Partagez votre disponibilité sur le calendrier pour toutes les occasions

Dimanche dernier, je suis allée à l'anniversaire de ma nièce. Son frère a volé un jouet avec lequel elle jouait à un moment donné. J'ai instinctivement laissé échapper, "partager, c'est s'occuper". Comme ce n'est qu'un petit gars, il m'a lancé un regard perplexe avant de répondre : « Je ne sais pas de quoi tu parles.

Apparemment, cette phrase a été déposée par le Salut en 1950. Et, pour une bonne raison. Le partage, après tout, renforce la confiance, invoque la gratitude et augmente le sentiment de bien-être grâce à la libération d'oxycontin.

Mais, quand vous pensez au partage, qu'est-ce qui vous vient à l'esprit ? Est-ce laisser quelqu'un essayer le repas que vous avez commandé ? Faire un don à votre cause préférée ? Ou votre mot de passe Disney Plus avec vos amis et votre famille ?

Alors que tous les jours partageant des expériences que nous vivons probablement quotidiennement, avez-vous déjàpartagé votre calendrier?

Les avantages de partager votre disponibilité sur le calendrier

Arrêtez-vous si vous êtes déjà venu ici.

Vous ouvrez votre boîte de réception et il y a un message de quelqu'un qui demande le vôtre. Qu'il s'agisse d'un collègue, d'un client ou d'un ami de l'université, leurs derniers mots célèbres dans le message sont : "Faites-moi savoir votre disponibilité".

Ce qui suit est une série d'événements malheureux.

Vous répondez : "Hé, mercredi à 14h, ça me va !" Malheureusement, ils répondent par "Désolé. Je ne suis pas libre à ce moment-là. Et lundi prochain à 10 heures ?

La prochaine chose que vous savez, vous avez un fil de discussion évidemment long parce que vous avez fait des allers-retours. Mais, en fin de compte, vous avez passé des jours à essayer de déterminer un jour et une heure pour un bref appel vidéo de 15 minutes. Zut,40 % des travailleurs passent jusqu'à 30 minutes à la recherche d'un espace collaboratif.

Ou pire encore ? Vous prenez rendez-vous seulement pour être horrifié de ne pas être disponible. C'est l'un des moments les plus embarrassants de demander à quelqu'un de reporter une réunion après que vous l'ayez déjà acceptée.

Comme vous l'avez deviné, il existe une solution simple ici. Et c'est en partageant votre calendrier.

En plus de garder votre boîte de réception sous contrôle,partager vos disponibilités sur Agendasera;

• Améliorez la communication et l'efficacité en simplifiant la planification.
• L'élimination des allers-retours protège le temps précieux de chacun. Et cela permet à chacun de se concentrer sur ses priorités au lieu de planifier.
• Si vous avez un calendrier d'équipe, vous pouvez afficher la disponibilité de chacun pour équilibrer les affectations.
• Un calendrier partagé peut garder vos vies personnelles et professionnelles organisées et sans conflit.

Comment partagez-vous votre disponibilité sur le calendrier ?

Avec la plupartcalendriers ou applications numériquespartager votre disponibilité est à peu près aussi indolore que possible.

Calendrier recherche dans vos calendriers connectés toutes les heures disponibles pour planifier une réunion. Vous pouvez personnaliser les options en supprimant ou en ajoutant des heures de réunion et en choisissant la durée de la réunion. De plus, vous pouvez entrer une adresse physique, un numéro de téléphone ou un lien Zoom pour indiquer un lieu de réunion.

Votre disponibilité peut être envoyée par e-mail aux participants à la réunion une fois que vous avez défini vos préférences. Le calendrier avertit les participants à la réunion et place la réunion sur votre calendrier dès qu'ils cliquent sur une heure.

Grâce à ces liens de planification intelligents et personnalisables, les personnes peuvent planifier des réunions avec vous en quelques secondes et éviter les doubles réservations.

Non. Le Dr Strange n'utilise pas ses pouvoirs magiques ici comme dans le MCU. Au lieu de cela, Calendar utilise l'apprentissage automatique au lieu du jugement humain pour suggérer comment votre prochaine réunion devrait être planifiée.

Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg. Calendar s'appuie également sur l'apprentissage automatique pour faciliter l'ajout de nouveaux événements. Comment? En faisant des suggestions intelligentes sur quand et où une réunion doit avoir lieu et qui inviter. Il ajuste également les fuseaux horaires pour vous, ce qui signifie qu'il gère votre disponibilité au lieu que vous ayez à le déterminer lorsque vous voyagez ou planifiez des réunions.

Enfin, Calendar peut s'intégrer à vos calendriers Apple, Google et Office 365 afin que vous puissiez visualiser votre vie en temps réel.

Quand devez-vous utiliser les liens de calendrier ?

Cette question devrait être quand ne devriez-vous pas utiliser les liens de calendrier ? Après tout, partager votre disponibilité peut s'avérer utile dans les situations suivantes ;

• Horaires des équipes
• Réunions de vente
• Opportunités de réseautage
• Réunions de suivi
• Séances de remue-méninges
• Revues de sprint
• Appels d'introduction
• Enregistrements
• Coordonner l'emploi du temps de votre famille

De plus, vous voudrez peut-être déposer le lien de votre calendrier sur votre site Web. La raison? Les visiteurs peuvent voir votre disponibilité sans le demander.

Bien sûr, ce n'est pas une option pour tout le monde. Cependant, cela pourrait être bénéfique pour ceux qui travaillent dans des secteurs où les rendez-vous sont une nécessité, comme les médecins ou les coiffeurs.

Les choses à faire et à ne pas faire pour partager votre disponibilité sur le calendrier

Prêt à partager vos disponibilités sur Google Agenda ?Voici quelques conseils à garder à l'esprit avant de commencer à partager votreCalendrier bon gré mal gré.

Choisissez un calendrier compatible avec plusieurs plateformes.

Parfois, la technologie n'aime pas jouer gentiment les unes avec les autres. Oui. Il est possible de basculer entre Apple, Google ou Microsoft ; cela peut devenir désordonné. Vous voulez vous assurer que le calendrier est accessible sur plusieurs plates-formes. Désormais, vous n'avez plus à vous soucier des problèmes de synchronisation et de partage.

Ne partagez pas trop d'informations.

"Certes, la confidentialité pourrait être un problème pour un partage de calendrier réussi",écrit Kayla Sloan dans un article pour Calendar . "Mais beaucoup de gens fusionnent sans problème leurs calendriers professionnels et personnels."

La plupart des calendriers en ligne "ont des paramètres qui vous permettent de rendre certaines entrées privées et d'autres partagées". Malheureusement, cela empêche les autres de voir des données sensibles qu'ils ne sont pas censés voir.

"Cependant, tous les calendriers n'ont pas les mêmes capacités", ajoute Sloan. "Par conséquent, vous pouvez autoriser tout le monde à voir les rendez-vous personnels, à rendre les entrées vagues ou à ne pas les mettre sur les calendriers de travail."

Utilisez la personnalisation à votre avantage.

Quel que soit l'outil de calendrier que vous utilisez, vous pouvez le personnaliser dans une certaine mesure. Par conséquent, vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques. La vue d'un agenda Google peut être modifiée entre la semaine, le mois et l'agenda, par exemple. En plus de changer les couleurs et le titre, vous pouvez choisir les éléments qui apparaissent à l'écran.

L'un des aspects les plus problématiques deLes invitations du calendrier sont les lignes d'objet . Alors. assurez-vous d'avoir une ligne d'objet claire pour chaque invitation.

Faites attention avec qui vous partagez votre calendrier.

Il n'y a aucune raison pour que tout le monde accède à votre calendrier à moins que vous ne le souhaitiez.Voici comment vous pouvez partager votre calendrier si vous choisissez de . Vous souhaiterez généralement partager votre calendrier avec certaines personnes, comme votre conjoint ou une personne que vous rencontrez.

De plus, seules certaines personnes devraient avoir accès au calendrier. Il n'y a rien de pire qu'une cuisine surpeuplée. Il serait préférable d'avoir une seule personne en charge du calendrier si possible.

Ajoutez des heures à l'e-mail.

Quel que soit le client de messagerie que vous utilisez, permettez à vos invités de choisir une heure de réunion directement à partir d'un e-mail. En guise d'aperçu, votre invité verra les trois premiers créneaux horaires disponibles pour chaque jour que vous avez sélectionné sous forme de boutons. Bien sûr, si ces horaires ne leur conviennent pas, ils peuvent toujours trouver un autre horaire en utilisant le lien Calendrier inclus.

Gardez votre calendrier mis à jour régulièrement.

Il y aura des moments où votre emploi du temps devra changer, peu importe à quel point vous êtes organisé ou préparé. Par exemple, vous devrez peut-être réorganiser une réunion dans certains cas en raison d'une visite d'urgence chez le dentiste. Cependant, les autres participants arriveront toujours à l'heure de la réunion d'origine si vous n'avez pas mis à jour votre calendrier.

Vous pouvez éviter les conflits potentiels à l'aide de Calendar, par exemple, qui reprogramme automatiquement les réunions annulées.

Évitez de faire des changements de dernière minute.

Que penseriez-vous si votre journée se déroulait comme prévu et que vous étiez ensuite informé qu'une réunion avait été avancée d'une heure ou annulée ? Ensuite, la rage de Hulk que vous ressentez dans votre vie bien ajustée est tout à fait compréhensible.

Vous devez être respectueux des autres et éviter les changements d'horaire de dernière minute. Idéalement, ce serait le plus rapidement possible.

Activer les fuseaux horaires.

Parce que nous travaillons avec des personnes du monde entier, il est logique d'activer les fuseaux horaires. De plus, grâce à la capacité du calendrier à détecter les différences de fuseau horaire, vous n'aurez plus à vous soucier de programmer des événements au mauvais moment.

Ne détaillez pas trop ou trop peu les événements.

Vous devez trouver le bon équilibre en ce qui concerne le nombre de détails que vous fournissez dans un calendrier partagé pour un événement à venir. Cependant, il suffit généralement de leur indiquer la date, l'heure, le lieu et au moins qui assiste à la réunion.

Un moyen simple d'éviter trop de détails consiste à envoyer des pièces jointes telles que l'ordre du jour et le lieu de la réunion afin qu'ils puissent obtenir des instructions sur leur téléphone.

De même, vous ne voulez pas être trop vague. Ne bloquez pas simplement l'après-midi pour les «réunions». Plus d'informations sont nécessaires pour que tout le monde soit prêt.

Définissez votre disponibilité et votre inaccessibilité.

Les calendriers sont configurés pour afficher toute la journée par défaut. Malgré tout, vous n'êtes pas disponible 24 heures sur 24, surtout le matin et le soir. Il est possible de masquer ces blocs de temps dans les calendriers en ligne, afin d'éviter l'encombrement – et personne n'essaiera de réserver un événement pendant ces blocs de temps. De plus, cela protège votre temps et évite les conflits.

N'ajoutez pas automatiquement les invitations.

Dans le passé, le spam a envahi Google Calendars. Pour éviter cela, vous pouvez empêcher Google Agenda d'ajouter automatiquement les invitations que vous avez reçues. Pour savoir comment procéder, vous pouvez consulterLe tutoriel de The Verge.

En plus d'éviter le spam, cela évite également la confusion et l'encombrement. Par exemple, il serait presque impossible de rester organisé lorsque des éléments sont ajoutés à votre calendrier à votre insu ou sans votre permission.

Installez des tampons.

Un tampon est simplement un espace entre deux événements. Supposons, par exemple, qu'une réunion se termine à 15h00, la prochaine réunion ne serait alors pas programmée à la même heure. Comme alternative, vous feriez une pause d'environ 30 minutes entre chaque événement afin que tout le monde puisse prendre une collation, utiliser les toilettes et se ressourcer avant le prochain événement.

Plus important encore, cela empêche toute personne d'être en retard à l'événement.

Intégrez des événements d'autres applications.

De plus, synchronisez votre calendrier partagé avec Facebook, Eventbrite, Evernote, Slack ou même votre logiciel de gestion de projet si des événements y sont programmés. Ces outils s'intègrent généralement aux principaux services de calendrier en ligne. Ce faisant, vous pouvez accéder à toutes les dates pertinentes en un seul endroit et non sur différentes plateformes.

Crédit d'image : Mart Production ; Pexel ; Merci!

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