Passer en douceur aux audits FASB ASC 842

Lorsque le calendrier est passé de 2021 à 2022, votre entreprise privée n’est pas seulement entrée dans une autre année. Au lieu de cela, il est entré lorsque les dernières normes de conformité ASC 842 du Financial Accounting Standards Board (FASB) sont entrées en vigueur. À ce titre, vous et votre équipe devrez mettre à jour votre comptabilité processus ou risquer la frustration et les dépenses liées à la non-conformité lors de votre prochain audit interne ou externe.

Un aperçu du FASB ASC 842

Vous n’êtes pas tout à fait familiarisé avec l’objectif des normes de comptabilisation des contrats de location FASB ASC 842 ? Elles remplacent les anciennes normes de comptabilisation des contrats de location ASC 840 qui sont restées intactes pendant plus d’une décennie. L’ASC 840 a été révisée en ASC 842 pour donner une visibilité plus complète sur les obligations financières d’une entreprise. Plus précisément, l’ASC 842 modifie la façon dont vous divulguez vos actifs loués. Il peut s’agir d’actifs tels que de l’équipement, des véhicules ou immobilier.

En vertu de l’ASC 842, vos obligations de location sont comptabilisées dans votre bilan plutôt qu’enfouies ailleurs dans vos états financiers. Par conséquent, vous vous assurez que tout utilisateur des états financiers examinant votre bilan peut voir l’étendue des obligations financières de votre organisation. En fin de compte, l’ASC 842 offre une transparence des risques fiscaux de votre organisation – et de vos opportunités.

Supposons que vous gérez correctement les exigences ASC 842. Toute personne qui se penche sur vos états financiers doit avoir une solide compréhension de la performance financière de votre entreprise. Comme vous pouvez l’imaginer, cela peut être un avantage considérable, surtout si vous vous lancez dans une entreprise ambitieuse période de croissance.

En quoi le FASB ASC 842 est-il différent de l’ASC 840 ?

L’ASC 842 était basée sur les principes de l’ASC 840. En conséquence, vous verrez de nombreuses similitudes entre les deux normes de conformité comptable. Par exemple, avec l’ASC 840, les contrats de location-financement étaient inscrits au bilan comme conformes. Le problème était que de nombreuses entreprises auraient des contrats de location-exploitation. Ceux-ci n’étaient pas tenus de figurer au bilan en vertu de l’ASC 840. En vertu de l’ASC 842, les contrats de location simple doivent figurer au bilan. C’est la différence flagrante entre l’ASC 840 et l’ASC 842.

Par conséquent, de nombreuses entreprises semblaient s’en tirer mieux sur le papier qu’elles ne l’étaient. De nombreuses entreprises ont des dizaines de contrats de location simple. Les entreprises devraient transférer les contrats de location-exploitation applicables au bilan. Cela montre un reflet plus authentique de leur position.

Comment ASC 842 affectera-t-il votre équipe ?

Sans aucun doute, le passage de l’ASC 840 à l’ASC 842 crée un lourd fardeau pour votre service financier. Les membres de l’équipe des finances sont responsables de la recherche, de l’organisation et de la synthèse des contrats de location.

En outre, la plupart des experts comptables recommandent d’engager des représentants d’autres départements pour garantir une documentation appropriée de tous les baux afin de maintenir la conformité ASC 842. Détails des conditions de location aux taux d’actualisation. Il ne suffit pas de supposer ou d’estimer actifs de droit d’utilisation ou passifs de location en fonction de votre population actuelle de baux. Par conséquent, vous souhaiterez peut-être demander l’aide de personnes de l’approvisionnement, de l’informatique et d’autres silos. Plus vous consacrerez de temps à la planification, moins votre premier processus d’audit sera complexe.

À quoi s’attendre lors d’un audit ASC 842

N’oubliez pas que, que votre organisation subisse un changement interne, externe ou Audit alimenté par l’IRS, la pratique annuelle sert d’évaluation objective de vos processus financiers. Si vous créez d’excellents processus autour de l’ASC 842, vos audits seront finalement moins difficiles.

Vos auditeurs attendent suffisamment preuve et documentation pour valider les chiffres, calculs et autres informations lors de l’audit. Par conséquent, ayez les documents de location, les abstractions numériques et les calculs facilement disponibles. Cela aidera les auditeurs à déterminer si vous avez correctement divulgué et classé vos obligations. Les auditeurs voudront également comprendre d’autres aspects de vos baux, tels que la date de début, la durée du bail et le taux d’actualisation sélectionné.

Vous voulez que votre organisation dispose de calculs, de divulgations et de calendriers précis. Si la piste d’audit de votre entreprise était déjà relativement hermétique sous ASC 840, votre transition vers les normes de comptabilisation des contrats de location FASB ASC 842 devrait être beaucoup moins choquante et plus gratifiante dans l’ensemble.

Avantages inhérents à la mise à jour de la comptabilité des contrats de location FASB ASC 842

Il peut sembler que l’ASC 842 ajoute plus de travail à votre équipe qu’elle n’en avait sous l’ASC 840. Cependant, le nouvelles normes de comptabilisation des baux ont leurs avantages. Avant tout, l’ASC 842 fournit un aperçu complet de vos dettes de location. Cela vous permet de comprendre et de déverrouiller des informations financières précédemment cachées dans vos notes de bas de page.

La nouvelle norme vous encourage à repenser et à actualiser vos processus de comptabilisation des contrats de location. Plutôt que de laisser ces processus devenir trop laborieux, vous pouvez ajouter de nouveaux logiciels à votre pile technologique. Un logiciel de location haut de gamme conçu pour vous maintenir en conformité avec l’ASC 842 vous aidera à surveiller votre portefeuille de location et à découvrir des gains d’efficacité en dehors de la simple création d’écritures de journal liées à la comptabilité de location à l’ancienne.

Avec le bon logiciel en place, les membres de votre équipe peuvent mieux prévoir l’un de vos postes de dépenses les plus importants, favorisant ainsi de meilleures pratiques de gestion des fournisseurs et des données. De plus, tous les utilisateurs des états financiers apprécieront la perspicacité apportée par l’ASC 842.

Vous voulez connaître le dernier avantage de l’ASC 842 ? Vous serez toujours au courant de la situation financière la plus précise de votre entreprise et vous comprendrez mieux les obligations futures. C’est un énorme bonus pour vous en tant que leader car cela vous maintient dans une position de connaissance.

À qui incombe la responsabilité de gérer les changements ASC 842 ?

Comme mentionné, les personnes qui composent votre équipe financière mèneront sans aucun doute la charge lors de l’application de la transition ASC 842. Pourtant, le périmètre de travail devrait inclure de nombreuses équipes et celles de la finance.

Selon la composition de votre organisation, vous souhaiterez peut-être exploiter les idées des employés et des partenaires – dans l’immobilier, les installations, les ressources humaines, les opérations, l’informatique et même la suite C et la salle de conférence.

Bien sûr, il convient de mentionner que vous souhaiterez que votre auditeur interne et, le cas échéant, externe vous accompagne à chaque étape de la Transition ASC 842. Votre auditeur vous aidera à rester aligné pendant l’énorme processus de diligence raisonnable requis pour faire passer et améliorer vos procédures d’audit des niveaux et attentes ASC 840 à ASC 842.

Tous les membres de votre équipe sauront-ils se consacrer à ce processus de la manière la plus simple et la plus efficace ? Pas nécessairement. Par conséquent, vous devez vous préparer à aider chacun à comprendre l’importance et la portée de son rôle. Les logiciels de gestion de projet et de location peuvent faciliter la transition et centraliser toutes les informations et discussions.

Investir dans le logiciel le plus approprié pour votre organisation sera payant car tout le monde restera en étroite coordination. Ceci est particulièrement important lors de vos premiers audits post-transition de 2022.

Conseils sur la collecte des informations nécessaires pour vos prochains audits ASC 842

Même si vous vous lancez dans un programme de formation ASC 842 à grande échelle pour les membres de votre équipe, ils peuvent toujours ne pas savoir ce dont ils ont besoin pour les audits. Au lieu de simplement supposer qu’ils comprendront comment mettre à jour leurs listes de portefeuille de baux pour promouvoir la conformité avec l’ASC 842, réservez du temps pour cartographier le processus.

Vous voudrez peut-être envisager de créer des cadres pour identifier les points de contact critiques, déterminer où et comment les données de location seront hébergées, répartir les responsabilités départementales ou individuelles spécifiques et décrire les moyens de mesurer les passifs et les actifs de location.

Voici quelques bonnes questions à poser au cours de ce processus : « Qui peut donner aux membres de notre équipe de préparation à l’audit une liste des paiements de location récurrents ? » et « Où notre société hébergera-t-elle les contrats des fournisseurs représentant les contrats de location simple, et qui a besoin d’accéder à ces documents ? » Le temps que vous y consacrez création de workflows et les structures internes pour soutenir les nouvelles normes de comptabilisation des baux rapporteront gros à l’avenir.

Plus de domaines à prendre en compte lors de l’orientation de vos méthodes de transition ASC 842

Désireux d’amasser plus de conseils d’initiés pour construire les méthodes de transition ASC 842 de votre entreprise ? Vous trouverez ci-dessous certains domaines que vous et les membres de votre comité directeur ASC 842 voudrez prendre en compte lors de la mise en œuvre et de l’amélioration de vos procédures d’audit.

1. Qualité des données et centralisation des données

Il n’est pas exagéré de dire qu’une seule entreprise peut avoir des milliers ou des dizaines de milliers de contrats de location simple selon sa taille et son secteur. Dans le cas de votre entreprise, vous avez peut-être plus de baux que vous ne le pensez. Par conséquent, la première et la plus cruciale étape du processus de planification de la transition ASC 842 consiste à s’assurer que toutes les données de location sont extraites avec précision et stockées dans un système centralisé pour que les parties prenantes puissent y accéder et les récupérer. Après tout, certaines de vos parties prenantes peuvent travailler à distance. Tirer parti logiciel basé sur le cloud peut également simplifier le processus.

En ce qui concerne la qualité des données, vous devrez noter que certains baux, comme les baux intégrés qui confèrent le droit de contrôler un actif, ne sont pas apparents. Un exemple de bail intégré pourrait être le droit d’utiliser des actifs comme serveur. Il pourrait être négligé si le droit d’utiliser la langue est dissimulé dans un contrat informatique plus important. Sachant cela, donnez à votre équipe les moyens d’examiner tous les contrats pour vous assurer de créer une population complète de baux. Vous pouvez atténuer les risques de perte de données ou de surextraction lorsque vous avez votre population en vous appuyant sur votre logiciel de comptabilisation des baux.

2. Validation des hypothèses de location

Les bailleurs et les locataires font de nombreuses hypothèses lors de la comptabilisation des contrats de location dans leurs bilans. Le rôle de votre comité ASC 842 est d’organiser et de documenter vos réflexions sur ces hypothèses. Cela aidera vos auditeurs à passer au travers des hypothèses.

N’oubliez pas que les hypothèses peuvent changer et changeront avec le temps. Une hypothèse qui était valide au début d’un bail peut ne plus être valide après un certain temps. Et même si un bail n’a pas été modifié, les hypothèses peuvent avoir changé. Si vous ne considérez pas cela, vous pourriez vous retrouver avec un défaut bilan. Les auditeurs ne seront pas ravis s’ils découvrent que votre entreprise n’a pas terminé l’examen de vos hypothèses et effectué toutes les réévaluations avant de leur présenter vos informations conformes à la norme ASC 842.

3. Logiciel conforme SOC 1 Type II

Peut-être avez-vous déjà un logiciel de comptabilité des baux en place. C’est bien, tant qu’il est soutenu par Conformité SOC 1 Type II au lieu de la conformité SOC 1 Type I. Alors, quelle est la différence entre les deux, et pourquoi est-ce important ? Au niveau le plus élémentaire, SOC 1 Type II réduit le besoin de tests de résistance par votre équipe financière et vos auditeurs.

En effet, les SOC 1 Type I et II rendent compte des contrôles et des processus. Cependant, le rapport de type II porte un regard plus large sur votre attestation de contrôles sur au moins six mois. De plus, le type II atteste que tous les contrôles sont efficaces, bien conçus et correctement mis en œuvre.

4. Procédures d’audit

Les auditeurs dépendent entièrement des systèmes de votre organisation pour leurs preuves d’audit. Il vous incombe donc de leur permettre de comprendre facilement comment votre organisation enregistre les soldes d’entrée sous ASC 842. De plus, assurez-vous qu’ils peuvent également déterminer si vous avez mis processus suffisants en place pour l’examen des futurs contrats.

Vous craignez de ne pas présenter votre documentation et vos preuves d’une manière qui plaira aux auditeurs internes ou externes ? Ensuite, impliquez immédiatement tous les membres du personnel d’audit interne dans le parcours de mise en œuvre de l’ASC 842.

Adopter FASB ASC 842 pour l’avenir de votre entreprise

Tout changement opérationnel peut au départ sembler délicat pour votre entreprise et ses collaborateurs. Néanmoins, le passage de l’ASC 840 à l’ASC 842 ne doit pas être stressant. Considérez plutôt cela comme une opportunité d’améliorer vos protocoles et normes de conformité en matière de comptabilité de location. De plus, chaque audit est l’occasion d’avoir un aperçu plus détaillé de la qualité de votre l’entreprise atteint ses objectifs financiers.

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