Plan d’atténuation : Conseils de préparation pour les congés

Avez-vous déjà découvert qu’une personne dont vous dépendez pour un projet est en vacances ? Peu importe votre rôle au sein d’une équipe, un plan d’atténuation peut être un moyen idéal de saisir vos attentes lorsque c’est à votre tour de prendre des vacances.

Votre plan peut fournir des conseils sur la façon de gérer certains scénarios, de faire avancer le travail et d’empêcher votre équipe de faire quelque chose de mal. Sans oublier qu’un plan d’atténuation peut aider à s’assurer que les choses sont la plupart dans l’ordre à votre retour au travail.

Envisagez de suivre quelques conseils simples qui peuvent vous aider à mieux préparer un plan d’atténuation qui guidera les autres en votre absence.

Conseils pour le plan d’atténuation

1. Communiquer tôt et souvent

   Dès que vous avez confirmé les jours de congé, commencez à informer à la fois votre chef de projet et les autres membres de l’équipe. À l’approche de votre prochain congé, envoyez des rappels occasionnels aux personnes touchées par votre congé.

2. Penser à l’avance

   Lorsque vous documentez votre plan d’atténuation, pensez aux activités en cours, aux réunions qui peuvent avoir lieu ou aux livrables qui peuvent être dus. Assurez-vous que ces éléments sont inclus dans votre plan.

3. Être spécifique

   Pour que quelqu’un comprenne ce qu’on attend d’eux, fournissez des détails sur quoi ou comment quelque chose doit être fait. Considérez ces exemples :

• • « Assistez à la réunion hebdomadaire sur l’accessibilité et capturez les notes de réunion dans Confluence et les éléments d’action dans JIRA. Attribuez les tickets d’élément d’action au propriétaire d’action approprié. »
  • « Suivi d’une décision nécessaire du client d’ici lundi EOD (fin de journée). Si une décision est partagée, veuillez communiquer avec l’équipe et mettre à jour le journal des décisions dans Confluence. Si aucune décision n’est prise, veuillez contacter John Smith pour obtenir de l’aide.
  • « Dirigez la réunion de planification du sprint lundi. Veuillez vous assurer que toutes les histoires préparées sont estimées avec des points d’histoire, qu’elles ont un cessionnaire et que chaque membre de l’équipe s’engage à s’engager pour le Sprint par le biais d’un vote de confiance. »
  • « Préparez les rapports de test hebdomadaires à l’aide des tableaux de plan de test. Préparez le rapport dans Confluence à la page x et partagez-le avec le chef de projet d’ici vendredi EOD. »
  • « Examinez et approuvez ou rejetez les demandes d’extraction, conformément à nos normes de codage de projet. Veuillez fournir des commentaires sur la raison pour laquelle une PR (Pull Request) a été rejetée. »

4. Gardez-le organisé

   Dans l’ensemble, la rédaction de votre plan d’atténuation, et de manière logique, peut être utile à la fois pour vous et pour les autres. Envisagez de formater votre plan d’atténuation dans un tableau avec des colonnes pour la responsabilité, le responsable, la date d’échéance et les détails supplémentaires. Cela aidera à le garder clair et facile à consulter. Quelques outils à considérer pour documenter votre plan :

   • Exceller
   • Mot
   • Confluence
   • Une note
   • E-mail

5. Définissez une propriété claire

   Enfin, attribuez vos responsabilités spécifiques à des personnes spécifiques. Communiquez directement avec ces cessionnaires pour vous assurer qu’ils comprennent ce qui est attendu et pour clarifier toute question avant votre départ.

Conclusion

Dans l’ensemble, vous pouvez utiliser ces conseils de plan d’atténuation tout au long de l’année. En règle générale, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un plan d’atténuation pour un seul jour de congé, mais vous pouvez tenir compte de ces conseils pour les horaires critiques ou les congés plus longs.

Suivez ces conseils et encouragez les autres à le faire également, et vous constaterez peut-être que votre temps libre peut être plus reposant en sachant que vous avez préparé un plan basé sur vos attentes pour que vos responsabilités soient couvertes pendant votre pause bien méritée.