Pourquoi votre organisation a besoin d'un plan de continuité des activités

Je pense qu'il est juste de dire que les derniers mois ont été un véritable test pour nous tous, nous adaptant aux changements extrêmes de notre environnement personnel et professionnel tout en essayant de rester en sécurité, en bonne santé, motivé (et sain d'esprit!).

Un plan de continuité des activités (PCA) est une pratique courante dans le cadre du plan d'affaires global et de la stratégie de gestion des risques d'une organisation. Son objectif est d'aider l'entreprise à se préparer et à continuer de fonctionner après un incident ou une crise. La pandémie actuelle est un exemple mondial malheureux d'incident qui a mis à l'épreuve de nombreux PCA dans le monde. Voici quelques autres exemples d'incidents pouvant inciter à un ou plusieurs aspects d'un PCA:

• Catastrophes naturelles – inondations, tempêtes, sécheresse
• Technologie – réseaux informatiques, matériel commercial critique, violations de données [19659004] Santé et sécurité au travail – accidents causés par des risques professionnels
• Événements économiques et financiers – crises financières mondiales, augmentation des taux d'intérêt, augmentation des coûts
• Ressources humaines – syndicat et problèmes de relations industrielles, erreur humaine, gestion des conflits
• Fournisseurs – défaillance ou perturbation importante de la chaîne d'approvisionnement pour les stocks ou les matières premières

Les types d'incidents peuvent être assez vastes et varier considérablement selon l'entreprise, l'événement et l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et ses employés. En ce qui concerne la pandémie actuelle, cet événement a eu un impact à plusieurs niveaux car il est mondial, et la nature de l'événement a signifié qu'il a probablement touché presque tous les domaines de la liste d'incidents ci-dessus avec ses effets d'entraînement et de flux – directement et indirectement (comme les achats de panique). La plupart des incidents sont plus isolés – encore graves, mais limités à une seule entreprise, à une seule industrie, à un seul pays, par exemple.

Qu'y a-t-il dans un plan de continuité des activités?

Un PCA n'est pas simplement une boîte pour cocher, comme je suis sûr que de nombreuses entreprises en témoigneront, surtout maintenant. Le contenu et la complexité du PCA seront propres à chaque entreprise, mais tous devraient avoir trois éléments de base:

1. Risque – plan de gestion (et analyse d’impact sur l’activité) – Quels sont les principaux risques pourrait nuire à l'entreprise et à son impact potentiel?

2. Plan de réponse – Comment l'entreprise réagira-t-elle si l'un des risques devient un événement important?

3. Plan de redressement – Comment l'entreprise se rétablira-t-elle, si du tout, après l'événement?

Même avec un PCA en place, les risques sont souvent subjectifs et il est difficile, voire impossible, de mesurer avec précision l'impact prévisible. Cela nécessite un élément d'analyse de scénario basé sur ce que l'on sait, ce qui est prévu et les événements du passé.

Principaux points à retenir après la pandémie

Comme nous l'avons vu après la crise financière mondiale de 2007, je m'attendrais à ce que les entreprises aura un «retour à la normale» pour un compte rendu des événements après quatre à cinq mois.

Un aspect que de nombreuses entreprises ont sous-estimé pendant cette pandémie était la nécessité de pouvoir décentraliser les processus critiques à court terme tout en minimisant les perturbations et coût pour leur entreprise. Les organisations les mieux préparées semblent être celles qui avaient déjà entamé une stratégie de transformation numérique ou, au minimum, avaient mis en place une main-d'œuvre semi-distante.

Si nous considérons la chaîne d'approvisionnement et les achats comme un tout Par exemple, nous avons été témoins de la pression extrême exercée sur les chaînes d'approvisionnement des supermarchés, où la demande de certains produits a considérablement augmenté alors que dans le même temps certains fabricants étaient incapables de fournir des produits. Il a mis en évidence la nécessité d'une visibilité en temps réel pour que ces entreprises soient agiles, prenant des décisions éclairées sur le pivot de leurs opérations afin de fournir les meilleurs résultats pour leurs clients.

J'ai vu l'importance de relations solides avec les fournisseurs . être dans un environnement commercial difficile et l'importance d'une bonne communication avec les fournisseurs et les clients. Dans mes relations avec les clients et les prospects, l'un des plus grands défis auxquels ils ont été confrontés est de décentraliser efficacement la fonction financière, qui est traditionnellement le dernier domaine d'activité à traiter.

Dans mon domaine, le traitement des factures fournisseurs et carte d'entreprise / gestion des dépenses ont été mis en évidence comme des domaines où le défi des processus manuels a été amplifié par la nécessité pour les travailleurs de se déplacer vers un environnement de travail éloigné. Cela est vrai non seulement du point de vue des processus commerciaux, mais aussi en raison d'un manque grave de contrôle et de visibilité des passifs financiers à un moment où les flux de trésorerie sont critiques. Le manque de perspicacité conduit également à l'incapacité de prendre des décisions éclairées, rapidement, quand cela compte le plus.

La numérisation de ces domaines ainsi que d'autres processus métier de base constituera non seulement une base pour construire un BCP solide, mais aussi garantir que les entreprises sont mieux préparés pour survivre aux temps difficiles que nous traversons aujourd'hui.

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