Parfois, en eDiscovery, plus c’est mieux

Avec la prolifération des données électroniques, la grande majorité des communications d’entreprise se fait désormais au format électronique. Il n’est pas surprenant que les cas d’utilisation de la technologie eDiscovery se soient étendus au-delà de l’examen typique des litiges pour les cas d’utilisation en production. Dans le rapport eDiscovery Today 2023 sur l’état de l’industrie, les personnes interrogées ont indiqué que les cas d’utilisation élargis de la technologie et des flux de travail eDiscovery allaient de l’arbitrage (51 %) et des enquêtes (83 %) aux réponses à l’incidence des violations (47 %), aux demandes de confidentialité ( 42 %), les demandes d’information du gouvernement (48 %) et les deuxièmes demandes de HSR (43 %).

L’examen des documents n’est pas une approche unique

Alors que les bases de Technologie de découverte électronique est applicable à ce vaste éventail de cas d’utilisation, c’est-à-dire, identifier, conserver, collecter, traiter, examiner, analyser et produire des données électroniques, une approche unique pour l’examen des documents ne garantira pas des résultats optimisés pour chaque cas , qu’il s’agisse de litiges, d’enquêtes ou de cas d’utilisation émergents.

L’examen et l’analyse de documents ont fait de nombreux progrès par rapport à l’examen linéaire au cours de la dernière décennie, avec l’adoption croissante de l’analyse et de l’examen assisté par la technologie, une forme d’apprentissage automatique, qui est exponentiellement plus rapide (et plus précis) qu’un examen linéaire traditionnel. Cependant, est-ce l’approche optimale dans chaque situation d’examen de documents ?

La réponse simple est non, et voici pourquoi : les projets d’examen de documents ont des objectifs, des échéanciers, des budgets et une tolérance au risque différents. L’objectif d’un examen sortant pour la production n’est pas le même que celui d’une assignation à comparaître d’un tiers ou d’une réponse à une deuxième demande HSR ou d’une analyse de violation de données.

Un examen optimal (par exemple, le coût le plus bas et le délai le plus court dans des paramètres de risque acceptables) nécessite la bonne technologie et les bonnes méthodes d’examen.

OpenText offre une approche plus intelligente de l’examen des documents : voici ce qu’il faut demander

En utilisant une analyse tridimensionnelle des objectifs, de la tolérance au risque et des paramètres de temps et de coût pour chaque projet – et en faisant correspondre ces facteurs avec les méthodologies d’examen les plus efficaces et efficientes –OpenText^MT Examen géré équilibre temps, coût et risque sans compromis.

Voici quelques questions auxquelles réfléchir pour votre prochain projet d’examen de documents – et si vous utilisez l’approche qui correspond le mieux aux objectifs de votre cas.

1. Avez-vous besoin d’une certitude absolue que chaque document potentiellement réactif est examiné (et produit s’il n’est pas privilégié ou sensible) ?

Si oui, vous devrez peut-être jeter un œil sur chaque document de la collection avec un examen linéaire. Bien que cela prenne du temps et soit coûteux, cela peut être fait pour une collection relativement petite de documents très pertinents et très sensibles. Il convient de noter que l’examen linéaire de grands ensembles de données est souvent effectué par de grandes équipes d’examinateurs pour accélérer les délais. Il en résulte souvent une baisse de la qualité des avis en raison d’un codage incohérent et de la fatigue des examinateurs.

2. Est-il nécessaire d’examiner tous les documents en cours de production, mais de ne pas jeter les yeux sur chaque document de la collection ?

Dans les révisions sortantes pour la production dans le cadre d’un litige civil, dans lesquelles la partie productrice exige la certitude de savoir que l’équipe de révision a jeté un œil sur chaque document produit pour protéger les informations privilégiées et confidentielles d’une production par inadvertance, il n’est souvent pas nécessaire de jeter un œil sur chaque document dans la collection. En utilisant Examen géré par TAR faire apparaître uniquement les documents les plus susceptibles d’être pertinents pour l’examen est une méthode nettement moins coûteuse et plus rapide que l’examen linéaire. TAR permet aux équipes de révision de laisser des parties importantes de la collection de documents non révisées – celles contenant des documents considérés par l’algorithme TAR comme peu susceptibles d’être réactifs. Les documents codés réactifs pendant le flux de travail TAR seront presque toujours soumis à un examen de privilège de contrôle de qualité secondaire (CQ), soit en utilisant un examen linéaire ou un CQ assisté par TAR pour protéger le secret professionnel de l’avocat et d’autres données sensibles.

3. La certitude des coûts est-elle votre objectif le plus important ?

Lorsque le client exige une certitude absolue et une protection contre les dépassements de coûts avant le début de l’examen, OpenText^MT propose un examen TAR à frais fixes dans lequel OpenText assume le risque de tout dépassement de coût en échange d’une petite prime par rapport à un examen TAR régulier.

4. Est-il possible de produire des documents en toute confiance sans jeter les yeux sur chaque document marqué pour la production ?

Dans des cas tels que des citations à comparaître de tiers, Secondes demandes HSR, les RFI EC et les révisions SRR, y compris les DSAR, il est souvent inutile pour l’équipe de révision de jeter un œil sur chaque document produit. De plus, les contraintes de coût et de temps dans ces scénarios nécessitent souvent une approche plus efficace que même le meilleur examen du TRE.

Examen d’enquête analytique rapide OpenText (RAIR) est une méthodologie d’examen innovante pour maximiser l’efficacité sans augmenter le risque au-delà des niveaux acceptables en utilisant des analyses avancées pour localiser des ensembles de documents caractéristiques similaires qui peuvent être gérés en toute confiance en tant que groupe à des fins de production, qui protègent les données sensibles. En utilisant la méthodologie RAIR, l’équipe peut réduire considérablement le temps et les coûts associés à l’examen des documents sans ajouter des niveaux de risque inacceptables dans des circonstances appropriées.

5. Une révision RAIR est-elle votre meilleure option, mais la certitude des coûts est primordiale ?

Lorsque l’équipe a identifié un examen RAIR comme la méthode d’examen optimale, mais que le client a besoin d’une certitude absolue sur les coûts dès le départ, OpenText propose un examen RAIR à frais fixes dans lequel OpenText facture une petite prime et assume le risque de tout dépassement de coût. .

6. Lorsque la tolérance au risque nécessite un examen attentif des documents en cours de production, comment le temps et le coût d’un examen TRE peuvent-ils être minimisés ?

Même lorsque les objectifs et la tolérance au risque de la question dictent qu’il est nécessaire d’examiner chaque document produit et que le TAR est, par conséquent, la méthode d’examen préférée, il est toujours possible de tirer parti de la méthodologie RAIR pour accélérer l’examen du TAR. C’est ce que nous appelons l’examen TAR amélioré par RAIR. Par exemple, dans un examen sortant pour la production dans le cadre d’un litige où la collection de documents est très importante, la méthodologie RAIR peut être utilisée pour coder en masse de grandes parties de la collection comme non réactives (par exemple, élimination des newsletters génériques, des e-mails marketing, etc.) et peut également être utilisé pour identifier rapidement les principaux documents réactifs afin de donner une longueur d’avance à l’examen du TRE avant même qu’il ne commence. Le résultat est un processus TAR accéléré et plus efficace sans risque accru.

7. Votre objectif principal est-il d’identifier et de signaler les informations personnelles susceptibles d’avoir été exposées lors d’une violation de données ?

La méthodologie RAIR joue également un rôle important dans l’optimisation de l’efficacité de l’analyse et de la réponse aux violations de données. Même si les objectifs de l’analyse et du signalement des réponses aux violations sont sensiblement différents des scénarios évoqués précédemment, le RAIR pour l’analyse précoce des données peut être utilisé pour éliminer facilement des parties de données peu susceptibles de contenir des informations personnelles ou confidentielles. Avec des délais pour le signalement des cyberincidents aux États-Unis réduit à 72 heures pour certains secteurs les gains de temps offerts par l’utilisation de RAIR pour l’analyse précoce des données sont plus critiques que jamais.

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