais ces mêmes règles ne peuvent pas être appliquées à un bilan ou à des postes statistiques.

Cela ne se produit pas avec les solutions modernes. qui ont une compréhension intégrée des différentes dimensions de l’entreprise et du type de données qu’elles représentent. Les règles sont écrites dans un anglais simple, donc elles ont un sens. Toutes les transformations de données, telles que la conversion monétaire et les totaux, sont effectuées automatiquement.

Rapports de données et analyses

Excel offre d'excellentes fonctionnalités pour la création de rapports hautement formatés ainsi que de graphiques. Mais encore une fois, vous devez faire très attention à la sélection des données, car les diagrammes fonctionnent à partir de références de grille de cellules et non des données qu’elles représentent.

Les solutions modernes offrent également d’excellentes capacités de création de rapports et de création de diagrammes. Mais elles offrent le gros avantage de sélectionner les données en fonction des noms de dimension métier, ce qui augmente considérablement la rapidité et l’intégrité des données rapportées.

Contrairement à Excel, les solutions modernes prennent en charge plusieurs vues des mêmes données, sans qu'il soit nécessaire de les copier. Les données. Et ces rapports peuvent ensuite être partagés entre d'autres utilisateurs qui examineront tous une version unique des données, au sein d'un système de sécurité à accès contrôlé.

Encourager les gens à changer

Il existe de nombreux autres avantages de déplacer les utilisateurs de Excel pour une solution moderne – trop pour couvrir dans ce blog. Ce qu'il faut retenir: inciter les utilisateurs à renoncer à leurs feuilles de calcul, il faut leur montrer qu'il existe une alternative beaucoup plus rapide, mieux sécurisée et ne posant pas de problème d'intégrité inhérente.

Vous pouvez le faire en créant un groupe de soutien qui a de l'expérience dans l'utilisation d'une solution moderne, avec des exemples de ce qui peut être fait. Vous pouvez également insister sur le fait que seuls les rapports et les analyses créés par la solution FP & A intelligente adoptée sont acceptables lorsqu’on discute de performance.

Le prochain blog de cette série illustre quelques exemples fascinants d’entreprises utilisant des technologies intelligentes pour FP & A. ]

Suivez SAP Finance en ligne: @SAPFinance (Twitter) | LinkedIn | Facebook | YouTube

<! – Commentaires ->