Pourquoi la conformité fiscale doit-elle être intégrée à l'automatisation AP?

Au cours des 20 dernières années, les services financiers des entreprises se sont concentrés sur l’automatisation des processus. En modernisant leurs stratégies de comptes fournisseurs, les organisations ont éliminé le papier et réduit les coûts importants. Le respect de l'environnement et l'amélioration des résultats sont certes positifs, mais ces initiatives d'amélioration des processus ont exposé par inadvertance des entreprises internationales à de graves risques d'audit.

Les gouvernements du monde entier transforment numériquement leurs processus de déclaration fiscale et leurs processus financiers. Les pays d'Amérique latine ont mené la charge au cours de la dernière décennie et des changements majeurs se dessinent maintenant dans toute l'Europe. Conçues pour remédier aux écarts importants en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ces réformes s'appuient sur les avancées technologiques pour examiner chaque facture, souvent en temps réel, afin de justifier le versement de la TVA par une entreprise.

La numérisation des processus de passation des marchés se recoupe pour l'essentiel. avec la transformation numérique de la collecte des recettes publiques. Les entreprises ont facilité la tâche des gouvernements mondiaux en leur demandant des données électroniques, et les régimes fiscaux disposent désormais des outils technologiques nécessaires pour obtenir des documents, numériser des transactions et appliquer des sanctions. Cette dynamique est aggravée par le fait que la plupart des offres de points d'accès sont simplement conçues pour l'automatisation des processus, faisant de la conformité fiscale un élément oublié.

Pratiquement toutes les factures numérisées par une entreprise au cours de la dernière décennie constituent désormais un objectif d'audit. Les autorités fiscales peuvent remonter des années et imposer des pénalités pour non-conformité, qui vont généralement de lourdes amendes à d'éventuelles fermetures opérationnelles.

De l'automatisation des processus à la défense fiscale

Pour garantir pleinement le respect de la TVA, les solutions AP doivent aller au-delà de l'amélioration des processus, pour inclure la détermination du taux d'imposition, la structuration des factures, l'archivage et la possibilité de créer des liens avec les rapports correspondants. Heureusement, le cloud facilite la création de plates-formes AP sécurisées. Les systèmes d'achat en nuage peuvent accéder à une multitude d'API pour faciliter l'apurement des factures, effectuer des contrôles fiscaux et s'adapter à des règles nationales en constante évolution, tout en veillant à ce que les opérations quotidiennes ne soient pas perturbées.

à ce sujet dans le mauvais sens. Ils adoptent des solutions ponctuelles plutôt que de rechercher une solution cloud native complète couvrant toutes les tâches liées aux AP ainsi que d'autres exigences imposées par le gouvernement. Souvent, ils ignorent également l’importance de l’intégration ERP pour obtenir une plus grande efficacité en interne et la protéger de la non-conformité.

Problèmes posés par les systèmes AP spécialisés en nuage

Les fournisseurs en nuage spécialisés ont acquis une part de marché importante avec différents services d’automatisation AP qui répondent aux besoins des clients. tous types de fournisseurs. Ces services gèrent souvent des transactions complexes au cours d’un cycle d’achat sur une plate-forme, voire un réseau d’activités complet à plusieurs, qui interagit avec les systèmes ERP des partenaires commerciaux mais est par ailleurs indépendant de ceux-ci.

• Échange de données informatisé (EDI)
• Gestion de la chaîne logistique
• Approvisionnement stratégique
• Procure-to-pay
• Facturation électronique des comptes fournisseurs
• Frais de voyage et de dépense gestion
• Solutions de numérisation et de flux de travaux AP

Le problème de ces systèmes est double. Premièrement, ils ont été conçus pour piloter l'automatisation et non pour les entreprises à l'épreuve des audits. Deuxièmement, la plupart des multinationales ont besoin de quatre à six systèmes. En réalité, les entreprises ne peuvent pas compter sur une stratégie à fournisseur unique, du moins pour le moment. Par conséquent, ils doivent veiller à la conformité de l'ensemble de leurs solutions et de leurs régimes fiscaux en constante évolution.

La facturation électronique contrôlée par le gouvernement ajoute à la complexité du processus, car il est souvent nécessaire d'accuser réception et de la validité ou de rejeter les factures des fournisseurs au sein d'un gouvernement. -période de temps définie, parfois en huit jours seulement. Les ERP et les solutions de PA disparates ne sont pas adaptés à des temps de réponse aussi agressifs, d'où l'importance d'adopter une approche de conformité fiscale suffisamment souple pour s'adapter aux exigences de plus en plus strictes imposées par les gouvernements.

La pression exercée par les affiliés et les équipes locales pour adopter des approches de fournisseurs locaux pour résoudre de manière panique les mandats fiscaux numériques à court terme peut être important. Cependant, la fragmentation et les opportunités perdues résultant du patchwork résultant des systèmes d'automatisation de la facturation électronique, de la génération de rapports et des transactions B2B entraînent des coûts et des risques importants. Une telle approche tactique et spécifique aux tâches va à l'encontre des tentatives de l'entreprise visant à uniformiser les solutions stratégiques et les meilleures pratiques approuvées, limitant ainsi la capacité des entreprises à s'adapter à la croissance.

Repenser l'importance du cloud dans les achats

Processus commerciaux et Les systèmes informatiques du monde entier subissent des pressions impossibles pour faire face à ces changements continus à plusieurs niveaux et à ces délais serrés. À l'échelle mondiale, les entreprises ne sont plus propriétaires du programme d'innovation.

Cette révolution transforme le monde de la passation des marchés publics, et ce d’une manière plus granulaire et fondamentale que celle des États-Unis. n'importe qui aurait pu prédire. Pensez-y de la manière suivante: le paradigme central d’un système d’achat est qu’il ya deux parties à chaque transaction: un fournisseur et un acheteur. Avec l’émergence de contrôles fiscaux en temps réel, les flux de données doivent maintenant être orchestrés autour des besoins de trois parties: le fournisseur, l’acheteur et l’administration fiscale elle-même. La complexité de ce changement fondamental est renversante.

D'ici 2025, les entreprises des économies industrialisées et émergentes échangeront plus de 75% de leurs factures par voie électronique avec les administrations fiscales en temps réel ou peu de temps après le processus d'échange de factures. . Il est devenu essentiel pour les entreprises de donner la priorité à la conformité fiscale dans leurs stratégies d'approvisionnement en nuage.

Des applications complètes en nuage sont essentielles, en particulier pour les entreprises opérant dans ou avec des partenaires commerciaux dans plusieurs pays où les règles peuvent être très différentes. Alors que les entreprises cherchent des solutions pour faire face à la réforme de la déclaration fiscale, le moment est venu d'explorer des plates-formes flexibles et natives dans le cloud, capables non seulement de gérer la diversité des fournisseurs et du processus d'achat, mais également de s'intégrer de manière transparente aux ERP existants et d'offrir la flexibilité nécessaire

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