Qui utilise encore le fax papier?

À quand remonte la dernière fois que vous avez physiquement envoyé un fax? La réponse pour près de la moitié des utilisateurs de fax d'entreprise, selon le dernier rapport IDG MarketPulse, Enterprise Fax and Capture Technology est ce matin. Au total, 44% des personnes interrogées déclarent utiliser la télécopie papier. Non seulement cela, mais plus d'un quart de ces utilisateurs affirment que le volume de télécopies sur papier restera le même, tandis qu'un autre quart s'attend à ce qu'il augmente. En d'autres termes, les gens utilisent encore du papier.

Télécopie d'entreprise: Avons-nous créé un «tigre de papier»?

Le terme «tigre de papier» fait référence à quelque chose qui semble puissant mais qui est en fait assez inefficace. Il s'agit d'un excellent résumé des télécopies manuelles sur papier. Les défis de coût et d'efficacité entourant cette approche sont bien compris depuis des décennies. Par exemple, le temps perdu et les risques associés aux télécopies perdues ou égarées doivent certainement obliger les entreprises fortement réglementées dans des secteurs tels que la santé et la finance à envisager des alternatives.

Les recherches d'IDG soulignent la prise de conscience des inconvénients de la télécopie sur papier. . Lorsqu'on lui a demandé, l'erreur humaine était en tête de liste des défis lors du traitement du contenu par télécopie. Les répondants mettent la perte de productivité et de retravail due à des informations manquantes ou perdues non loin derrière. Ainsi, les entreprises comprennent qu’elles ont un «tigre de papier» avec des processus de télécopie manuels – et le rapport montre que les choses changent en ce qui concerne la télécopie d’entreprise.

La télécopie d’entreprise passe au numérique

Il y a une évolution croissante vers la télécopie numérique. Le fait que près de la moitié des personnes utilisent encore la télécopie manuelle est toujours stupéfiant, mais le chiffre est nettement inférieur à la dernière fois que IDG a sondé le marché. En 2017, les analystes ont constaté que 60% des répondants utilisaient des processus de télécopie sur papier – ce qui représente une diminution de près de 30% en deux ans.

Cette baisse de la télécopie sur papier se reflète dans la croissance rapide des alternatives de télécopie numérique. En deux ans, le nombre d'entreprises utilisant des serveurs de fax numériques sur site – tels que OpenText ™ RightFax ™ – a doublé de 20% à 40% tandis que celles utilisant des services de fax Cloud – tels que OpenText ™ Fax2Mail ™ – a augmenté de 70%, avec plus d'un tiers des répondants utilisant le Cloud.

L'une des principales raisons de cette rapidité la transition est la nécessité d'intégrer de manière transparente les télécopies dans des flux de travail de plus en plus numériques. Les solutions de télécopie numérique suppriment pratiquement tous les problèmes de télécopie manuelle. En outre, ils permettent un contrôle meilleur et plus efficace des données et permettent un traitement de bout en bout avec les applications d'entreprise.

IDG a demandé aux répondants d'envisager une technologie qui pourrait «capturer et extraire automatiquement les sources de données des pièces jointes aux e-mails, des télécopies, ou papier et acheminer intelligemment ces données vers l'application ou le système d'enregistrement approprié dans un format utilisable. »Seulement 1% pensaient que cela ne serait pas utile à leur entreprise.

Sécurité: Le moteur et l'inhibiteur du fax d'entreprise?

Les principaux avantages du fax d'entreprise sont qu'il a toujours été sécurisé et conforme. Il fournit un moyen simple de suivre les documents, offrant un haut niveau de confiance qu'un document est envoyé et reçu avec une piste vérifiable. Il offre une transmission éprouvée et sécurisée de documents juridiquement contraignants – garantissant la conformité aux réglementations de l'industrie telles que HIPAA et SOX.

Avec la menace croissante de cyberattaques la sécurité est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises mettant en œuvre le fax d'entreprise. Selon le rapport IDG, 80% des répondants ont déclaré que l'amélioration de la sécurité de l'échange de contenu de télécopie était l'une de leurs principales préoccupations et 88% des répondants ont déclaré que la sécurité des télécopies était leur principal défi.

Alors que de plus en plus d'organisations se tournent vers la puissance, l'évolutivité et avantages du cloud, nous constatons une augmentation des déploiements de fax hybrides qui permettent de répartir les flux de travail entre les serveurs de fax sur site et les services cloud. Une solution hybride, comme OpenText ™ RightFax Connect permet à l'entreprise d'assurer l'intégrité et la sécurité des données et de s'intégrer de manière transparente dans les processus et flux de travail numériques.

Les capacités de sécurité et de conformité des déploiements de télécopies hybrides font la transition au fax numérique attractif pour chaque entreprise. Qui sait? Dans deux ans, nous aurons peut-être finalement dit au revoir au papier.

Téléchargez votre copie de IDG Market Pulse: technologie de télécopie et de capture d'entreprise pour en savoir plus.