Qu’est-ce qu’un service de télécopie en nuage ?

Le fax existe depuis un siècle et continue de fonctionner. Cependant, le télécopieur autonome, avec ses processus manuels, ses lignes analogiques, son encre, son papier et ses consommables coûteux, appartient au passé. Aujourd’hui, les organisations évoluent vers une service de télécopie numérique. Le fax cloud offre le meilleur déploiement pour permettre une télécopie sans papier rapide et facile dans toute l’organisation. Alors, qu’est-ce que le fax cloud exactement et que devriez-vous rechercher dans le meilleur service de fax cloud ?

Selon IDG, nous avons dépassé le point de basculement pour l’adoption du fax cloud. Les recherches de l’entreprise montrent que le cloud fax passera en 3 ans de 35 % à 56 % des organisations utilisant les services de fax cloud.

Alors, qu’est-ce que le fax cloud ?

Service de télécopie en nuage définition

Soyons honnêtes. Personne n’apprécie l’expérience de télécopie autonome sur papier. C’est lent et inefficace, et frustrant d’apporter du papier à la machine et d’attendre pour être sûr qu’il est envoyé. Il y a quelqu’un à l’autre bout qui fait la même chose à l’envers. Vous vous demandez vraiment comment il a survécu si longtemps. Le fax en nuage élimine tout ce temps perdu et cette inefficacité. Il se débarrasse de l’équipement et des coûts de fonctionnement associés non seulement aux télécopieurs autonomes, mais également aux serveurs de télécopie sur site.

Les services de fax cloud fournissent des fax sur Internet, sans matériel ni logiciel sur site à gérer. Il réduit les coûts en évitant la téléphonie liée aux lignes téléphoniques et la charge informatique liée à la prise en charge d’une infrastructure de fax sur site. Les solutions de fax basées sur le cloud sont rapides, efficaces, sécurisées et faciles à utiliser. Le meilleur fournisseur de services de fax disposera d’un réseau de centres de données diversifiés à l’échelle mondiale pour ajouter de la résilience, de la disponibilité et de la continuité des activités à leur service de télécopie en nuage offre.

Quels sont les différents types de services de fax basés sur le cloud ?

Il existe essentiellement trois niveaux lors de la fourniture de fax en tant que service cloud en fonction de la fréquence d’utilisation du fax (rarement ou occasionnellement à des centaines de fois par jour) et si le fax doit être intégré aux systèmes ou applications back-end. Ceux-ci sont divisés en fax cloud pour les particuliers et les bureaux à domicile, les petites et moyennes entreprises et les grandes organisations. Les trois niveaux sont :

Service de télécopie en nuage gratuit

Il s’agit d’un service de fax cloud d’entrée de gamme, généralement destiné aux utilisateurs uniques, lorsque le fax est rarement nécessaire. Il permet à l’utilisateur d’envoyer et de recevoir des fax, souvent via un portail en ligne. C’est rapide et facile permettant à l’individu d’acquérir des capacités de télécopie sans télécopieur ni aucun coût. Il n’est pas conçu pour ceux qui envoient régulièrement des fax.

Service de télécopie en nuage

Le niveau supérieur fournit un service de fax cloud de base, et la tarification est disponible sous forme de paiement à l’utilisation ou d’un tarif mensuel fixe et bas pour un nombre limité de fax par mois. L’utilisateur peut envoyer et recevoir des télécopies à partir de son compte de messagerie. Le fournisseur de services cloud fournit généralement un nombre limité de numéros de fax cloud et peut proposer des services supplémentaires, tels que des numéros de fax entrants gratuits.

Télécopie cloud d’entreprise

Pour de nombreuses organisations, le fax est un élément essentiel de leurs activités quotidiennes. Ils exigent le même niveau de sécurité, de performances et d’intégration d’entreprise qu’avec d’autres systèmes d’entreprise. Les services de fax cloud d’entreprise sont les plus avancés avec une gamme de fonctionnalités d’entreprise intégrées au service de fax et peuvent s’intégrer de manière transparente aux systèmes dorsaux qui reposent sur les communications par fax, tels que SAP, Oracle et ceux spécifiques à l’industrie tels que les applications financières et EHR. systèmes de soins de santé. Lorsque la sécurité est essentielle, ces services offrent les meilleurs protocoles de sécurité avec un cryptage avancé. Par exemple, il existe un certain nombre de services de fax cloud conformes à la HIPAA qui permettent l’échange sécurisé d’informations médicales d’un fournisseur à l’autre.

Quels sont les avantages des services de fax cloud ?

C’est à ce stade que nous devons admettre que nous avons fait une erreur. Nous avons dit que c’est un miracle que le fax ait survécu si longtemps. Ce n’est pas le cas. Le fax est l’une des rares technologies omniprésentes jamais créées. Où que vous alliez dans le monde, le fax reste le fax. En outre, même aujourd’hui, le fax reste l’une des méthodes les plus sécurisées de transfert d’informations, c’est pourquoi il est toujours au cœur des flux de travail basés sur des documents dans toute une gamme d’industries réglementées.

Nous avons simplement besoin d’un moyen plus rapide, plus efficace et plus simple de télécopier, et c’est le cloud fax. Les avantages de l’utilisation d’un service de fax cloud incluent :

Simplifiez et gagnez en performance

Alors que les volumes de fax continuent d’augmenter pour de nombreuses entreprises, il devient plus intéressant de passer des télécopieurs traditionnels ou des infrastructures de serveur de fax complexes à un service de fax en nuage. Les organisations peuvent simplifier considérablement leur environnement avec le fax cloud en éliminant la complexité sur site des connexions matérielles, logicielles et de téléphonie par fax. Un service de fax cloud d’entreprise inclut toutes les fonctionnalités que vous attendez d’un serveur de fax sur site. Il s’agit donc de garantir les performances de votre solution de fax dans le temps. Le meilleur service de fax cloud s’adapte automatiquement pour répondre même à vos exigences de volume de fax les plus élevées sans signaux occupés ni goulots d’étranglement dans le débit.

Coût réduit

L’utilisation d’un service de fax cloud signifie que vous n’investissez pas dans le matériel, les logiciels et le réseau de téléphonie fax nécessaires à la télécopie sur site. Vous n’avez plus besoin de ressources dédiées pour gérer et entretenir un système complexe sur site, ni d’un budget pour mettre à niveau les fonctionnalités à mesure que de nouvelles fonctionnalités apparaissent. CapEx est remplacé par OpEx.

Sécurité renforcée

En protégeant les informations au repos et en transit, les services de fax cloud disposent de capacités de sécurité pour assurer la protection des données et réduire les risques de conformité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés. L’infrastructure de sécurité massive des fournisseurs mondiaux de services de fax dans le cloud leur permet de fournir une solution sécurisée avec plusieurs protocoles de sécurité en place pour protéger les données les plus sensibles.

Collaboration accrue

Un service de fax cloud modernise le fax pour le faire entrer dans l’ère agile et numérique. Il peut s’étendre à des applications, telles que la messagerie électronique, et accessibles à partir d’appareils, apportant le fax à une main-d’œuvre de plus en plus mobile. De plus, les services de fax cloud d’entreprise s’intègrent directement dans l’ERP et d’autres applications back-end pour faciliter et automatiser les processus commerciaux de bout en bout entre vous et vos clients et fournisseurs.

Sélection des services de fax cloud d’entreprise

Il est important de faire la distinction entre les fournisseurs qui fournissent des fonctionnalités de télécopie de base et ceux qui proposent des solutions de télécopie cloud véritablement professionnelles. La vérité est que tous les fournisseurs ne répondent pas aux exigences de messagerie critiques de la entreprise.

Cela va au-delà du simple envoi et de la réception de fax de manière simple et économique. La télécopie dans le cloud d’entreprise signifie fournir des services robustes à l’échelle de l’entreprise autour des principales fonctionnalités de télécopie. Les fournisseurs de solutions de fax cloud d’entreprise doivent être en mesure de fournir des fonctionnalités dans des domaines tels que :

• Architecture cloud sophistiquée, évolutivité, fiabilité et performances
• Continuité des activités/reprise après sinistre (BCDR)
• Capacités d’intégration d’applications d’entreprise
• Sécurité de premier ordre
• Automatisation des processus
• Fonctionnalités d’administration robustes

Que rechercher chez le meilleur fournisseur de services de fax

Comme les services de fax cloud d’entreprise varient, vous devez sélectionner le meilleur fournisseur de services de fax pour vous. Il existe un certain nombre d’examens de services de fax cloud à vérifier, mais les fonctionnalités clés à rechercher incluent :

Infrastructure cloud mondiale

Les meilleurs fournisseurs de services de fax cloud disposent d’un réseau cloud robuste et géographiquement dispersé. Cela signifie qu’ils peuvent offrir des performances, une évolutivité et une continuité des activités soutenues par des accords de niveau de service (SLA) rigoureux.

Expérience industrielle

Télécopier, c’est télécopier, n’est-ce pas ? Pas vraiment quand il s’agit de services de fax cloud d’entreprise. Surtout lorsque vous traitez avec des secteurs fortement réglementés tels que les soins de santé ou les services financiers, il existe un large éventail de normes de communication en constante évolution et de réglementations mondiales qui doivent être respectées. Le fournisseur de services de fax cloud d’entreprise doit avoir une expérience approfondie de votre industrie et être en mesure de faciliter la conformité et de minimiser les risques dans vos communications par fax.

Une solution de communication complète et omnicanale

Il est très peu probable que le fax cloud d’entreprise soit une discipline autonome. Il fait plus souvent partie d’un communication omnicanal stratégie visant à améliorer la satisfaction client en garantissant la même expérience sur tous les canaux. Les meilleurs fournisseurs de services de fax cloud d’entreprise peuvent créer une infrastructure omnicanale autour du fax cloud, de la voix, de l’e-mail, de la messagerie SMS et des notifications push. Un fournisseur unique pour toutes les exigences réduit les coûts et maximise l’efficacité de vos capacités de communication.

Protégez vos échanges d’informations et optimisez vos opérations commerciales modernes avec une solution de fax cloud sécurisée et activée. Passez au cloud, à votre rythme, en pensant à votre entreprise.