Quatre étapes pour réussir avec la collaboration à distance

Le coronavirus a contraint les entreprises mondiales à s'adapter rapidement, d'abord aux perturbations de la demande et des chaînes d'approvisionnement, puis à toute une main-d'œuvre confinée à leur domicile. Pour la plupart des organisations, déployant la technologie et les processus nécessaires pour permettre le travail à distance a été une réalisation importante. Maintenant quoi? Avec l'infrastructure appropriée en place, la question a tourné autour de la façon dont les entreprises peuvent assurer le succès de leurs efforts de collaboration à distance.

Il peut être difficile de reproduire des sessions de tableau blanc innovantes en ligne et de maintenir la productivité. L'équipe Talent and Change de Wipro Digital recommande quatre étapes pour fournir un environnement de collaboration à distance réussi.

1. Engager l'équipe

Les humains sont des créatures sociales. Nous avons besoin de liens sociaux, nous voulons faire partie d'une équipe et nous travaillons mieux lorsque nous nous sentons appréciés. Cela demande de la pratique, mais cela peut toujours être fait à distance.

Pour commencer, les employés devraient se rafraîchir sur leur «style social». (Driver, Expressive, Amiable ou Analytical) et identifiez s'ils basculent entre deux. Connaître son style et le partager avec les autres aidera les équipes à lire les émotions et à mieux réagir aux appels vidéo désormais omniprésents. Par exemple, les Expressifs aiment beaucoup rire et apprécier les plaisanteries, désirant souvent des conversations plus longues et étant plus confiants sur la vidéo. À l'autre extrémité, les analyses sont généralement introverties, peuvent prendre plus de temps à se mettre à l'aise avec la caméra allumée et s'arrêtent fréquemment pour réfléchir avant de parler.

Le rôle du manager devient encore plus important lors de l'engagement d'une équipe à distance. L'augmentation du nombre de réunions vidéo permet aux gestionnaires de mieux comprendre comment une personne fait face, car il est plus facile d'observer le ton de la voix et le langage corporel d'une personne. Un contact vidéo régulier aidera également à clarifier les attentes et à prévenir les risques. Pour aider à établir des liens qui n'auraient pas été possibles autrement, les gestionnaires pourraient même envisager de demander aux membres de l'équipe de présenter leur famille ou leurs animaux de compagnie, si l'employé est à l'aise de le faire.

Les membres de l'équipe qui ont récemment rejoint l'organisation, en particulier ceux qui occupent un poste de direction, auront besoin de plus d'occasions de nouer des relations virtuellement. Il en va de même pour ceux qui travaillent dans des zones géographiques ou des fuseaux horaires différents. Nous avons constaté que la messagerie régulière dans le chat Microsoft Teams et Slack était essentielle pour rester en contact avec l'équipe plus large. Les programmes d'intégration virtuelle qui sont adaptés rapidement pour répondre aux inductions à distance ont plus de succès. Les dirigeants ont également un grand rôle à jouer ici, en veillant à ce que les bonnes introductions soient faites et que les enregistrements soient effectués régulièrement. Le temps supplémentaire de vidéoconférence contribuera grandement à faire en sorte que les nouveaux employés se sentent engagés et habilités à collaborer.

2. Regrouper le travail

Tout le monde travaille mieux en prenant des morceaux d'activité de la taille d'une bouchée. La répartition du travail en plus petits morceaux permettra un plan plus facile à gérer et plus facile à prioriser et à collaborer, en particulier lorsque tout le monde travaille à domicile. Le travail de segmentation par MVP (Minimal Viable Product) peut être particulièrement utile. Simplement, cela signifie identifier le minimum nécessaire pour terminer le travail. L'approche du travail de cette manière est également une excellente occasion d'éliminer les outils et processus inutiles, facilitant ainsi la collaboration.

Une fois le travail interrompu, parler d'horaires flexibles peut aider chaque membre de l'équipe à se sentir inclus et à gérer sa charge de travail. La situation de chacun est différente. Ceux qui ont des familles peuvent devoir s'absenter quelques heures par jour pour se concentrer sur leurs enfants, puis retourner au travail plus tard. Dans ce cas, une bonne application de planification peut être le meilleur ami du responsable, comme celle proposée dans Microsoft Teams. Le fait de commenter et d'examiner des tâches en temps réel peut accroître l'efficacité et les créneaux virtuels «sans rendez-vous», contribuant ainsi à refléter les conversations qui se déroulent à nous, tous habitués de l'environnement de bureau.

3. Continuez d'innover… à distance

Que ferons-nous sans ces grands tableaux blancs?! Essayer de collaborer à distance peut sembler difficile, mais il existe des façons de changer la façon dont nous sommes câblés pour imaginer, développer et expérimenter.

Par exemple, les équipes peuvent tirer le meilleur parti des applications de tableau blanc et des outils de dessin pour aider à organiser des ateliers créatifs en ligne. Les gestionnaires peuvent également envisager d'investir dans de véritables tableaux blancs miniatures qui peuvent être affichés sur la caméra, ou même transformer leurs fenêtres en tableaux blancs. Les post-its en couleur et les dessins que les équipes connaissent peuvent facilement être photographiés et partagés avec les clients et les équipes. Et les applications de sondage en direct comme Mentimeter permettent aux équipes de crowdsourcer (et de sélectionner à la baisse) leurs idées, quel que soit leur emplacement.

Les chefs d'équipe devraient envisager de créer un carnet de commandes pour l'innovation ou d'en améliorer un déjà en place. Passer du temps à perfectionner les employés sur la manière de contribuer et de gérer correctement les éléments du carnet de commandes sera également payant, tout comme la priorisation des tâches de manière agile afin que l'équipe se concentre sur les idées les plus susceptibles de réussir dans ce climat.

Donner aux gens la possibilité de partager et de développer des idées qui les passionnent sera essentiel pour prospérer dans le climat actuel et retenir les meilleurs talents. La tenue régulière de «laboratoires d'innovation» permettra de dynamiser l'équipe et de faire circuler les énergies créatives. Nous avons trouvé cette clé pour nourrir la génération Y nouvelle pour l'organisation, mais uniquement avec des idées développées régulièrement en petits morceaux. La création d'un environnement dans lequel ils peuvent avoir accès à des experts internes et au financement pour lancer leurs idées deviendra plus attrayante que le risque et l'investissement requis pour les startups.

4. Gardez l'esprit d'équipe

Nous avons constaté que la collaboration «à distance, sociale» est tout aussi importante pour la productivité que la collaboration «au travail». Équilibrer l'engagement social et professionnel peut aider les entreprises à réussir dans un environnement d'équipe à distance. Les gestionnaires peuvent commencer à développer l'activité sociale en introduisant de nouvelles façons d'interagir.

Par exemple, les jeux virtuels simples sont un excellent moyen de garder les gens engagés. Essayez des charades ou des quiz en ligne sur «Kahoot», ou lors de réunions d'équipe autrement sèches, lancez un défi comme «vous avez 10 secondes pour trouver quelque chose et l'équilibre sur votre tête». Cette spontanéité aidera les équipes à s'adapter et à construire de nouvelles zones de confort, et elle va certainement alléger l'ambiance.

L'identification de responsables sociaux dans chaque région qui peuvent organiser et gérer des événements réguliers contribuera grandement à accroître le bonheur de l'équipe. Ces prospects peuvent utiliser Doodle pour voter sur les horaires et les activités préférées, bien que la flexibilité soit la clé pour s'adapter à différentes personnalités et engagements familiaux. Les soirées cinéma en ligne, le partage de listes de lecture, les casse-tête sur WhatsApp et les sessions de partage de photos ont tous fonctionné avec différents niveaux de succès. Pourquoi ne pas essayer une cuisson au four? Les gens peuvent se porter volontaires et partager / publier / commenter leurs réalisations culinaires.

De brèves réunions «café et chat» – entièrement facultatives – peuvent aider à reproduire ces moments plus frais que nous aimons tous, tandis que les Happy Hours hebdomadaires virtuelles peuvent abattre les murs et donner aux équipes une chance de se décharger. Ces conversations peuvent toutes passer par un canal «aléatoire» sur les équipes Slack ou Microsoft, et les plateformes de médias sociaux comme Workplace ou Yammer peuvent également être puissantes.

Il est vraiment important d'évaluer régulièrement ce qui fonctionne bien et d'être prêt à adapter. Observez le langage corporel, demandez des commentaires, abandonnez les sessions qui ne fonctionnent pas et concentrez-vous sur les sessions qui fonctionnent.

Quelques réflexions finales

Bien que la pandémie actuelle ait créé beaucoup d'incertitude, les entreprises (et les employés) peuvent encore prospérer grâce à une collaboration à distance. Avec ces nouveaux outils de travail à distance en place, il est dans l'intérêt des managers de prendre le temps de bien configurer les systèmes, de trouver des moyens pour l'équipe de s'engager à la fois sur le plan professionnel et social, et de continuer à innover – pas malgré of – collaboration technology.