Qu’est-ce qu’un énoncé des travaux (EDT) ? Comment rédiger un cahier des charges… y compris les sections

Une relation solide entre un fournisseur de services, un consultant en implémentation ou une agence est essentielle au succès de toute implémentation, intégration ou exécution de vos stratégies marketing. Bien que le fournisseur ait une expertise dans les produits ou services qu’il fournit, la connaissance institutionnelle du client est tout aussi importante.

Alors que de nombreuses entreprises travaillent d’une conversation à une proposition, à une poignée de main, il existe un risque énorme pour les deux parties impliquées. Il est dans la nature humaine pour les deux parties d’une transaction d’être optimistes quant au rythme, au processus, aux livrables et au calendrier associés à tout engagement. Cependant, les deux parties abordent la relation avec des hypothèses… dont beaucoup ne sont pas divulguées dans le processus de négociation ni documentées dans la proposition.

Pourquoi élaborer un énoncé des travaux (SOW) ?

Dans un article récent, j’avais écrit sur les étapes à prendre lors du lancement de votre agence. Inclus étaient deux documents contractuels critiques que je recommande :

1. Contrat-cadre de service (MSA) – Le contrat général portant sur les relations entre notre organisation et l’organisation du client. Cela n’a rien à voir avec les livrables réels du projet – c’est un contrat qui définit les attentes sur la façon dont nos entreprises vont travailler ensemble.
2. Énoncé des travaux (TRUIE) – un document qui décrit spécifiquement les conditions, les livrables et les ressources nécessaires pour mener à bien un projet ou une tâche spécifique.

Si vous effectuez un travail continu avec un client, séparer les deux est idéal car vous pouvez simplement proposer chaque engagement avec un nouveau SOW, mais vous n’avez pas à renégocier le MSA qui couvre l’ensemble de la relation.

Le SOW est un document qui protège à la fois le vendeur et le fournisseur pour s’assurer que les attentes sont convenues. Le processus de développement du SOW est un processus collaboratif, où le fournisseur présente généralement le SOW, puis le fournisseur passe en revue les modifications apportées à ces livrables et au budget associé.

Quelles sections devraient figurer dans un énoncé des travaux ?

Les sections spécifiques incluses dans un énoncé des travaux peuvent varier selon la nature et la portée du projet, mais en général, il devrait inclure les éléments suivants :

1. Introduction – Cette section donne un aperçu du projet et de son objectif, ainsi que toute information contextuelle pertinente.
2. Étendue des travaux – Cette section décrit les tâches et les livrables spécifiques qui sont inclus dans le projet, ainsi que toutes les exclusions ou limitations.
3. Objectifs et livrables – Cette section décrit les objectifs et les résultats spécifiques du projet, ainsi que les livrables spécifiques qui seront fournis à la fin.
4. Conditions – Cette section décrit les exigences ou contraintes spécifiques qui doivent être respectées pour mener à bien le projet, telles que les spécifications techniques ou les exigences de conformité. Il doit couvrir à la fois les exigences du fournisseur et celles du client.
5. Programme – Cette section décrit le calendrier et les jalons du projet, y compris les délais ou les jalons qui doivent être respectés. S’il s’agit d’une relation continue, il convient de préciser les livrables et leur périodicité de livraison. Assurez-vous d’inclure la fréquence à laquelle les réunions auront lieu et qui devrait être présent.
6. Ressources – Cette section décrit les ressources qui seront nécessaires pour mener à bien le projet, y compris le personnel, l’autorisation, l’accès aux plates-formes, les logiciels, les licences et d’autres éléments. Dans cette section, il est important de définir les attentes concernant les temps de réponse et l’accord de niveau de service. Nous détaillons souvent nos responsabilités en matière d’assistance et de formation par rapport aux responsabilités du client, en particulier en ce qui concerne les plateformes tierces.
7. Budget – Cette section décrit le budget du projet, y compris les coûts des matériaux, de la main-d’œuvre et d’autres dépenses. Il est impératif que vous documentiez comment vos factures seront payées, quand elles seront payées, qui est votre principal contact de facturation et ce qui se passe en cas de litige ou de facture impayée.
8. Gestion des risques – Cette section décrit les risques ou problèmes potentiels pouvant survenir au cours du projet et la manière dont ils seront gérés. Cela devrait inclure toutes les mesures correctives qui pourraient être nécessaires si des problèmes inattendus surviennent… et ils le feront !
9. Contrôle de qualité – Cette section décrit les mesures de contrôle de la qualité qui seront mises en place pour s’assurer que le projet respecte les normes requises. Il passe généralement par les procédures d’acceptation et précise qui approuvera l’ensemble des livrables.
10. Demandes de changement – Les détails sont toujours perdus dans ce processus et les clients demandent généralement une assistance supplémentaire ou le fournisseur peut avoir à résoudre des problèmes qui n’ont pas été divulgués. Il est important de documenter le processus de demande de modification afin que ces modifications et tous les frais ultérieurs soient divulgués et convenus.
11. Résiliation – Cette section décrit les circonstances dans lesquelles le projet peut être résilié, ainsi que toutes les conséquences ou obligations pouvant résulter de la résiliation.
12. Annexes – Cette section peut inclure toute information complémentaire ou tout document pertinent pour le projet, tel que le MSA, d’autres détails de licence, des contrats ou des spécifications techniques.

Et bien sûr, l’élément le plus important :

13. Signatures – Le nom, la signature et la date des parties habilitées à conclure le contrat de votre entreprise et de l’entreprise de votre client.

Aller de l’avant avec votre SOW signé

Lorsqu’un client signe avec nous, notre responsable des opérations se réunit pour examiner le cahier des charges, puis le traduit dans notre plateforme de gestion de projet… en documentant soigneusement chaque livrable, le calendrier et la partie responsable. Le SOW est soigneusement sectionné et numéroté afin que nous puissions nous y référer à tout moment lorsque nous en discutons en interne avec notre équipe ou lorsque nous obtenons des éclaircissements du client.

En vous assurant que votre système de gestion de projet est entièrement documenté dans votre SOW, tout Nouveau les demandes se distinguent des livrables, vous pouvez décider s’ils nécessitent ou non une demande de changement.

Divulgation : Demandez toujours à un avocat de revoir votre SOW et MSA avant de les distribuer à un client pour vous assurer que vous ne mettez pas votre entreprise en danger. Bien qu’il soit impératif que votre avocat examine votre MSA, un examen de votre modèle SOW peut convenir.