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Depuis mars 2020, comme des millions d'autres personnes dans le monde, la majorité des employés d'OpenText ™ travaillent depuis leur domicile alors que les verrouillages, les quarantaines et les commandes d'abris à domicile se sont installés. Alors que les organisations s'efforçaient de maintenir la productivité des employés à un niveau élevé, l'utilisation de la technologie de collaboration a explosé. Le nombre d'utilisateurs de Microsoft® Teams a plus que doublé le nombre de participants aux réunions Zoom a augmenté de plus de 3000% et Google Meet a accueilli 3 milliards de minutes de réunions par jour!

Chez OpenText, nous avons normalisé Microsoft Teams comme plate-forme de collaboration, en l'utilisant pour communiquer et collaborer et maintenir le moral de l'équipe pendant les blocages COVID. Mais comme la plupart des grandes entreprises, nous avons plusieurs autres outils de collaboration et de gestion des informations à notre disposition, notamment OpenText ™ Core Share, OpenText ™ Content Suite, OpenText ™ Hightail ™ et OpenText ™ Documentum ™. Et bien sûr, tout le monde a son ordinateur portable à la maison. Toutes ces solutions offrent des avantages différents aux utilisateurs – certains en fonction de leurs préférences personnelles, d'autres en fonction de la politique de l'entreprise.

Mais une chose est sûre, l'utilisation de plusieurs outils peut entraîner la sauvegarde d'informations dans de nombreux endroits différents, qui ne sont pas correctement intégrés aux processus commerciaux associés , ou ne se conforme pas aux politiques de gouvernance d'entreprise.

Aucun employé ne produit délibérément un contenu erroné, mais cela peut limiter la valeur future de ces informations et potentiellement entraîner de graves problèmes de découverte à l'avenir.

Examinons Microsoft Les équipes, par exemple.

Collaboration et défis de productivité

La ​​plupart des projets dans les grandes organisations nécessiteront la participation de différents intervenants et contributeurs du monde entier. Non seulement cela présente des défis de planification importants, mais cela expose également une entreprise à des réglementations de conformité complexes et uniques en fonction de l'emplacement des employés.

Les équipes de projet comprendront probablement également différentes fonctions – marketing, juridique, RH, achats – et il est important de rappelez-vous que toutes les informations ne sont pas appropriées à partager avec tout le monde. Cela pourrait être dû à la conformité ou à des réglementations d'initiés, ou simplement pour éviter que les gens ne soient submergés par le TMI (trop d'informations) car chaque participant n'a besoin que de voir ce qui est nécessaire pour faire son rôle.

Souvent, budget critique, marché ou les informations client résident dans des applications métier telles que SAP ou Salesforce. Fournir aux membres de l'équipe un accès direct à ces systèmes d'enregistrement n'est peut-être ni pratique ni souhaitable, mais la capacité de faire apparaître ces informations lorsque cela est nécessaire – tout en laissant les informations contenues dans la demande d'origine – est importante pour la réussite du projet.

Et enfin, une fois le projet terminé, quelqu'un doit déterminer si, quand et comment tout le contenu associé est archivé ou supprimé.

Si une organisation ne fait pas attention, les vastes pools d'informations précieuses sont créés, partagés et collaborés au sein de Microsoft Les équipes (et les référentiels Microsoft SharePoint associés) deviendront hors de portée à la fois des processus métier qui peuvent l'utiliser et de la supervision de la gouvernance organisationnelle.

La nouvelle réalité

La ​​popularité de Microsoft Teams devrait continuer à croître en tant que un pourcentage important de travailleurs reste «distant» et les équipes interfonctionnelles ou internationales gagnent en importance. Il est impératif que les organisations s'adaptent à ce nouveau modèle et veillent à ce que les meilleures pratiques de gestion du cycle de vie et de gouvernance soient toujours appliquées.

«Pendant l'épidémie de COVID-19, la Banque continue de remplir sa mission sans interruption de ses activités quotidiennes, tandis qu'elle tout en protégeant notre main-d'œuvre. Beaucoup de nos employés travaillent à distance depuis leur domicile, en utilisant leurs bureaux virtuels pour accéder en toute sécurité aux ressources informatiques. Pour renforcer la collaboration interne et externe, nous avons intensifié nos plans pour intégrer Microsoft Teams à OpenText Content Suite à l'aide d'OpenText Extended ECM pour Microsoft Office 365. »

Markos Dolopikos, directeur principal, Technologies de l'information, Black Sea Trade and Development Bank

OpenText ™ Extended ECM pour Microsoft® Office 365 ™ réduit la complexité de la création et de la gestion des équipes en automatisant la création, la gestion et le cycle de vie des équipes; connecter le contenu et les processus; et l'ajout automatique de la bonne classification, des métadonnées et de la sécurité.

Création et gestion d'équipes

OpenText Extended ECM pour Microsoft Office 365 assiste le cycle de vie des équipes – de la création à la dissolution. L'automatisation du processus d'invitation des bons membres de l'équipe à un projet, l'application des autorisations de sécurité appropriées et la création des bons onglets garantissent que seules celles réellement nécessaires sont incluses. À la fin du projet, il gère également le cycle de vie des équipes en retirant le contenu, y compris les chats, le contenu wiki et les notes.

Les bonnes informations au bon moment

OpenText Extended ECM for Office 365 peut faire apparaître des informations pertinentes à partir d'applications de pointe comme SAP et Salesforce directement dans une interface Office 365. Les utilisateurs voient les informations pertinentes à côté du contenu pertinent dans Office 365. Cette intégration approfondie peut rationaliser le travail d'équipe en ayant les bonnes informations dans une interface familière, peu importe où elles se trouvent.

Gestion de contenu conforme

Important pour tous les projets et équipes est la disposition garantissant que tout le contenu est correctement classé, balisé et sécurisé. OpenText Extended ECM for Office 365 garantit automatiquement que le contenu hérite des bonnes règles de classification, de métadonnées, de sécurité, de conservation et d'élimination.

Les avantages d'une intégration correcte du contenu Microsoft Teams à votre infrastructure de gestion de contenu entraînent une productivité accrue et des risques réduits. Pour naviguer entre ces problèmes (et d'autres), les organisations doivent fournir aux employés un moyen d'intégrer de manière transparente les besoins en documents et informations associés à la collaboration et les avantages tirés de l'utilisation d'outils tels que Microsoft Teams.

En savoir plus sur OpenText Technologie Content Services pour Microsoft Teams .