Pourquoi vous ne pouvez pas vous permettre d'être mauvais en comptabilité

Mai
20 2019

8 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

L’extrait suivant est tiré du livre de Mark J. Kohler The Tax and Legal Playbook . Acheter maintenant de Amazon | Barnes & Noble | IndieBound | Entrepreneur Books

L'entretien de vos livres ne doit pas être une stratégie d'économie d'impôt; cela peut également vous empêcher de perdre votre santé mentale et de vous faire entraîner dans une poursuite en justice pour avoir mélangé vos fonds. Voici cinq raisons importantes de conserver un chéquier et un jeu de livres distincts pour chacune de vos entreprises:

1. Voile corporatif. D'abord et avant tout, la tenue d'un carnet de chèques séparé confirme le voile corporatif, l'une des principales raisons de la création d'une nouvelle société. Avoir un chéquier séparé montre que vous reconnaissez que la société est sa propre entité distincte. En outre, des chéquiers séparés vous encourageront, nous l’espérons, à ne pas mélanger fonds personnels et fonds de commerce.

2. Économies d'impôt. Des opérations bancaires séparées amélioreront les procédures de comptabilité, empêcheront les paiements d’être manqués et fourniront de meilleurs registres pour améliorer votre déclaration de revenus.

3. Protection de l'audit. Avoir un carnet de chèques séparé augmentera vos chances dans un audit IRS. L'IRS refusera souvent un certain nombre de dépenses lorsque les dépenses personnelles et professionnelles sont mélangées dans un seul chéquier.

4. Moins de stress et plus de santé mentale. On pourrait penser qu’avoir une comptabilité et une comptabilité séparées pour une nouvelle entreprise est lourd, inutile et peut-être même une perte de temps. En fait, cette procédure économise du temps et de l’argent à long terme. Lorsque vos livres sont désorganisés, vous ressentez un stress constant pour en prendre soin, ce qui peut vous amener à vous sentir défait.

5. Prise de décision améliorée. Avoir un carnet de chèques séparé lance le processus d'amélioration de la comptabilité, du suivi des dépenses et de la budgétisation, ce qui conduit à une prise de décision de qualité. Comment pouvez-vous espérer être un propriétaire d’entreprise performant sans dossiers précis? Vous vous devez, à vous-même et à votre entreprise, de conserver de bons livres.

L'étape suivante consiste à mettre en place un système de suivi des revenus et des dépenses. Il est absolument essentiel que les propriétaires de petites entreprises considèrent au moins QuickBooks comme leur principal logiciel de comptabilité. Oui, il existe quelques solutions de remplacement à QuickBooks, mais pas beaucoup et encore moins à considérer.

QuickBooks est le logiciel de comptabilité le plus abordable, convivial, efficace et efficace jamais conçu. Cela peut sembler un peu ringard ou excessif, mais c’est vrai. Voici quelques choses que QuickBooks peut faire pour vous aider à devenir un propriétaire d’entreprise plus performant et plus intelligent:

• Gardez les informations essentielles à portée de main. QuickBooks génère des rapports qui vous permettent de rester facilement au courant des informations financières les plus importantes de votre entreprise, telles que les profits et pertes par produit ou bien, les comptes à recevoir par client, les rapports sur les ventes ou les rapports de dépenses.
• Meilleure utilisation de votre système bancaire en ligne. QuickBooks vous permet d'exploiter les avantages en ligne offerts par de nombreuses banques. Il collabore avec la plupart des banques, même les moins connues, pour fournir des informations instantanées vous permettant de télécharger des transactions et de rapprocher facilement vos données.
• Collectez davantage de comptes clients. QuickBooks vous permet de générer des factures de qualité professionnelle pouvant être envoyées par courrier électronique et offre à vos clients la possibilité d'effectuer des paiements en ligne. Vous pouvez également générer des relevés et créer divers rapports pour déterminer qui sont vos clients à haut risque aux fins de recouvrement et pour vous aider à prendre de meilleures décisions concernant vos comptes clients.
• Déléguez facilement vos services de comptabilité. Si vous êtes du genre à détester la comptabilité, QuickBooks vous simplifiera la vie. Une fois que vous avez compris les bases (et que je recommande à chaque responsable d’entreprise au moins de maîtriser les bases), vous pouvez déléguer des tâches, allant de la réconciliation à la surveillance des rapports financiers. QuickBooks permettra même à votre CPA de se connecter en ligne pour accéder à vos données financières tout en effectuant votre comptabilité.
• Réglez efficacement vos factures commerciales. Laissez QuickBooks suivre vos comptes créditeurs pour mieux gérer votre flux de trésorerie et payer vos factures lorsque cela vous convient le mieux. En fin de compte, vous économiserez sur les frais et intérêts en souffrance et vous pourrez interagir avec vos fournisseurs de manière plus professionnelle.
• Recevez les paiements immédiatement. Acceptez les paiements en ligne par carte de crédit et enregistrez les fonds directement dans votre fichier QuickBooks. Vous pouvez même mettre à niveau votre logiciel QuickBooks et vos fournitures techniques pour intégrer un système de point de vente à votre caisse et votre guichet automatique bancaire / carte de crédit.
• Accédez à vos informations financières n'importe où. La version en ligne de QuickBooks vous permet, à vous ou à votre comptable, d'accéder à vos livres partout où vous avez une connexion Internet.
• Utilisez un logiciel de numérisation pour suivre vos factures. Analysez vos reçus via un service tel que NeatReceipts, qui enregistre et classe immédiatement les informations dans QuickBooks. Vous pouvez ensuite conserver une copie dans votre stockage en nuage de tous les reçus et contrats d’audit et de protection juridique.

La liste s’allonge encore et encore. Veuillez prendre cette suggestion au sérieux. plus tôt vous intégrez ce système à votre entreprise, plus vite vous réaliserez des économies d’argent, des revenus plus importants et plus de profit. N'ayez pas peur de QuickBooks, adoptez-le et vous serez libéré! OK, c’était un peu fort, mais je peux vous promettre ceci: cela vous fera économiser de l’argent et vous allez devenir accro au petit «ping» que vous entendez chaque fois que vous insérez un chèque ou un objet au registre. [19659026] Obtenez de l'aide pour mettre en place votre système de comptabilité

Soyez honnête avec vous-même: voulez-vous faire la comptabilité pour votre entreprise? Si c'est le cas, génial. Mais si non, qui va le faire? Avoir un plan! Oui, c’est ma meilleure tentative pour vous donner une «intervention». Regardez-vous dans le miroir et évaluez votre niveau de dévouement, vos connaissances et votre temps disponible pour mettre en œuvre et maintenir vos livres. Cependant, même si c'est bien si quelqu'un d'autre fait le sale boulot, vous avez toujours besoin d'une compréhension générale du processus et du système de comptabilité afin de pouvoir superviser le processus en tant que capitaine de votre équipe.

options à prendre en compte pour répartir les tâches de comptabilité.

Option 1: Apprenez QuickBooks et saisissez vous-même les éléments. Je sais que cela fait peur à certains de vos cœurs. En fait, c’est peut-être pourquoi vos livres ne sont pas terminés. Mais vous voudrez peut-être retarder la délégation d'une partie du processus jusqu'à ce que vous consacriez quelques heures par semaine à l'apprentissage des bases, comme la saisie de chiffres. Au minimum, vous devez pouvoir visualiser et imprimer les rapports et vérifier l'exactitude du travail.

Option 2: Engagez un membre de la famille pour tenir les livres. C'est un excellent moyen de faire en sorte que les adolescents ou les jeunes adultes que vous soutenez financièrement gagnent leur vie et leur apprennent en quoi consiste l'entrepreneuriat. Ils apprendront le cœur et l'âme des petites entreprises en faisant les livres. Les ajouter à la masse salariale est également une excellente déduction fiscale.

Option 3: Engager un aide-comptable local. Il peut s'agir d'un étudiant de la région qui souhaite des heures de stage / externat ou d'un comptable expérimenté offrant des tarifs abordables. Cela peut libérer votre temps et vous permettre de faire ce que vous savez le mieux: gagner de l'argent pour l'entreprise. C'est également une étape naturelle dans la croissance d'une entreprise avant de choisir l'option suivante. N'oubliez pas que cette personne ne préparera probablement pas vos impôts et ne fera pas de planification importante pour vous. ils maintiendront simplement vos livres à un prix abordable afin que vous puissiez vous consacrer à des tâches plus urgentes.

Option 4: Engagez quelqu'un “à la maison”. Vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle vous pouvez trouver un étudiant ou un comptable de votre quartier qui le souhaite. trouver un travail à temps partiel ou à temps plein moyennant un salaire horaire. Cette personne peut venir tous les jours ou quelques jours par semaine pour saisir des données et imprimer des rapports. Vous devrez peut-être assurer une certaine supervision ou vous pourriez demander à votre comptable extérieur de former et superviser votre commis comptable. Il peut être extrêmement pratique d'avoir un employé disponible pour garder les choses en ordre. Vous pouvez également embaucher quelqu'un qui peut porter différents chapeaux et vous aider dans d'autres tâches, telles que répondre aux téléphones, numériser, collectionner, expédier ou faire des courses.

Option 5: Utilisez votre CPA ou votre fiscaliste tout au long de l'année. De nombreux propriétaires d'entreprise aiment le confort et la sécurité de savoir qu'ils ont non seulement des comptables hautement qualifiés qui font leur comptabilité quotidiennement, mais aussi l'avantage d'un guichet unique pour la planification fiscale et les rapports trimestriels et annuels. Cela peut sembler plus coûteux, mais la valeur d'une meilleure planification à long terme et d'une meilleure qualité des livres peut dépasser de loin le coût. Les propriétaires d’entreprises plus matures et plus expérimentés peuvent naturellement passer au grade de commis comptable plus expérimenté au moment opportun. Dans la plupart des entreprises, vous pouvez vous procurer un logiciel de comptabilité adapté à votre budget et à vos besoins.