Pourquoi il est temps d'abandonner les plans Open Office

février
7 2019

7 min de lecture

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Des bureaux dysfonctionnels peuvent augmenter le niveau de stress des employés, déclencher davantage de congés de maladie et favoriser l'anxiété et la dépression. Le personnel peut également avoir du mal à collaborer ou à avoir des interactions productives. Bien que nous attribuions souvent la technologie à ces symptômes (notifications constantes et connectivité 24h / 24, 7j / 7), il existe peut-être une cause plus insidieuse: les plans de bureaux ouverts.

Les entreprises de la Silicon Valley ont été parmi les premiers à défendre les espaces de travail ouverts, où les employés siègent. épaule contre épaule aux bureaux communaux. Ils ont démoli les murs et éliminé les bureaux privés en tant que symboles obsolètes de la hiérarchie des entreprises. Une mise en page ouverte semblait traduire une attitude moderne, qui ne respecte pas les règles. Elle offrait également un contraste saisissant avec les fermes de cubicules sans âme que Dilbert avait dessinés et des films tels que Office Space .

En 2014, environ 70% des bureaux . ] aurait eu des plans d'étage ouverts. À l'instar des collations à volonté et du café préparé froid au robinet, ces schémas sont désormais devenus la norme, en particulier dans les milieux de la technologie et des startups. Le nouvel immeuble de Facebook MPK 21 par exemple, pourrait représenter le summum de la tendance actuelle en matière de conception de bureaux ouverts.

Alors que les bureaux ouverts étaient destinés à encourager l'innovation, la créativité et la collaboration, un nombre croissant de recherches indique que, dans la pratique, ils peuvent avoir l'effet inverse.

À propos: L'utopie de Facebook, notre cauchemar: nos bureaux ouverts détruisent la productivité

Les défis de la conception de bureaux ouverts.

De nombreux employés de bureau ont fait l'expérience les pièges d'un espace sans obstacles. Les distractions ne manquent pas, qu'il s'agisse de bavards, de gommes, de collègues ou de collègues qui mangent chaque jour un sandwich au thon al desko .

Un collègue qui fredonne peut être irritant, mais certaines personnes soutiennent que les distractions au bureau comme ceux-ci sont un petit prix à payer pour une plus grande collaboration et communication. C’était l’objectif, par exemple, du précédent bâtiment de Facebook conçu par Frank Gehry, MPK 20.

«Il crée vraiment un environnement propice à la collaboration. ils peuvent innover ensemble »a déclaré Lori Goler responsable des ressources humaines de Facebook. «Il y a beaucoup de spontanéité dans la façon dont les gens se croisent, juste un espace de création collaboratif vraiment amusant.»

En 2018, des chercheurs de la Harvard Business School ont analysé l'impact de la transition vers un espace de travail ouvert collaboration. Il s'agissait de la première étude du genre visant à mesurer de manière objective l'impact des bureaux à aires ouvertes en utilisant des badges électroniques et des microphones pour enregistrer les interactions des employés et suivre l'utilisation du courrier électronique.

L'étude a révélé qu'un bureau ouvert permettait de réduire les apparences. interactions face à face d'environ 70%. En revanche, les courriers électroniques ont augmenté de 50%. L'architecture ouverte semblait déclencher une réaction de désengagement, où les collègues souhaitaient moins de contacts sociaux et préféraient envoyer des courriels et des messages instantanés

explique le co-auteur de l'étude, Professeur associé Ethan Bernstein . : «Si vous êtes assis dans une mer de gens, par exemple, vous pourriez non seulement travailler dur pour éviter les distractions (en mettant, par exemple, de gros écouteurs), mais aussi parce que vous avez un public toujours présent.

L'étude a également révélé que les travailleurs étaient moins productifs dans les bureaux ouverts et que, de manière critique, la qualité de leur travail avait également diminué.

D'autres études ont montré un large éventail de problèmes. se rapportaient à ces espaces décontractés et de forme libre. Lorsque Matthew Davis psychologue en organisation, a passé en revue plus de 100 études sur les environnements de bureau, il a découvert qu'elles avaient un effet négatif sur la capacité d'attention, la pensée créative, la productivité et la satisfaction au travail. Les employés travaillant dans des bureaux ouverts présentaient également des niveaux de stress plus élevés, une concentration et une motivation inférieures à celles des agencements de bureau standard.

Selon des chercheurs de l'Université de technologie du Queensland 90% des employés travaillant dans un espace ouvert. Plan Office a connu des niveaux élevés de stress, de conflits, d’hypertension et de nombreux changements de postes. Une étude danoise portant sur 2 400 employés a également révélé que les personnes travaillant dans des bureaux entièrement ouverts prenaient 62% de jours de maladie en plus par rapport à celles travaillant dans des bureaux d'une personne.

Concentrez-vous dans vos bureaux ouverts? Essayez ces 3 choses.

Une alternative fonctionnelle

Bien qu'il soit peu probable que nous retournions à Les bureaux d'angle de style Mad Men (ou leurs chariots bien approvisionnés), je crois que nous pouvons trouver une solution efficace. terrain d'entente. Dans mon entreprise, JotForm nos employés travaillent dans de petites équipes multidisciplinaires de cinq ou six personnes. Chaque équipe comprend un concepteur principal qui travaille en étroite collaboration avec les développeurs d’UI et de CSS, les développeurs de pile complète, des spécialistes UX, des experts en données et toute autre fonction nécessaire.

Chaque groupe a sa propre salle avec une porte. Les bureaux disposent également de grands tableaux blancs, de grands bureaux, de l’espace de travail et des outils de productivité variés. D'après notre expérience, ces espaces privés aident nos équipes à rester concentrées. Ils peuvent abandonner le casque antibruit et travailler de manière productive puis se rencontrer et collaborer au besoin.

Les distractions sonores peuvent sembler anodines, mais une étude de l'Université de Sydney a révélé que le bruit était la plainte principale des employés qui travaillent dans des bureaux ouverts. "Nous avons constaté que les employés des bureaux ouverts étaient moins satisfaits de leur environnement de travail que ceux des bureaux privés", a déclaré Jungsoo Kim, co-auteur de l'étude. «Les avantages d'être proche des collègues de travail dans les bureaux à aires ouvertes ont été contrebalancés par des facteurs tels que l'augmentation du bruit et une diminution de l'intimité."

Les distractions liées au bruit entraînent une productivité inférieure et des taux d'absenté plus élevés. C’est pourquoi un espace de travail qui minimise les distractions de toutes sortes n’est pas simplement une décision des RH; c’est un geste financier intelligent. Par exemple, le groupe de recherche Information Overload estime que la seule distraction numérique coûte aux entreprises américaines près de 1 billion de dollars par an.

Au lieu de lutter contre la distraction, une équipe interfonctionnelle peut collaborer ouvertement et capitaliser sur l'énergie des autres. . La proximité augmente en fait la productivité, car tous les membres du groupe travaillent sur un même projet et partagent les mêmes objectifs quotidiens.

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bonne taille d'équipe?

Mon entreprise n'est pas le seul défenseur d'un modèle de petite équipe. En 2014, les chercheurs Albert Kao et Ian Couzin ont publié une étude selon laquelle de petits groupes prennent souvent des décisions plus précises. Les petites équipes représentent le meilleur des deux mondes, car elles peuvent s’appuyer sur la sagesse collective sans avoir à naviguer dans le bruit excessif de la foule.

Déterminer la bonne taille d’équipe peut être une affaire de tâtonnements. Il est important de découvrir ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation et vos employés. Le processus de prise de décision et les types de projets doivent également être pris en compte.

Dans « Décider et mener à bien: Cinq étapes pour améliorer les performances de votre organisation » de Marcia W. Blenko, Paul Rogers et Michael C. Makins, les auteurs soutiennent que sept est le nombre magique de membres de l'équipe pour prendre des décisions efficaces. Une fois que vous avez atteint ce point, chaque membre supplémentaire réduit l'efficacité du groupe de 10%.

En fin de compte, chaque organisation doit trouver sa position idéale. Pour nous, sept personnes commenceraient à se sentir difficiles à manier. Mais c'est une décision que chaque entreprise devrait prendre en fonction de ses circonstances propres.

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Planifiez-le à votre façon.

Malheureusement, il n'y a pas de modèle pour la conception de bureau parfaite. Théoriquement, nous pourrions tous copier l’étonnante forêt de séquoias de Facebook son jardin sur le toit et son architecture de pointe, tout en découvrant que nos employés ont besoin de portes proches et d’un endroit calme pour coder. Ou peut-être que nos équipes s’épanouissent dans les modules collectifs – aucun mur n’est nécessaire.

Bien que les gestionnaires préfèrent souvent une configuration ouverte – en particulier pour ses avantages économiques -, il est important de comprendre les inconvénients potentiels d’un plan ouvert. Même si les bureaux privés ne sont pas réalisables pour toutes les entreprises, nous pouvons souvent fournir à nos employés des espaces privés à temps partiel, tels que des modules séparables ou des salles calmes.

Comme pour la plupart des activités professionnelles, il est essentiel de faire ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise. entreprise et vos équipes. Les espaces ouverts peuvent sembler agréables pour des visites de bureau ou des photos de sites Web, mais les résultats importent plus que les réflexions de surface.

Donnez à vos employés ce dont ils ont besoin pour être en bonne santé, productifs et concentrés. Chaque investissement que vous allez faire en vaut la peine.