Petite équipe? Aucun problème. Voici comment effectuer plusieurs tâches avec efficacité.

avril
30 2019

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Q: Comment puis-je contribuer à améliorer l'efficacité au sein du bureau, en particulier lorsque mon équipe est petite et que nous gérons tous des tâches et des responsabilités? – Michelle N., Nashua, N.H.

Mettez 10 entrepreneurs dans une pièce et vous entendrez les mêmes mantras: Hustle. Concentrer. Faire plus avec moins. Survivre.

Les mots qui inspirent pourraient paraître, mais ils ne peuvent assurer le succès . Il y a une raison pour laquelle plus de 50% des startups échouent au cours des cinq premières années.

Créer des efficiences signifie établir une infrastructure pouvant aider votre entreprise dans de multiples situations. Après tout, l’échec n’est pas toujours le produit d’une mauvaise idée ou d’une mauvaise équipe. Parfois, tout va bien jusqu'à ce que tout se passe mal: un site Web trop fréquenté et des blocages graves, ou un produit tellement sollicité que les besoins en inventaire ne peuvent pas être satisfaits. J'ai même entendu parler d'un restaurant qui, après avoir été élu meilleur hamburger d'Amérique, a été confronté à une telle foule qu'il a dû fermer ses portes.

Ces exemples sont partout, mais le dénominateur commun est le même. Chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son stade, a besoin de systèmes qui permettent à son équipe d’agir rapidement sans casser (trop) de choses.

Au début de mon agence de marque, Pen Name Consulting, nous étions confrontés à un défi de taille. En l'espace de trois mois, nous avons décroché des contrats avec Equinox, Dollar Shave Club et Microsoft. C’était une nouvelle excitante, mais effrayante aussi: nous étions une petite équipe composée de deux employés à temps plein et de sous-traitants. Nous avons tout de même réussi à le faire fonctionner et avons renouvelé des contrats à plus long terme avec deux de ces clients.

Comment? Nous avons mis en place des freins et des contrepoids qui ont commencé au niveau macro-économique et se sont étendus au micro. Cela peut sembler beaucoup de travail, mais un peu de planification supplémentaire peut aller très loin.

Pour que votre petite équipe fonctionne au maximum de son efficacité, tenez compte de ces cinq principes fondamentaux. Je sais, j'ai fait les deux.

1. Définir les attentes.

Lorsque vous construisez votre équipe, il est important que les nouveaux employés comprennent que le travail exigera un travail qui dépasse les compétences habituelles. Les équipes qui prospèrent sont alignées sur la mission plus importante et comprennent clairement comment des responsabilités supplémentaires sont liées au succès.

2. Apprendre des autres.

Les gens sont plus disposés à le payer à l'avance que vous ne le réalisez. Trouvez quelqu'un qui a marché à votre place, expliquez un de vos problèmes à et voyez quel est leur conseil. Si vous vous concentrez sur un obstacle spécifique, vous obtiendrez probablement une réponse très spécifique.

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3. Désignez des responsables de projet.

Chaque aspect de votre entreprise devrait avoir un «gardien» – une personne qui empêche toutes les pièces d'échecs de tomber du tableau. J'attribue un responsable différent aux services clients et aux fonctions internes, chacun conservant une vue macro des responsabilités. Appuyez-vous sur des applications comme Asana ou Slack pour créer une couche supplémentaire de visibilité en cas de panne.

4. Enregistrement hebdomadaire.

Dans chacune de mes entreprises, nous nous réunissons au début et à la fin de la semaine. Le lundi, nous analysons les objectifs principaux de chaque membre de l’équipe pour la semaine au cours d’une réunion de 30 minutes. Vendredi, nous bloquons une heure et vérifions ces objectifs. De cette façon, si les objectifs ne sont pas atteints nous avons le temps de discuter de la raison pour laquelle nous proposons une solution.

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5. Enregistrement quotidien.

Rencontrer la culture peut être un problème, oui, mais si vous limitez les enregistrements quotidiens à seulement 15 minutes, ils ne se sentent pas comme des réunions. Il s’agit plutôt de conversations rapides axées davantage sur le soutien et l’attention que sur les solutions tactiques. Lorsque les choses vont vite, il est important de s’assurer que votre équipe se porte bien et sait que vous avez le dos tourné.

Souvenez-vous que le multitâche n’est pas synonyme d’inefficacité. Mais cela nécessite des systèmes de transparence, de planification et de sauvegarde. À court terme, cela améliorera le fonctionnement de votre entreprise. À long terme, cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous avez le plus besoin de soutien au fur et à mesure de votre croissance.