Pourquoi tant de processus automatisés échouent-ils ?

L’automatisation des processus est devenue une activité centrale dans les programmes de transformation numérique. Encore, 70% de ces programmes n’atteignent pas leurs objectifs déclarés. Une des raisons principales à cela est la mauvaise gestion de l’information. Dans ce blog, j’aimerais expliquer pourquoi de nombreuses organisations ont du mal à faire correspondre correctement le contenu (métadonnées et contenu non structuré) à leurs processus.

Selon les experts du secteur de la gestion de l’information AIIMle plus grand défi de l’automatisation des processus consiste à « gérer la surcharge d’informations à l’intersection du contenu et des processus ».

Que signifie la déclaration AIIM dans la pratique ? La vérité est que de nombreuses organisations ne tiennent pas correctement compte de la manière dont les informations déterminent les processus métier lors de la planification et de la mise en œuvre de leurs programmes d’automatisation.

Si le contenu correct n’est pas disponible au moment opportun et dans le contexte de cette étape du processus, le processus automatisé ne sera tout simplement pas efficace.

Les défis du traitement de l’information

Les défis liés au traitement de l’information sont nombreux. Ceux-ci inclus:

• Croissance rapide des informations et des canaux
  Nous sommes tous conscients de la croissance exponentielle des données structurées et non structurées, mais la croissance des canaux de diffusion d’informations est tout aussi préoccupante. Des recherches récentes suggèrent que les entreprises utilisent désormais en moyenne presque 1000 applications. Ajout de plus de 100 nouvelles applications chaque année. En plus des systèmes internes, les entreprises doivent désormais pouvoir travailler avec les systèmes des clients, partenaires et fournisseurs ainsi qu’avec les flux sociaux. L’étude révèle que moins d’un tiers des applications d’entreprise sont actuellement intégrées.

• Mauvaise qualité des données et du contenu
  D’après le plus récent Enquête IDC sur la confiance dans les données, un peu plus d’un quart des professionnels des données font pleinement confiance aux données au sein de leur organisation. Les implications de cette découverte sont flagrantes pour les processus automatisés et le vieil adage « Déchets dedans, déchets dehors » n’a jamais été aussi pertinent. Qu’arrive-t-il à la capacité de votre employé à exécuter un processus lorsque les documents sont difficiles à trouver, inexacts, obsolètes ou lorsque plusieurs versions d’un document sont utilisées sans aucun moyen de connaître les versions les plus récentes ou à jour ?

• Mauvais accès aux informations pertinentes
  En 2022, VentureBeat a rapporté que le l’employé moyen a passé plus de 3,5 heures par jour à chercher les informations dont ils avaient besoin pour faire leur travail – une heure entière de plus que l’année précédente. Il y a tout simplement trop d’informations stockées dans trop d’endroits et elles sont malheureusement mal gérées. L’incapacité de rechercher et d’extraire efficacement des documents coûte aux grandes entreprises environ 7,5 millions de dollars par an lorsque vous tenez compte du coût de la duplication et de la retouche.

• Difficulté à surmonter les silos de connaissances et d’informations
  Selon IDENTIFIANTC, les entreprises risquent de perdre jusqu’à 30 % de leurs revenus en raison d’inefficacités causées par des informations cloisonnées, telles que l’incapacité de travailler efficacement ou de partager efficacement les connaissances au sein de l’organisation. Plus important encore, à mesure que le travail à distance et la collaboration avec les partenaires et les clients prennent de plus en plus d’importance, les organisations auront du mal à partager des informations tant en interne qu’en externe.

Comment des informations plus intelligentes améliorent les processus automatisés

Alors, que pouvons-nous faire pour changer les choses ? Des années de collaboration avec nos clients nous ont montré qu’une gestion efficace des informations est nécessaire pour une automatisation réussie des processus. Vous pouvez choisir les bons processus, sélectionner les meilleurs outils d’automatisation et constituer une fantastique équipe de changement. Mais tout ce travail sera fatalement compromis lorsque des informations de mauvaise qualité bloqueront les processus automatisés ou, pire encore, amèneront les processus à produire des résultats de mauvaise qualité.

D’après notre expérience, l’amélioration des processus provient d’une plate-forme centrale de gestion de l’information qui s’intègre aux applications et processus de l’entreprise, de sorte que les informations correctes soient instantanément disponibles pour l’employé dans le contexte des étapes du processus ou des flux de travail. Il permet aux informations d’être créées, partagées et utilisées au-delà du pare-feu de l’organisation, tout en simplifiant la gouvernance et la conformité grâce à l’application des politiques appropriées au niveau du centre de contenu central.

Par exemple, le OpenText Business Application Builder pour l’ECM étendu accélère et rationalise l’automatisation des processus métier clés tout en étendant la valeur de votre plateforme de gestion de contenu.

Cette approche de l’automatisation des processus « axée sur l’information » place la fourniture d’informations au premier plan de votre programme d’automatisation des processus métier. Cela retourne le modèle. Le rôle de l’information n’est pas de soutenir le processus automatisé. C’est lui qui dirige le processus. Dans le secteur numérique d’aujourd’hui, bien faire les choses peut déterminer si votre entreprise prospère, voire même survit.

Comprendre comment rassembler les informations et les processus automatisés

Le Solutions de processus métier OpenText aider les organisations du monde entier à réussir leur transformation des services numériques et de contenu. Ces solutions innovantes de processus métier offrent des processus métier prêts à l’emploi, adaptables et configurables, utilisant les meilleures pratiques. Nos capacités d’automatisation des processus démontreront clairement à chaque organisation la valeur exacte que la gestion de l’information apporte pour assurer la réussite de l’entreprise.

Laissez-nous vous aider à relever les défis liés à vos processus d’affaires. Venez au stand 312 à OpenText World, les 11 et 12 octobre à Las Vegas, pour discuter de vos exigences en matière de processus métier !

Nous démontrerons comment nous alignons les activités et l’informatique en comprenant vos besoins commerciaux et en vous proposant une solution pour répondre à vos besoins.