Qu'est-ce qu'un service de fax cloud?

Le fax existe depuis un siècle et est toujours aussi performant. Cependant, le télécopieur autonome – avec ses processus manuels, ses lignes analogiques, son encre, son papier et ses consommables coûteux – appartient désormais au passé. Aujourd'hui, les organisations s'orientent vers un service de télécopie numérique . La télécopie dans le cloud offre le meilleur déploiement pour permettre une télécopie sans papier rapide et facile dans toute l'organisation. Alors, qu'est-ce que la télécopie dans le cloud et que devez-vous rechercher dans le meilleur service de télécopie dans le cloud?

Selon IDG nous avons dépassé le point de basculement pour l'adoption de la télécopie dans le cloud. Les recherches du cabinet montrent que la télécopie dans le cloud passera de 3% à 56% des entreprises utilisant des services de télécopie dans le cloud en 3 ans.

Alors, qu'est-ce que la télécopie dans le cloud?

Définition du service de télécopie dans le cloud

honnête. Personne ne bénéficie de l'expérience de télécopie autonome sur papier. Il est lent et inefficace, et frustrant d’apporter du papier à la machine et d’attendre qu’il soit envoyé. Il y a quelqu'un à l'autre bout qui fait la même chose à l'envers. Vous vous demandez vraiment comment il a survécu si longtemps. Le fax en nuage élimine tout ce temps perdu et cette inefficacité. Il supprime les équipements et les coûts de fonctionnement associés non seulement aux télécopieurs autonomes mais également aux serveurs de télécopie sur site.

Les services de télécopie dans le cloud fournissent des télécopies sur Internet, sans matériel ni logiciel sur site à gérer. Il réduit les coûts en évitant la téléphonie liée aux lignes téléphoniques et la charge informatique de la prise en charge d'une infrastructure de télécopie sur site. Les solutions de fax basées sur le cloud sont rapides, efficaces, sécurisées et faciles à utiliser. Le meilleur fournisseur de services de télécopie disposera d'un réseau de centres de données diversifiés à l'échelle mondiale pour ajouter de la résilience, de la disponibilité et de la continuité des activités dans son offre de services de télécopie en nuage .

Quels sont les différents types de services de télécopie en nuage?

Il existe essentiellement trois niveaux lors de la livraison de télécopies en tant que service cloud, selon la fréquence d'utilisation des télécopies (rarement ou occasionnellement des centaines de fois par jour) et si la télécopie doit être intégrée aux systèmes ou applications dorsaux. Ceux-ci sont divisés en fax cloud pour les particuliers et les bureaux à domicile, les petites et moyennes entreprises et les grandes organisations. Les trois niveaux sont les suivants:

Service gratuit de télécopie dans le cloud

Il s'agit d'un service de télécopie dans le cloud d'entrée de gamme, généralement destiné aux utilisateurs individuels, lorsque la télécopie est rarement requise. Il permet à l'utilisateur d'envoyer et de recevoir des télécopies, souvent via un portail en ligne. C'est simple et rapide, ce qui permet à l'individu d'obtenir des capacités de télécopie sans télécopieur ni frais. Il n'est pas conçu pour ceux qui envoient régulièrement des télécopies.

Service de télécopie dans le cloud

Le niveau supérieur propose un service de télécopie dans le cloud de base, et la tarification est disponible sous forme de paiement à l'utilisation ou de faible valeur, forfait mensuel pour un nombre limité de fax par mois. L'utilisateur peut envoyer et recevoir des fax depuis son compte de messagerie. Le fournisseur de services cloud fournit généralement un nombre limité de numéros de fax cloud et peut offrir certains services supplémentaires, tels que des numéros de fax gratuits entrants.

Fax cloud d'entreprise

Pour de nombreuses organisations, le fax est un élément essentiel de la mission de leurs affaires quotidiennes. Ils nécessitent le même niveau de sécurité, de performances et d'intégration d'entreprise qu'ils ont avec d'autres systèmes d'entreprise. Les services de télécopie dans le cloud d'entreprise sont les plus avancés avec une gamme de capacités d'entreprise intégrées au service de télécopie et peuvent s'intégrer de manière transparente aux systèmes dorsaux qui s'appuient sur les communications par télécopie, comme SAP, Oracle et ceux spécifiques à l'industrie tels que financier applications et systèmes de DSE dans soins de santé . Lorsque la sécurité est essentielle, ces services offrent les meilleurs protocoles de sécurité avec un cryptage avancé. Par exemple, il existe un certain nombre de services de fax cloud conformes à la HIPAA qui permettent l'échange sécurisé d'informations médicales d'un fournisseur à l'autre.

Quels sont les avantages des services de fax cloud?

C'est à ce stade que nous devons admettre que nous avons fait une erreur. Nous avons dit que c'est une merveille que le fax ait survécu si longtemps. Ce n'est pas le cas. Le fax est l'une des très rares technologies omniprésentes jamais créées. Partout où vous allez dans le monde, le fax est le fax. De plus, même aujourd'hui, la télécopie est toujours l'une des méthodes les plus sécurisées de transfert d'informations, c'est pourquoi elle est toujours au cœur des flux de travail basés sur des documents dans toute une gamme d'industries réglementées.

Nous avons juste besoin d'un système plus rapide, plus efficace et un moyen plus simple de télécopier – et c'est la télécopie en nuage. Les avantages de l'utilisation d'un service de télécopie dans le cloud incluent:

Simplifiez et améliorez les performances

Alors que les volumes de télécopies continuent de croître pour de nombreuses entreprises abandonnant les télécopieurs hérités ou les infrastructures de serveurs de télécopie complexes vers un nuage le service de télécopie devient plus attrayant. Les organisations peuvent considérablement simplifier leur environnement avec le fax en nuage en éliminant la complexité sur site des connexions matérielles, logicielles et de téléphonie par fax. Un service de télécopie dans le cloud d'entreprise comprend toutes les fonctionnalités que vous attendez d'un serveur de télécopie sur site, ce qui revient à garantir les performances de votre solution de télécopie dans le temps. Le meilleur service de fax dans le cloud évolue automatiquement pour répondre même à vos besoins de volume de fax les plus élevés sans signaux occupés ni goulots d'étranglement dans le débit.

Réduisez les coûts

L'utilisation d'un service de fax dans le cloud signifie que vous n'investissez pas le matériel, les logiciels et les fax mise en réseau téléphonique nécessaire pour la télécopie sur site. Vous n'avez plus besoin de ressources dédiées pour gérer et maintenir un système complexe sur site, ni de budget pour mettre à niveau les capacités à mesure que de nouvelles fonctionnalités apparaissent. CapEx est remplacé par OpEx.

Sécurité renforcée

En protégeant les informations au repos et en transit, les services de fax en nuage ont des capacités de sécurité pour assurer la protection des données et réduire les risques de conformité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés. L'infrastructure de sécurité massive des fournisseurs mondiaux de services de télécopie en nuage leur permet de fournir une solution sécurisée avec plusieurs protocoles de sécurité en place pour protéger les données les plus sensibles.

Collaboration accrue

Un service de télécopie en nuage modernise la télécopie pour la faire entrer dans le Agile, l'ère numérique. Il peut s'étendre à des applications, telles que la messagerie électronique et être accessible depuis des appareils, apportant la télécopie à une main-d'œuvre de plus en plus mobile. De plus, les services de télécopie dans le cloud d'entreprise s'intègrent directement dans l'ERP et dans d'autres applications principales pour faciliter et automatiser les processus commerciaux de bout en bout entre vous et vos clients et fournisseurs.

Sélection des services de télécopie dans le cloud d'entreprise

Il est important de faites la distinction entre les fournisseurs qui offrent des fonctionnalités de télécopie de base et ceux qui proposent des solutions de télécopie cloud véritablement professionnelles. La vérité est que tous les fournisseurs ne répondent pas aux exigences de messagerie critiques de l'entreprise .

Cela va au-delà de l'envoi et de la réception de télécopies de manière simple et économique. La télécopie dans le cloud d'entreprise signifie fournir des services robustes et adaptés à l'entreprise autour des principales capacités de télécopie. Les fournisseurs de solutions de télécopie dans le cloud d'entreprise doivent être en mesure de fournir des capacités dans des domaines tels que:

• Architecture, évolutivité, fiabilité et performances sophistiquées du cloud
• Continuité des activités / reprise après sinistre (BCDR)
• Capacités d'intégration des applications d'entreprise
• sécurité de premier ordre
• Automatisation des processus
• Fonctionnalités administratives robustes

Que rechercher chez le meilleur fournisseur de services de télécopie

Comme les services de télécopie dans le cloud d'entreprise varient, vous devez sélectionner le meilleur fournisseur de services de télécopie pour vous. Il existe un certain nombre d'examens de services de télécopie dans le cloud à vérifier, mais les principales capacités à rechercher comprennent:

Infrastructure cloud mondiale

Les meilleurs fournisseurs de services de fax dans le cloud ont un réseau cloud robuste et géographiquement dispersé. Cela signifie qu'ils peuvent offrir des performances, une évolutivité et une continuité des activités qui sont soutenues par des accords de niveau de service (SLA) rigoureux.

Expérience de l'industrie

La télécopie, c'est de la télécopie, n'est-ce pas? Pas vraiment en ce qui concerne les services de fax cloud d'entreprise. Surtout lorsque vous traitez avec des secteurs fortement réglementés tels que les soins de santé ou les services financiers, il existe un large éventail de normes de communication et de réglementations mondiales en constante évolution qui doivent être respectées. Le fournisseur de services de télécopie dans le cloud d'entreprise doit avoir une expérience approfondie de votre industrie et être en mesure de faciliter la conformité et de minimiser les risques dans vos communications par télécopie.

Une solution de communication omnicanale complète

Entreprise il est très peu probable que la télécopie en nuage soit une discipline autonome. Il fait plus souvent partie d'une stratégie de communication omnicanal qui vise à améliorer la satisfaction client en garantissant la même expérience sur tous les canaux. Les meilleurs fournisseurs de services de télécopie en nuage d'entreprise peuvent créer une infrastructure omnicanale autour de la télécopie, de la voix, des courriels et des messages SMS en nuage. Un fournisseur unique pour toutes les exigences réduit le coût et maximise l'efficacité de vos capacités de communication.

Lisez un nouveau rapport IDG pour savoir pourquoi ces frustrations et d'autres conduisent de nombreuses organisations à des services de fax en nuage pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts. Le rapport examine les avantages que les entreprises peuvent attendre du modèle de cloud efaxing, notamment:

• Économies (par exemple, frais généraux, maintenance)
• Amélioration de la sécurité / conformité des télécopies
• Télécopie simplifiée et modernisée
• Évolutivité pour prendre en charge croissance de l'entreprise
• Continuité d'activité intégrée pour la reprise après sinistre