Réconciliations automatisées avec Oracle ARCS [Webinar Q&A Part 3]

Ceci est le troisième article d'une série qui reprend les questions et réponses d'un webinaire récent, How Noble Energy Automated Reconciliations avec Oracle ARCS . L'enregistrement à la demande est disponible, pas de formulaire à remplir! Nous ne pouvions pas être plus heureux d'accueillir à la fois Matt Dossett et Joel Ninemire de Noble Energy ainsi que Tim Gaumont avec Oracle. La session de questions-réponses a duré près d'une demi-heure – un record pour l'équipe Oracle de Perficient. Dans partie un de cette série de billets de blog l'équipe a couvert le temps de déployer, en intégrant ARCS avec les systèmes ERP existants sur le cloud ou sur site ainsi que la façon dont les mises à niveau et correctifs sont gérés. Dans partie 2 nos experts se sont penchés sur la réconciliation inter-sociétés et multi-devises. Nous clôturons cette série de blog avec de très bonnes questions de la part des participants quant à savoir si le FDMEE est nécessaire et comment fonctionne le sous-registre.

L'un de nos défis est le rapprochement des comptes bancaires; générer spécifiquement des entrées pour les transactions provenant de la banque et la correspondance correspondante. L'encaissement, les écritures de journal et l'augmentation des gains et des pertes de change. Nous avons environ 500 comptes bancaires.
[Oracle] Il y a deux façons d'envisager cela. La première chose est, si vous chargez dans une banque typique rec, vous avez une source GL et une source bancaire. Nous offrons également plusieurs processus de correspondance, ou vraiment, des sources de données illimitées si vous devez avoir certaines étapes intermédiaires. Par exemple, certains clients chargeront GL, apparieront cela à un système de point de vente, puis le système de point de vente correspondra à la banque. J'ai également vu GL à comptes débiteurs, comptes débiteurs à la banque, et ainsi de suite à travers les processeurs de cartes de crédit. Il y a toutes les différentes sources impliquées dans beaucoup de ces différents recs.

Selon combien de façons votre réconciliation doit être, combien de sources vous allez charger, il y a beaucoup d'ajustements qui en découlent. La première chose que nous extrayons et nous assurons que nous publions sont les ajustements. Tout ce que nous trouvons c'est une variance ou un ajustement nécessaire entre ces sources, nous pouvons poster. L'autre chose que vous avez mentionnée est juste l'activité source elle-même. Nous pouvons extraire cela et l'afficher aussi parce que, et Perficient a abordé cela plus tôt, tout ce que nous chargeons, nous pouvons certainement extraire et poster. J'espère que cela répond à votre question parce que je pense que vous avez touché à toutes ces différentes sources et à différentes choses pour être mises à jour.

Un seul rapprochement peut-il être configuré pour contenir un certain équilibre de plusieurs combinaisons de champs de graphiques, de sorte qu'un utilisateur puisse préparer plusieurs combos approuvés en même temps?
[Oracle] Oui, nous pouvons combiner plusieurs champs de graphique combinaisons et créer ce que nous appelons une réconciliation de groupe. Cela vous fait gagner beaucoup de temps parce que vous ne faites pas beaucoup de rapprochements individuels. Vous créez une réconciliation unique qui comporte plusieurs soldes, et vous pouvez voir ce détail. Vous pouvez toujours percer et voir les soldes qui composent ce rec, mais à la fin de la journée, ce seul groupe de soldes passe par un flux de travail. Une préparation et un examen, ou les nombreux réviseurs que vous souhaitez, et cela fait gagner beaucoup de temps à la fin de la journée, généralement à partir de la réconciliation manuelle.

Vous avez posé des questions sur local et un seau de rapports. Il y en a jusqu'à trois. Généralement, ils sont configurés en tant que devise entrée ou transactionnelle. C'est la monnaie dans laquelle la transaction s'est produite. La monnaie locale, ou monnaie fonctionnelle, comme certains l'appellent, est ce second seau. Ensuite, la devise de reporting ou la devise globale est la troisième. Vous pouvez apporter ce dont vous avez besoin là-bas comme l'équipe Noble mentionné. Ils en apportent deux, car certains clients qui sont des entités basées aux États-Unis n'en apporteront qu'un. C'est vraiment à vous de voir comment vous configurez cela. Si vous disposez de plusieurs devises, je recommande toujours de rapporter au moins les devises de reporting et fonctionnelles, car vous pouvez toujours suivre la différence entre elles et vous assurer qu'elles sont toutes deux clairement réconciliées.

[Noble Energy] Avec le groupe qui a les rapprochements, il y a deux façons différentes de regrouper les rapprochements. La première façon est appelée cartographie des données, où, fondamentalement, nous roulons l'ensemble des soldes pour les comptes sélectionnés tout en un seul équilibre. Il traite cela comme une réconciliation. Ensuite, il y a aussi une façon de faire les réconciliations sommaires, où elles ne sont pas représentées en une seule balance, mais vous pouvez voir chaque compte inscrit sur ce qu'on appelle un profil sommaire. Vous pouvez voir chaque solde et le réconcilier de cette manière.

Noble utilise-t-il des registres primaires et secondaires? Si oui, comment cela est-il incorporé dans la solution ARCS?
[Noble Energy] À l'heure actuelle, nous utilisons ces registres primaires pour la plupart de nos comptes. Nous consolidons ce que nous appelons un grand livre consolidé. Nous tirons des soldes et des transactions à partir de là, mais pour les comptes où nous tirons également des devises, nous utilisons les registres secondaires pour ces soldes.

Pour l'intégration automatisée des données, avez-vous besoin du FDMEE?
[Perficient] Non, vous ne le faites pas. Pour Noble Energy, nous avons pu utiliser Oracle Data Management. La gestion des données est l'outil d'intégration fourni avec ARCS. C'est essentiellement FDMEE dans le nuage. Noble Energy a été capable de générer les fichiers dont nous avons besoin et a créé un planning pour exporter ces fichiers vers un emplacement partagé. L'utilitaire EPM Automate a récupéré ces fichiers et les a acheminés via la gestion des données et directement dans l'application. C'était une automatisation éclairée. Cela a également pris en charge la retransmission dans l'application EBS sur site

Le workflow utilise-t-il le composant d'entreprise ou autre chose dans ARCS?
[Oracle] Je ne connais pas le terme de composant d'entreprise, mais le flux de travail un outil de workflow commun, notre moteur intégré à la plateforme EPM. Il est également utilisé pour Close Manager et d'autres endroits où nous avons besoin de la flexibilité du flux de travail et de tout ce qui va avec. C'est quelque chose qui est construit directement dans notre plateforme EPM.

Avez-vous des modèles pour chaque type de réconciliation, et les règles peuvent-elles être configurées?
[Perficient] D'un point de vue réconciliation, chaque réconciliation possède un modèle réel. Vous commencez avec ce que nous appelons un format. ARCS fournit des formats pré-livrés dans l'application qui sont utilisés comme point de départ pour construire chaque type de rapprochement. Chaque rapprochement sera affecté à l'un de ces formats. Le format énonce essentiellement les colonnes d'informations que vous allez avoir dans l'application et comment fonctionne la réconciliation réelle. Vous commencez avec un format global. Les modèles de réconciliation sont affectés à ce format et sont créés mensuellement. Vous attribuez des périodes de temps afin qu'elles soient créées en fonction de la période de temps que vous avez affectée à chacun de ces formats.

Comment fonctionne l'exploration en sous-travaux?
[Perficient] Dans Data Management, nous avons créé une importation de sous-livres. processus. Nous avions essentiellement un fichier pour chacun des différents sous-livres (AP, AR, immobilisations et espèces). Nous avons créé un emplacement dans Data Management dans lequel nous avons extrait les données des sous-livres. Pour chacun de ces emplacements, nous avons créé une URL d'exploration. Dans le cadre de cette URL, nous devions paramétrer des fonctions spécifiques sur cette URL. Des choses comme le CCID, l'ensemble des livres, le registre, l'ID de la fonction ont été paramétrés et transmis pour identifier la transaction unique que nous voulions percer. Nous avons travaillé avec Noble Energy pour identifier ces paramètres, transmettre ces informations dans le fichier, afin de pouvoir les paramétrer et les charger via la gestion des données. À partir d'un rapprochement, vous devez cliquer sur le sous-vendeur. Vous verriez une liste de toutes les transactions et, à partir de là, exploreriez cette transaction de sous-livre dans EBS.

Mon entreprise met en œuvre Oracle AP. Nous avons entendu dire que Oracle AP peut créer des calendriers d'amortissement pour les comptes prépayés et les régularisations d'enregistrements. Ces activités sont-elles transférées automatiquement dans le module ARCS?
[Oracle] Oui. Je ne sais pas automatiquement, mais quelles que soient les entrées de journal que ces bons récurrents vont créer à chaque fois que vous récupérez votre GL, ils seront inclus.

Avec les rapprochements inter-sociétés, vous réconciliez-vous avec des champs de graphique spécifiques ou entre des modules tels comme AR et AP?
[Oracle] Nous réconcilions en fonction des relations. Le segment AR d'une entreprise au segment AP du segment intersociétés. C'est par relation.