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Pouvez-vous repérer les différences sur le formulaire W-4 2020 remanié?
Les allocations de retenue sont absentes sur la nouvelle version du formulaire W-4.
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En tant qu'employeur, vous savez (espérons-le) que chaque fois que vous embauchez un nouvel employé, la paperasse est impliquée. L'un des formulaires les plus importants que vos employés doivent remplir est le formulaire W-4. Et en 2020, les employeurs et les employés ont été initiés à un nouveau formulaire W-4 .
Alors, avez-vous pu repérer les différences entre l'ancienne forme W-4 et la version 2020? Non? Ne vous inquiétez pas, nous les avons repérés pour vous.
Le certificat de retenue d’employé du formulaire W-4 de 2020 est une version mise à jour du précédent certificat d’indemnité de retenue d’employé du formulaire W-4. L'objectif du formulaire mis à jour est de simplifier le processus de remplissage du formulaire W-4 et d'améliorer l'exactitude de la retenue à la source.
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Au cas où vous ne saviez pas tout sur le formulaire W-4, voici un bref rappel . Lorsque les employés commencent un nouvel emploi, ils doivent remplir le formulaire W-4. Ensuite, les employeurs utilisent le formulaire W-4 pour déterminer le montant d'impôt fédéral à retenir sur le salaire brut d'un employé.
Le processus ci-dessus n'a pas changé, mais certains aspects du formulaire W-4 l'ont changé. Découvrez ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur le formulaire W-4 2020 mis à jour.
Le formulaire a fait peau neuve
Vous l'avez peut-être remarqué. Peut-être pas. Mais, le formulaire 2020 W-4 a fait peau neuve. Pourquoi demandez-vous? Voici quelques raisons pour lesquelles l'IRS a décidé de changer les choses pour nous les employeurs:
Pour faire correspondre les modifications apportées à la loi sur les réductions d'impôt et les emplois
Pour rendre le formulaire plus facile à comprendre et à utiliser
Pour aider à augmenter la retenue d'impôt exactitude
Sur les anciennes versions du formulaire W-4, les employés devaient saisir leurs renseignements personnels, demander des indemnités ou des exemptions, demander une retenue supplémentaire et signer le formulaire. Maintenant, le formulaire remanié est divisé en cinq étapes, notamment:
Saisie d'informations personnelles
Ajout d'informations sur plusieurs emplois et un conjoint qui travaille
Réclamation de personnes à charge
Ajout d'autres ajustements (facultatif)
Signature
Parallèlement au formulaire W-4 fédéral qui obtient un nouveau look et une nouvelle présentation, les États ayant des impôts sur le revenu pourraient également bouleverser les choses pour les employeurs.
Certains États ont leur propre formulaire d'état W-4 . D'autres États utilisent le formulaire fédéral W-4. En raison des changements apportés au formulaire fédéral, les États ont dû choisir s'ils utiliseraient le formulaire fédéral W-4 et apporteraient les ajustements nécessaires à leur régime fiscal d'État ou créeraient leur propre formulaire d'État W-4.
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Pour rester conforme et vous assurer que tous vos canards sont alignés en ce qui concerne le W -4 mises à jour des formulaires, vérifiez auprès de votre état pour voir comment ils se sont adaptés aux changements.
Les allocations de retenue sont absentes
Si vous regardez la version 2020 du formulaire W-4, vous remarquerez peut-être quelque chose qui manque. L'AS-tu trouvé? Ah oui, les allocations de retenue ont disparu! Un changement majeur du formulaire W-4 pour 2020 est la disparition des allocations de retenue.
Pour ceux d'entre vous qui ne sont pas familiers avec la retenue des allocations, permettez-moi de les décomposer rapidement pour vous. Avant la révision du formulaire W-4, les employés pouvaient demander des retenues sur le formulaire W-4. Plus un employé demandait d'indemnités, moins les employeurs retenaient d'impôt fédéral sur le revenu.
Avant, les employés réclamaient un certain nombre d'allocations de retenue pour déterminer la retenue d'impôt fédéral. Désormais, au lieu de demander des indemnités, les employés peuvent demander des personnes à charge ou d'autres déductions.
Vous pouvez avoir différentes versions du formulaire
Maintenant qu'il existe une nouvelle version du formulaire W-4, vous avez probablement quelques anciennes versions du formulaire flottant dans votre entreprise.
Donc, vous vous demandez probablement , Dois-je supprimer tous les anciens formulaires W-4 de mes employés et recommencer à zéro?!
… Heureusement, non.
Oui, il est vrai que ce n'est pas tout les employés doivent remplir le formulaire 2020 W-4. Les employés dont le premier chèque de paie est en 2020 doivent utiliser la nouvelle version du formulaire W-4. Les employés actuels dont le premier chèque de paie a été avant 2020 et qui n'ont pas besoin de modifier le formulaire ne sont pas tenus de remplir un nouveau formulaire W-4. Les employés qui souhaitent mettre à jour leurs retenues ou le formulaire W-4 doivent utiliser la version 2020.
Plus probable qu'improbable (sauf si vous ne prévoyez pas embaucher plus à l'avenir), vous aurez probablement quelques versions différentes du formulaire W-4 dans vos dossiers.
Si vous souhaitez que la version actuelle du formulaire ne soit conservée que pour chaque employé, vous pouvez demander aux employés embauchés avant 2020 de remplir un nouveau formulaire. Gardez à l'esprit que les employés payés pour la première fois avant 2020 ne sont pas tenus de soumettre un nouveau formulaire. Et, vous ne pouvez pas forcer les employés à remplir un nouveau formulaire ou insinuer qu’un nouveau formulaire est obligatoire.
De nouvelles tables de retenues d'impôt existent
En plus de l'IRS changer les choses avec un nouveau formulaire W-4, les employeurs se voient également offrir de nouvelles tables de retenues d'impôt en 2020. Parce que le nouveau formulaire W-4 met le kibosh sur les retenues à la source, de nouvelles tables de retenues à la source sont nées.
Les nouvelles tables de retenue vont de pair avec la nouvelle forme W-4. Tout comme le nouveau formulaire W-4, les nouvelles tables de retenue d'impôt ont également dit au revoir aux retenues à la source.
La mise à jour des tables de retenue d'impôt comporte deux tables qui accompagnent le nouveau formulaire W-4:
Méthode en pourcentage Tableaux des systèmes de paie automatisés
Tableaux des méthodes de fourchette des salaires pour les systèmes de paie manuels
Si vous avez des employés qui ont rempli d'anciennes versions du formulaire W-4, l'IRS ne vous a pas oublié. Il existe des tableaux de retenue qui prennent en charge les versions antérieures du formulaire W-4, qui incluent des taux basés sur les allocations de retenue.
Si vous êtes un peu perdu en ce qui concerne les nouvelles tables de retenues d'impôt, vous n'êtes pas seul. Il y a plein d'autres employeurs à votre place. Pour aider à dissiper une certaine confusion, l'IRS fournit une feuille de calcul de retenue, Publication 15-T .
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Avec autant de changements W-4 à suivre, il peut être difficile de suivre. Mais pas de soucis, employeurs. Comme pour tout ce qui est en affaires, il faut du temps pour apprendre de nouvelles choses.
Si vous êtes toujours perdu, ne paniquez pas pour l'instant. Pour récapituler les principaux changements que nous avons couverts et dissiper toute confusion possible, voici tout ce que vous devez savoir sur le nouveau formulaire W-4:
Il y a eu une refonte
Les retenues à la source ont disparu
Au lieu des allocations, les employés peuvent demander des personnes à charge ou d'autres déductions
Les employés dont le premier chèque de paie est en 2020 doivent utiliser le nouveau formulaire
Le formulaire remanié comporte cinq étapes
Les employeurs ne peuvent pas forcer les employés à soumettre un nouveau W-4
Il existe de nouveaux tableaux de retenues d'impôt sur le revenu
Les États qui utilisaient auparavant le formulaire fédéral peuvent soit utiliser le nouveau formulaire W-4, soit créer un état W-4
Si la ventilation ci-dessus n'était pas suffisante pour calmez vos nerfs à propos du nouveau formulaire W-4, envisagez de prendre les choses en main en faisant un peu de devoirs. Prenez le temps de rechercher et d'absorber les nouveaux changements du W-4. Votre entreprise (et vos employés) vous en remercieront plus tard.
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