Rationalisez votre emploi du temps avec ces 6 astuces de calendrier

Vous utilisez peut-être déjà un calendrier, mais utilisez-vous réellement toutes ses fonctionnalités ? Vous n’avez pas besoin d’être un pro de la technologie pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de calendrier. Il existe de nombreuses façons simples de rendre votre emploi du temps plus efficace et plus utile. Essayez ces six astuces sur votre téléphone ou votre ordinateur pour que votre calendrier fonctionne mieux pour vous.

1. Définir des rappels

Bien sûr, avant de passer en revue tous les trucs et astuces astucieux de votre calendrier, il est bon de commencer par les bases. Il est facile de négliger ou d’oublier certaines façons plus évidentes d’utiliser un système de calendrier. Cependant, ce sont souvent des outils pratiques à utiliser, comme les notifications de rappel.

Lorsque vous créez un événement dans votre application de calendrier, vous pouvez créer un rappel. Cela apparaîtra sous la forme d’une notification push, émettant un son et apparaissant sur votre écran, qu’il s’agisse d’un ordinateur ou d’un téléphone. Ce type de notification garantira que vous n’oublierez pas un événement ou une date limite à venir.

De plus, vous disposez de plusieurs options pour savoir quand déclencher ce rappel. Cela peut avoir lieu entre cinq minutes et plusieurs heures avant l’événement. La plupart des logiciels de calendrier vous permettent également d’avoir plusieurs notifications pour le même événement. Cela signifie que vous pouvez déclencher un rappel une heure avant, puis un second 30 minutes avant. Cet aspect est très personnalisable, vous pouvez donc vous rappeler de la manière qui vous convient le mieux.

2. Coordonnée des couleurs

Il y a une raison pour laquelle coordination des couleurs est une méthode d’organisation très populaire. C’est très simple et peut rendre n’importe quel système plus efficace. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne votre calendrier.

Comment procédez-vous exactement pour coder par couleur votre calendrier ? Que vous utilisiez du papier ou du virtuel, vous pouvez catégoriser les types de tâches par couleur. Par exemple, vous pouvez utiliser le bleu pour les réunions, le vert pour les rendez-vous chez le médecin et le rouge pour les délais de travail. Chaque fois que vous ajoutez un événement dans l’une de ces catégories à votre calendrier, utilisez sa couleur. Presque tous les logiciels de calendrier disposent de cette fonctionnalité, avec plusieurs couleurs parmi lesquelles choisir.

L’utilisation d’une palette de couleurs pour organiser votre calendrier facilite l’identification des événements et des priorités. Vous pouvez parcourir vos événements pour rechercher quelque chose de spécifique, tout en recherchant sa couleur. Certains logiciels vous permettent également de consulter une catégorie à la fois, ce qui rend votre recherche encore plus rapide.

3. Jetez un œil aux analyses de votre calendrier

L’un des meilleurs moyens de rendre votre calendrier plus efficace consiste à vérifier ses analyses générées par l’IA. Il s’agit d’un concept relativement nouveau pour les logiciels de planification. Analyse du calendrier sont essentiellement une description de la façon dont vous passez votre temps.

Tous les logiciels ne disposent pas encore de cette fonctionnalité, bien que Google Calendar et Calendar l’offrent. La version du calendrier contient des évaluations utiles de votre temps, décomposant la répartition des réunions ainsi que les personnes et les lieux que vous fréquentez le plus. Cela peut vous aider à comprendre ce qui prend la plupart de votre temps et à réagir en conséquence.

C’est le moyen le plus simple d’avoir un aperçu global de la façon dont vous passez votre temps. Et si vous n’aimez pas ce que vous voyez, vous pouvez prendre des mesures pour modifier votre emploi du temps ou votre gestion du temps. Ceci est particulièrement utile si vous gérez une entreprise ou une équipe sur votre lieu de travail.

4. Partagez votre calendrier

Il y a de fortes chances que vous travailliez avec d’autres personnes dans le cadre de votre travail. Pour faire plus en équipe, il est important d’apprendre à rationaliser votre temps ensemble. On perd tellement de temps chaque semaine que vous ne vous en rendez probablement même pas compte. Cela se produit souvent à cause d’un trop grand nombre de réunions ou du temps nécessaire pour planifier une réunion ou un projet.

L’un des efforts de groupe les plus difficiles consiste à trouver un moment où tout le monde peut se réunir. Chaque membre de l’équipe a son propre emploi du temps et ses propres priorités, qui peuvent facilement entrer en conflit. Cependant, c’est là qu’un système de calendrier partagé peut sauver la situation.

Certains logiciels de calendrier vous permettent d’autoriser d’autres personnes à accéder à votre emploi du temps afin qu’ils puissent voir quand vous êtes occupé et libre. Lorsque vous pourrez consulter les calendriers de tous les membres d’une équipe, vous ne rencontrerez plus le problème séculaire de devoir demander la disponibilité.

5. Utilisez une liste de tâches

Une liste de choses à faire peut paraître vieille école, mais c’est une méthode éprouvée d’efficacité et d’organisation. En écrivant tout ce que vous devez faire dans une période de temps définie, vous pouvez visualiser toutes vos tâches. Vous êtes moins susceptible d’oublier quelque chose de cette façon, et cocher un élément est très gratifiant. Même si une liste papier fonctionne bien, vous pouvez passer à la version 21e siècle : Tâches de Google Agenda.

Cette fonctionnalité combine un calendrier en ligne et une liste de tâches en un seul. Avoir ces deux aspects des systèmes de gestion du temps au même endroit vous aide à rester mieux organisé. En ouvrant Google Agenda, vous aurez accès à votre calendrier et à vos tâches dans la même fenêtre.

Créez une tâche en cliquant sur l’icône bleue Tâche à droite du calendrier. Vous pouvez nommer votre article, ajouter des détails et marquer la date d’échéance. Vous pouvez demander à Tâches de vous rappeler quand quelque chose doit être fait. Vous pouvez également ajouter des sous-tâches à n’importe quel élément, en divisant un projet en morceaux plus petits pour en faciliter l’utilisation.

L’ajout d’une tâche apparaîtra sur votre calendrier comme un événement régulier, mais cliquer dessus révélera sa nature de tâche. C’est ainsi que vous pouvez mettre des événements plus détaillés sur votre calendrier. Par exemple, utiliser Tâches est une bonne option si vous souhaitez marquer une date limite sur votre emploi du temps. De cette façon, vous pouvez l’ouvrir et voir tous les détails du projet sans qu’un événement du calendrier ne le coupe.

6. Synchronisez vos calendriers personnel et professionnel

Vous avez probablement entendu la phrase « Ne mélangez pas l’utile à l’agréable ». Ou peut-être avez-vous reçu le conseil populaire de « laisser votre vie personnelle à la maison » lorsque vous arrivez au travail. Bien que ces stratégies puissent constituer de bonnes stratégies pour créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mélanger vos calendriers peut également vous aider.

Synchroniser votre calendrier personnel avec votre calendrier de travail ne signifie pas combiner ces deux aspects de la vie. Au lieu de cela, cela peut réellement vous aider à éviter de faire des réservations en double ou de dépasser votre travail sur votre temps personnel. Par exemple, vous pouvez planifier un dîner ou un événement scolaire pour votre enfant si vous pouvez tout voir dans le même espace.

Même si vous utilisez deux logiciels de calendrier différents pour le travail et votre vie personnelle, vous pourrez peut-être les synchroniser. Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar et Calendar disposent tous de moyens d’intégration avec d’autres programmes de planification. Vous n’aurez plus jamais à regarder entre deux calendriers !

Faites quelques fouilles

Il existe tellement d’applications de calendrier avec tellement de fonctionnalités qu’il est impossible de toutes les lister. Chaque logiciel possède ses propres fonctionnalités uniques pour maximiser la productivité et l’efficacité. Certains programmes sont conçus pour les équipes, comme ceux de Microsoft et de Google. Quoi que vous utilisiez, assurez-vous d’explorer ses fonctionnalités pour rendre votre emploi du temps plus efficace. Si votre calendrier ne fonctionne pas pour vous, c’est qu’il n’en fait pas assez. Prenez le temps d’examiner toutes les options de votre logiciel de planification et de vous familiariser avec elles. Vous augmenterez votre productivité et votre efficacité en un rien de temps.

Crédit d’image en vedette : Photo de Samson Katt ; Pixels

La poste Rationalisez votre emploi du temps avec ces 6 astuces de calendrier est apparu en premier sur Calendrier.