Qu’est-ce que le timeboxing ?

Nous avons tous vécu cette tâche de 30 minutes qui s’est transformée en un projet d’une journée entière. Après tout, sans contraintes de temps, le travail peut facilement s’éterniser tout au long de la journée. Ce phénomène est connu sous le nom de loi de Parkinson, qui dit que « le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour l’achèvement ».

Heureusement, vous pouvez reprendre le contrôle de votre emploi du temps en timeboxing. Lorsque vous utilisez le timeboxing pour gérer votre travail, vous pouvez surmonter la procrastination, retrouver la productivité perdue et se concentrer sur le travail qui compte. En fin de compte, l’objectif du timeboxing est de passer moins de temps à planifier le travail et plus de temps à travailler.

Qu’est-ce que le timeboxing ?

En timeboxing, vous allouez un temps défini à une tâche spécifique de votre calendrier.

Au lieu de simplement travailler jusqu’à ce que quelque chose soit fait, vous décidez quand et combien de temps vous y consacrerez. Pour le dire autrement, le timeboxing signifie splanifier un laps de temps spécifique pour une tâche particulière dans votre calendrier.

Fondamentalement, c’est la même chose que de planifier une réunion. Vous choisissez le jour, ainsi que les heures de début et de fin. Et surtout, vous réservez du temps dans votre agenda pour éviter les conflits d’agenda.

Une fois que vous avez réservé un créneau horaire, vous devez le traiter comme un rendez-vous. Si vous travaillez sur une tâche limitée dans le temps, vous ne serez pas interrompu par des replanifications ou des distractions.

Dans le cas de tâches plus importantes, vous devrez peut-être réserver plusieurs blocs de temps à l’avance. Vous pouvez planifier et prioriser efficacement votre temps avec cette approche.

« Le timeboxing va changer votre vie », explique Nir Eyal. « Cela fonctionne parce qu’il utilise technique bien documentée les psychologues appellent « établir une intention de mise en œuvre », ce qui n’est qu’une façon fantaisiste de dire « planifier ce que vous allez faire et quand vous le ferez ».

Pas étonnant que des dirigeants comme Bill Gates et Elon Musk aient chanté les louanges du timeboxing.

Les avantages et les inconvénients du timeboxing

Le timeboxing présente plusieurs avantages. Parmi les principaux avantages, citons :

• Vous serez plus intentionnel dans votre travail. La création d’une timebox nécessite hiérarchiser les tâches et de décider combien de temps ils devraient prendre. Plus vous réfléchissez à ces détails pour chaque tâche, plus vous savez où va votre temps.
• Il est plus facile de « se forcer » à s’attaquer aux tâches sur lesquelles vous avez tergiversé ou pour lesquelles vous savez que vous aurez du mal.
• Fixer des limites strictes sur le moment et le temps que vous passerez sur une tâche particulière vous aidera à organiser votre emploi du temps plus efficacement. De plus, vous serez plus productif et concentré si vous n’êtes pas interrompu ou distrait pendant que vous travaillez sur votre tâche.
• Réduit le multitâche. Le cerveau humain est incapable d’effectuer plusieurs tâches. Le cerveau doit télécharger à nouveau des informations chaque fois que nous changeons de tâche, ce qui prend de l’énergie et du temps. Lorsque vous timebox, vous vous concentrez sur une tâche (ou un groupe de tâches connexes) à la fois. De cette façon, vous ne sauterez pas entre les projets.
• Il vous aide à gérer le perfectionnisme, le surtraitement et l’exagération.
• Établit une routine. Vous pouvez mieux comprendre votre journée en timeboxing. Lorsque vous planifiez vos plages horaires dans votre calendrier, vous pouvez clairement voir quand chaque tâche sera terminée. Lorsque vous planifiez votre travail à l’avance, vous serez moins susceptible de vous laisser prendre au «jeu de devinettes» de la planification et vous pourrez aborder chaque jour avec plus de confiance.

Les inconvénients du timeboxing.

Bien que le timeboxing présente de nombreux avantages, il n’est pas pour tout le monde. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des inconvénients les plus courants du timeboxing et des moyens de les surmonter.

• Vous ne pouvez pas terminer votre tâche avant la fin du timebox. Lors du premier démarrage, il s’agit d’un problème courant avec le timeboxing. Cependant, si vous suivre votre temps au fil du temps, vous estimerez plus précisément le temps nécessaire pour effectuer des tâches spécifiques.
• Le timeboxing perturbe mon flow. Il peut être frustrant de devoir changer de tâche lorsque la minuterie se déclenche. C’est pourquoi il est recommandé de regrouper des tâches similaires dans des plages horaires consécutives.
• En timeboxing, je me précipite dans les tâches, ce qui entraîne un travail de mauvaise qualité. Lors de l’établissement d’une timebox, soyez réaliste. Vous ne devriez pas forcer chaque once de productivité sur les techniques de gestion du temps comme le timeboxing. Si vous essayez cela, vous vous épuiserez au lieu de réussir. Au lieu de cela, gardez vos attentes réalistes et planifiez des temps d’arrêt entre les tâches pour éviter l’épuisement professionnel.
• Mon calendrier est un peu encombré après avoir ajouté toutes mes boîtes horaires. Prendre le contrôle de votre calendrier est possible avec le timeboxing. Mais cette stratégie de gestion du temps n’est pas pour tout le monde. Une autre stratégie de gestion du tempscomme le blocage du temps, peuvent vous aider si vous vous sentez dépassé.

En quoi le Timeboxing et le Timeblocking diffèrent

Lorsque vous utilisez le blocage du tempsvous planifiez un moment pour accomplir tout ce qui est sur votre agenda, tout ce que vous ne pourriez pas accomplir autrement.

Les plages horaires, également appelées périodes, font référence à des périodes plus courtes qui peuvent être marquées sur votre calendrier et dictent les heures de début et de fin des activités. Chaque bloc de temps est destiné à vous motiver à vous aider à suivre votre emploi du temps et à terminer votre travail à temps.

Ensuite, vous évaluez si vous avez terminé la tâche avant la fin du bloc de temps. Sinon, vous allouez plus de temps pour la prochaine tentative.

En quoi le timeboxing est-il différent ?

Lorsque vous timeboxez, vous limitez les activités pour ne pas perdre trop de temps.

Le processus de timeboxing consiste à créer des périodes appelées « timeboxes », dont la durée peut aller de quelques minutes à plusieurs mois. En plus des délais et des objectifs, les délais peuvent également inclure des jalons, des livrables et un budget.

Quel que soit le résultat, vous déclarez votre travail effectué à la fin de la timebox. Après cela, vous évaluez si vous avez atteint ou non vos objectifs.

Par exemple, vous voudrez peut-être nettoyer votre bureau sans passer tout l’après-midi à le faire. Chaque fois que votre timebox de 30 minutes s’épuise, vous vous arrêtez immédiatement, quelle que soit la quantité de nettoyage que vous avez effectuée.

Premiers pas avec le timeboxing

Êtes-vous intéressé à essayer le timeboxing? Voici neuf conseils pour vous aider à démarrer votre voyage.

1. Identifier les tâches appropriées.

La règle générale est d’attribuer une timebox à n’importe quelle tâche que vous voulez. Cependant, il serait très utile de définir des plages horaires pour les éléments suivants :

Ces tâches que vous ne voulez pas faire.

Dans la plupart des cas, il s’agit de tâches chronophages et exigeantes, comme la rédaction d’un livre électronique. Par conséquent, votre procrastination est le résultat de savoir que vous ne pouvez pas accomplir ces tâches rapidement.

Si vous divisez votre travail en morceaux plus petits et plus gérables avec leurs propres échéances et jalons, vous rendez la tâche moins intimidante. Ensuite, pour atteindre le suivant, il suffit de se motiver.

Les tâches que vous souhaitez accomplir le plus rapidement possible.

Nettoyer sa salle de bain ou ranger ses mails sont deux exemples de tâches nécessaires mais désagréables. Ces tâches prendront beaucoup de temps à accomplir ou consommeront trop de votre temps.

Un délai strict limitera le temps que vous passerez sur le projet dès le départ.

2. Différencier les timeboxes rigides et souples.

Pour clarifier ce que vous devez faire après chaque timebox, distinguez les timebox « dures » des timebox « soft » :

• Timebox souple. Une boîte temporelle logicielle peut être considérée comme un groupe de tâches plus petites que vous avez décomposées en tâches plus importantes. Après avoir terminé une timebox, vous passez à la timebox suivante. Vous pouvez suivre votre travail avec des jalons symboliques, ce qui vous aidera à l’analyser plus efficacement et à le rendre plus facile à gérer.
• Timebox difficile. Une timebox difficile est celle à laquelle vous ne penserez pas une fois qu’elle sera terminée. Vous passez d’une timebox totalement indépendante à la suivante dès que vous en avez terminé une. Au fur et à mesure que vous vous concentrez sur un type de tâche différent, les jalons deviennent plus apparents.

3. Faites du temps imparti une priorité.

Vous pourriez être tenté de réorganiser, reprogrammer ou annuler vos plages horaires lorsque vous avez une journée bien remplie. Gardez cela au minimum. Lorsque vous avez établi vos plages horaires, considérez-les comme des réunions auto-programmées au lieu de suivre le courant.

En réservant du temps pour une tâche spécifique, vous vous engagez à la terminer pendant ce temps. Par conséquent, les Timeboxes ne doivent pas être annulées à la dernière minute, tout comme vous n’annuleriez pas une réunion à la dernière minute, sauf en cas d’absolue nécessité.

4. Visualisez votre temps.

La meilleure façon de chronométrer est de le rendre visuellement attrayant. Pour voir quelle limite de temps vous avez sur une tâche particulière, il est utile de planifier le temps de concentration sur votre calendrier. En plus de vous aider à respecter votre horaire, il permet également aux autres de savoir quand vous ne serez pas disponible.

5. Fixez une limite sur la timebox.

Combien de temps doit durer une timebox si elle est réaliste ?

Selon la science largement discutée des rythmes ultradiens, vous ne devriez jamais allouer plus de 90 minutes à une tâche en une seule séance.

Le montant peut cependant être réduit. Par exemple, n’hésitez pas à fixer une limite de temps de cinq minutes pour les tâches de brainstorming qui prendront environ cinq minutes.

C’est à vous de décider de la durée de vos plages horaires et du nombre de tâches que vous devez accomplir. Mais, quelle que soit la durée de la timebox, faire une pause après 90 minutes est toujours une bonne idée.

6. Faites des pauses entre les timeboxes.

Les pauses vous aident rester concentré plus longtemps. Encore une fois, la science montre que votre attention commence à décliner après 90 minutes, mais elle pourrait décliner beaucoup plus tôt. Pour garder votre routine fluide, vous devez planifier à l’avance les pauses.

Il est possible, par exemple, de travailler 45 minutes puis de faire une pause de 15 minutes. Cela vous donnera une heure complète.

De plus, vous devriez profiter au maximum de ces pauses. Je recommande de faire une pause pendant votre temps de pause pour laisser vos yeux se reposer, principalement si vous travaillez toute la journée devant un ordinateur. Essayez plutôt de vous étirer ou de faire une petite promenade dehors.

Dès votre retour, vous aurez retrouvé votre concentration et votre concentration, juste à temps pour travailler pendant une autre période de 45 minutes.

7. Réglez les minuteries.

Dès que vous avez attribué du temps à chaque tâche, réglez une minuterie pour vous rappeler quand il est temps de passer à la suivante. Vous ne serez pas seulement motivé à travailler efficacement si vous fixez une période de temps spécifique. Mais vous vous assurerez également de ne pas oublier d’autres projets importants.

8. Les tâches similaires doivent être regroupées.

Il est préférable de créer des timeboxes individuelles pour la plupart des tâches et des initiatives afin de chronométrer efficacement. En effet, il faut du temps et de l’énergie mentale pour basculer entre les tâches, même avec le timeboxing. Par conséquent, les tâches doivent être regroupées dans des plages horaires adjacentes pour éviter ce problème. En faisant cela, votre cerveau restera sur la même « voie » même pendant que vous travaillez sur des projets individuels.

En d’autres termes, même si vous changez de timebox, le regroupement de tâches similaires vous permettra de rester concentré et fluide.

9. Passez en revue, rincez et répétez.

Passez en revue vos progrès à la fin de chaque timebox ou jour. Pouvez-vous apprendre quelque chose et l’appliquer à vos futurs horaires si vous accomplissez toutes vos tâches ?

Si non, demandez-vous pourquoi. Avez-vous accordé suffisamment de temps pour que la tâche soit terminée ? Qu’est-ce qui vous a distrait ou vous a fait dérailler ?

Crédit d’image : Stas Knop ; Pexel ; Merci!

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